Wie man professionelle Protokolle schreibt

Besprechungsprotokolle gehören zum Alltag im Projektmanagement. Egal ob man dieser Aufgabe nun mit Begeisterung oder eher ungern nachgeht – jeder Projektmanager weiß, dass Protokolle und Dokumentation eine sehr wichtige Rolle im Projektmanagement spielen und Besprechungen ohne schriftliche Protokolle im Grunde nicht viel wert sind. Viele Projektmitarbeitende sind keine großen Fans des Protokollschreibens, also sollte diese Aufgabe so schnell und effektiv wie möglich erledigt werden. Hier erhalten Sie einen Leitfaden, wie man gute, prägnante Protokolle verfasst. 

Ein Protokoll ist ein Dokument, das in erster Linie Entscheidungen und Punkte festhält, die in einer Sitzung oder Besprechung diskutiert wurden. Ein Protokoll soll nicht wie ein Drehbuch klingen. Es werden also nicht alle Zwischenrufe und Bemerkungen aufgeschrieben, denn im Endeffekt ist nicht wichtig, welche Vorschläge stundenlang diskutiert wurden, sondern welche Lösung letztendlich von allen gewählt und für gut befunden wurde. Es ist wichtig, in einem Protokoll festzuhalten, worüber abgestimmt, was entschieden, welche Maßnahmen beschlossen wurden und welche Aufgaben von wem erledigt werden müssen. Auf diese Weise wird auch sichergestellt, dass jemand, der nach der Sitzung einen Blick in das Protokoll wirft und seinen Namen oder sein Kürzel hinter einem Punkt findet, daran erinnert wird, dass er noch etwas zu erledigen hat und wie diese Aufgabe aussieht. Natürlich kommt es trotzdem vor, dass Protokolle nicht gelesen werden und man als Projektleiter darauf achten muss, dass die einzelnen Verantwortlichen ihre Aufgaben wie besprochen erfüllen. Aber die schriftlichen Aufzeichnungen, die an alle Beteiligten versandt wurden, können auch nach Wochen oder Monaten noch sehr nützlich sein, und sei es nur als Nachweis, dass ein Thema bereits besprochen, eine Entscheidung getroffen und festgehalten wurde und ein Fertigstellungstermin von allen akzeptiert wurde. Oft kann ein Protokoll auch als Gedächtnisstütze dienen, z. B., wenn dem Auftraggeber noch einmal erklärt werden muss, warum er vor drei Monaten diese und nicht eine andere Lösung favorisiert hat. Häufig dient ein Protokoll den Beteiligten auch als To-Do-Liste.

Vor der ersten Sitzung ist es sinnvoll, den Auftraggeber oder Projektleiter nach seinen Anforderungen und Erwartungen an die Protokolle zu fragen. Die meisten Projektmanagementbüros arbeiten mit einer festen Vorlage, nach der alle Protokolle erstellt werden. Die Festlegung einer Struktur ist dann nicht erforderlich. Wenn es keine Vorlage gibt, sollte eine logische Unterteilung der Themen gewählt werden, die natürlich von der Art des Projekts abhängt. Als Projektmanager oder als Protokollführer können Sie überlegen, ob es sinnvoll ist, ein Standard-Protokoll-Template einzuführen – so können auch andere Projekte davon profitieren.
Auf der ersten Seite sollten das Datum des Treffens, die Bezeichnung des Projekts und die anwesenden Personen (mit Kontaktdaten und Funktion im Projekt) aufgeführt werden. Es ist auch sinnvoll, bereits hier auf die nächsten Termine hinzuweisen und gegebenenfalls einige allgemeine Bemerkungen zu machen. Hinsichtlich der Form des Textes hat die protokollführende Person gewisse Freiheiten. Es hat sich jedoch bewährt, mit Spiegelstrichen zu arbeiten, da dies den Text besser gliedert und es den Lesenden leichter macht, nur den für sie relevanten Teil zu lesen (was letztlich die Chance erhöht, dass überhaupt etwas gelesen wird). Ganz wichtig: Das Protokoll muss an alle Teilnehmenden der Sitzung verteilt werden, sowie an eventuelle Personen, die am Projekt beteiligt sind, aber aus verschiedenen Gründen nicht an der Sitzung teilgenommen haben, vielleicht nicht einmal eingeladen waren und nur informiert werden wollen.

Als Protokollführer muss man natürlich die ganze Zeit sehr konzentriert zuhören. Für den Protokollführer sind alle Punkte wichtig, nicht nur Teile davon. Es geht darum, das Wesentliche herauszufiltern. Es ist besser, einen Satz zu viel zu notieren und später zu streichen, als etwas zu vergessen, was wichtig sein könnte. Die Endfassung sollte dann nur noch das Wesentliche enthalten.
Der Protokollführer muss sich nicht allzu viele Gedanken über Formulierungen machen. Hier gilt: möglichst einfach und unmissverständlich. Es geht nicht um Prosa. Zu Beginn jeder Sitzung sollte der Projektmanager fragen, ob es Anmerkungen zum vorherigen Protokoll gibt und diese gegebenenfalls aufnehmen. Ansonsten gelten die Punkte des vorherigen Protokolls als von allen akzeptiert, was im Nachhinein wichtig sein kann.

Ziel im Projektmanagement ist es, in einem einfachen und verständlichen Stil allen Beteiligten die nötigen Informationen zu vermitteln. Dazu dient auch jedes Protokoll. Es sollte daher so geschrieben sein, dass auch jemand, der thematisch nicht im Projekt involviert ist, versteht, worüber in der Besprechung gesprochen wurde. Wenn etwas unklar ist, sollte unbedingt nachgefragt werden. Erklärt der Techniker welche Art von motorisiertem Schloss mit Magnetkontakt er vorschlägt und aus welchem Grund, so darf der Protokollführer ihn gerne bitten, die Produktbezeichnung für ihn zu buchstabieren.
Kein Projektmanager muss alle technischen Daten kennen. Er muss jedoch die getroffenen Entscheidungen korrekt im Protokoll wiederfinden. Bei Punkten, die lediglich als Information dienen, aber keine Aufgabe oder Entscheidung formulieren, kann der Vermerk "zur Information" sinnvoll sein.
Wertende Kommentare gehören nicht in ein Protokoll. Es muss alles sachlich formuliert werden.
Noch ein Tipp: Erstellen Sie das Protokoll so schnell wie möglich, am besten direkt nach dem Meeting oder spätestens ein bis zwei Tage nach dem Meeting, und versenden Sie es zeitnah. So fällt das Verfassen des Protokolls leichter, da das Gesagte noch präsent ist. Außerdem können die Projektbeteiligten mit einem Handlungsauftrag direkt an die Arbeit gehen, sobald das Protokoll vorliegt und müssen nicht lange warten.