Jour fixe – Zeitverschwendung oder unerlässlich
Ein Jour fixe ist ein fester, regelmäßig wiederkehrender Besprechungstermin in einer kleinen Gruppe von Personen. Der Termin sorgt dafür, dass alle Teilnehmenden immer auf dem neuesten Stand sind, da Themen fortlaufend besprochen werden. Außerdem wird die Zusammenarbeit verbessert, da Konflikte schnell gelöst werden können und durch die Planbarkeit des Meetings kann eine hohe Anwesenheit sichergestellt werden. Das klingt doch eigentlich so, als wäre ein Jour fixe somit unerlässlich. Aber ist dem wirklich so?
Inhalt
Was bedeutet Jour fixe?
Zuerst einmal ist der Begriff ein Scheingallizismus. Das bedeutet, dass der Begriff zwar aus dem Französischen zu kommen scheint und durchaus auch französisch ausgesprochen werden kann, allerdings ist Jour fixe im französischen gar kein benutzter Begriff. Synonyme sind unter anderem: Regeltermin oder auch Wochenmeeting.
Auf den Jour fixe werden keine anderen Termine gelegt, denn er ist fest für die Besprechung reserviert. Dazu ist ein fester Zeitpunkt nötig, an dem alle Teilnehmer langfristig anwesend sein können, sowie ein fester Treffpunkt. Man sollte per E-Mail oder Handy eine Erinnerung an die Teilnehmer versenden, in der schon auf den Ablauf eingegangen werden kann. Wichtig dabei ist, dass das Meeting für die Teilnehmenden verpflichtend ist. Wer verhindert ist muss dies möglichst zeitnah mitteilen, um einen möglichen Stellvertreter einzuladen.
Die Tatsache, dass der Jour Fixe ein fester, regelmäßiger Termin ist, gewährleistet eine gute Planung, die zu einer hohen Anwesenheitsquote führt. Mitarbeitende, die also sonst an unterschiedlichen Orten arbeiten, oder eventuell auch einfach keine Zeit für einen regelmäßigen Austausch untereinander haben, haben während des Jour fixe die Möglichkeit, sich auf den gleichen Wissensstand zu bringen.
Dabei wird unter anderem der Stand des Projekts bewertet, oder es werden bestimmte Probleme angesprochen und die nächsten Schritte geplant. So wird sichergestellt, dass wichtige Fragen nicht aufgeschoben, sondern rechtzeitig geklärt werden, was eine effektive Problemlösung ermöglicht. Außerdem kann der Jour fixe genutzt werden, um Probleme zwischen Mitarbeitenden anzusprechen, diese aus dem Weg zu räumen und den Teamgeist zu stärken.
Es ist von Vorteil, einen Jour fixe mit einem bestimmten Anlass zu verbinden. Das kann eine Umstrukturierung eines Projekts sein oder auch nur der Austausch von Zwischenergebnissen. Die Sitzung kann aber auch genutzt werden, um den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen oder sich mit Sorgen an die Führungskräfte zu wenden.
Auf den Jour fixe werden keine anderen Termine gelegt, denn er ist fest für die Besprechung reserviert. Dazu ist ein fester Zeitpunkt nötig, an dem alle Teilnehmer langfristig anwesend sein können, sowie ein fester Treffpunkt. Man sollte per E-Mail oder Handy eine Erinnerung an die Teilnehmer versenden, in der schon auf den Ablauf eingegangen werden kann. Wichtig dabei ist, dass das Meeting für die Teilnehmenden verpflichtend ist. Wer verhindert ist muss dies möglichst zeitnah mitteilen, um einen möglichen Stellvertreter einzuladen.
Die Tatsache, dass der Jour Fixe ein fester, regelmäßiger Termin ist, gewährleistet eine gute Planung, die zu einer hohen Anwesenheitsquote führt. Mitarbeitende, die also sonst an unterschiedlichen Orten arbeiten, oder eventuell auch einfach keine Zeit für einen regelmäßigen Austausch untereinander haben, haben während des Jour fixe die Möglichkeit, sich auf den gleichen Wissensstand zu bringen.
Dabei wird unter anderem der Stand des Projekts bewertet, oder es werden bestimmte Probleme angesprochen und die nächsten Schritte geplant. So wird sichergestellt, dass wichtige Fragen nicht aufgeschoben, sondern rechtzeitig geklärt werden, was eine effektive Problemlösung ermöglicht. Außerdem kann der Jour fixe genutzt werden, um Probleme zwischen Mitarbeitenden anzusprechen, diese aus dem Weg zu räumen und den Teamgeist zu stärken.
Es ist von Vorteil, einen Jour fixe mit einem bestimmten Anlass zu verbinden. Das kann eine Umstrukturierung eines Projekts sein oder auch nur der Austausch von Zwischenergebnissen. Die Sitzung kann aber auch genutzt werden, um den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen oder sich mit Sorgen an die Führungskräfte zu wenden.
Was müssen Sie bei der Durchführung beachten?
Ein Jour fixe sollte nicht länger als eine halbe Stunde dauern. Die kurze Dauer und ein gut vorbereitetes Meeting sorgen gleichzeitig für hohe Effizienz und Motivation. Bevor mit einem neuen Thema begonnen wird, sollte überprüft werden, ob alle Ziele der vorangegangenen Besprechung erreicht worden sind oder derzeit bearbeitet werden. Danach werden zunächst die neuen Themen bearbeitet und anschließend die zukünftigen Themen festgelegt, Aufgaben verteilt und die nächste Sitzung besprochen. Wichtig dabei ist auch die richtige Protokollführung, auf welche später nochmal eingegangen wird.
Wann ist dieses Treffen nicht sinnvoll?
Der Jour fixe sollte nicht durchgeführt werden, wenn daraus kein Erfolg hervorgeht. Wenn es keine neuen Themen gibt oder zu viele Urlaube bzw. Feiertage anstehen und damit wenige Teilnehmer anwesend sein können, dann sollte das Treffen einfach abgesagt werden. Außerdem sollten die Themen genau definiert werden, damit sich die Besprechung nicht in die Länge zieht. Wichtig ist, dass die Abstände zwischen den Treffen nicht zu lang oder zu kurz sind und dass die Themen relevant und aktuell sind.
5 Tipps für einen erfolgreichen Jour fixe
- Im Vorfeld sollte festgelegt werden, wer bei der Sitzung anwesend sein muss. Für wen ist dieses Treffen wichtig, wer ist direkt am Projekt beteiligt, wer kann etwas zum Inhalt beitragen? Wenn Personen vergessen werden, kann dies dazu führen, dass die Informationen nicht alle wichtigen Personen erreichen. Im Nachhinein können sie das Protokoll lesen, aber wenn es Fragen gibt, wäre es natürlich am besten, wenn sie direkt in der Sitzung gestellt würden. Gleichzeitig muss darauf geachtet werden, dass die Teilnehmerzahl nicht zu hoch ist. Dies könnte zu Produktivitätsverlusten, möglicher Zeitverschwendung und auch zur Verschwendung von Mitarbeiterstunden führen, wenn Mitarbeitende unnötigerweise an einer Besprechung teilnehmen müssen, statt ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen zu können. Diese organisatorischen Dinge sollten von einer Person, die auch fest mit der Planung betraut ist, im Auge behalten werden. Dazu gehört zum Beispiel auch die Buchung eines Raumes.
- Das Treffen wird ein voller Erfolg, wenn es regelmäßig stattfindet. Deshalb sollte man den Termin so früh wie möglich festlegen und auch so planen, dass alle wichtigen Personen teilnehmen können. Wie bereits erwähnt, sollte ein Jour fixe so kurz wie möglich sein. Idealerweise sollte er 30 Minuten dauern, aber auch 45 Minuten wären noch im Rahmen. Auf diese Weise sind alle Teilnehmer aufmerksam genug und die Zeit wird effektiv genutzt. Wenn die Zeit nicht ausreicht, sollte das Meeting regelmäßiger stattfinden.
- Es muss im Voraus klar strukturiert sein, worum es beim Jour fixe geht. Die Erwartungen und Ziele sollten so klar wie möglich definiert werden. Es sollte gefragt werden, wie der Projektstand ist, welche Herausforderungen es gibt, wie diese gelöst werden könnten und wie der Stand der zuvor formulierten Ziele ist. Es ist klar, dass sich die Aufgabenliste von Termin zu Termin ändern kann. Dies sollte rechtzeitig kommuniziert werden, damit sich alle Beteiligten darauf einstellen und auch entsprechend vorbereiten können.
- Bevor die Diskussion ins Detail geht, sollten alle Teilnehmer auf den gleichen Wissensstand gebracht werden. Entweder durch eine Person, die alles zusammenfasst, oder indem die einzelnen Teilnehmer ihren Wissensstand mitteilen. Es sollte darauf geachtet werden, mit den einfachen Themen zu beginnen, damit sich alle Teilnehmer bereit fühlen, zu kommunizieren. Danach können die komplexeren Themen besprochen werden. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, das Treffen mit einem positiven Gedanken zu beenden, damit alle Teilnehmer das Treffen mit einem guten Gefühl verlassen.
- Ideal ist es, ein Protokoll zu führen. Darin werden die Inhalte, Ergebnisse und zukünftigen Abläufe festgehalten. Jeder kann sich anhand dieses Protokolls daran erinnern, was zu tun ist oder was besprochen wurde. Es sollte eine Person bestimmt werden, die das Protokoll führt. Diese Person muss sich vorher mit dem Projektleiter einigen, wie ausführlich das Protokoll sein soll und in welcher Form es verfasst werden soll. Soll es nur eine kurze Zusammenfassung sein oder soll es den gesamten Ablauf enthalten? Idealerweise sollte eine Vorlage für das Protokoll erstellt werden, die immer wieder verwendet werden kann, sofern die Rahmenbedingungen gleich bleiben. Die Notizen und ggf. die während der Sitzung aufgenommenen Bilder sollten anschließend bearbeitet und allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden. Dies kann per E-Mail erfolgen. Gegebenenfalls müssen auch die Stakeholder oder andere Personen einbezogen werden.
Richtig durchgeführt unerlässlich
Die oben aufgeführten Punkte zeigen deutlich, wie wichtig ein Jour fixe für ein Projekt sein kann. Wenn der Termin richtig geplant wird, kommt das Projekt voran, weil alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und man jederzeit Probleme besprechen kann, die eventuell auftreten. Es ist aber auch wichtig, dafür zu sorgen, dass niemand wegen irgendwelcher Ausreden nicht zu dem Termin erscheint. Wenn nichts Wichtiges dazwischenkommt, sollte dieser Termin immer eingehalten werden. Außerdem muss darauf geachtet werden, dass es während des Treffens keine Abschweifungen gibt. Andernfalls geht wertvolle Zeit verloren. Und wenn Sie feststellen, dass eine Besprechung nicht notwendig ist, sollten Sie sie nicht stattfinden lassen. So können alle weiter an dem Projekt arbeiten.
Autor: IAPM intern
Schlagworte: Projektmanagement, Begriff, Tipps, Jour fixe