Stolpersteine bei der Problemlösung
Jeder, der auch nur entfernt in Projektmanagement involviert ist, weiß, dass das Lösen von Problemen hier zu den wichtigsten und zeitaufwändigsten Aufgaben gehört. Sie brauchen also Problemlösefähigkeiten, um im Projektmanagement erfolgreich zu sein. Generell ist es immer ratsam, proaktiv an Probleme und deren Lösungen heranzugehen. Firmen, die aktiv und strukturiert vorgehen, bewerten ihre Effizienz höher und geben an, dass sie dadurch einen Vorteil haben. Tim McMahon hat erkannt, wie essenziell das Thema Problemlösen ist und hat auf theleanjourney.com einen Artikel darüber verfasst, welche fünf Fehler viele Menschen beim Lösen von Problemen machen. Wir fassen seinen Beitrag im Folgenden für Sie zusammen.
Stolperstein 1: die falschen Leute
Der erste Stolperstein ist laut McMahon die Auswahl des Teams für eine bestimmte Aufgabe. Seiner Erfahrung nach werden Aufgaben oft an diejenigen vergeben, die entweder so etwas Ähnliches schon mal gemacht oder die gerade noch Kapazitäten frei haben. Idealerweise beides. Klingt logisch und sinnvoll, führt aber nicht zur Bildung idealer Teams. Vielleicht ist der beste Kandidat für die Lösung dieses speziellen Problems ja gerade unter Aktenbergen verschwunden, aber wenn das Problem wichtig genug ist, sollten Sie darüber nachdenken, seinen Schreibtisch soweit freizuschaufeln, dass der beste Mitarbeiter für den Job ihn auch wirklich erledigen kann. Vielleicht ist es einfacher, jemanden zu finden, der ihm oder ihr andere Aufgaben abnimmt, statt mit der Nummer zwei, drei oder fünfzehn Vorlieb zu nehmen. Wenn nämlich nicht genau die richtige Person von Anfang an an der Problemlösung mitarbeitet, bedeutet das wahrscheinlich, dass das Problem unzureichend, zu langsam oder im schlimmsten Falle einfach gar nicht gelöst wird. Selbstverständlich besteht die Möglichkeit, dass ein Mitarbeiter ungeahnte Fähigkeiten entwickelt und an seinen Aufgaben wächst, aber wenn Sie einen Experten haben, dann setzen Sie ihn auch ein! Misserfolge wirken sich nicht nur auf die Effizienz des Unternehmens aus, sondern auch auf die Motivation aller, die involviert waren.
Stolperstein 2: Was ist hier eigentlich das Problem?
Was ist hier eigentlich das Problem? Gute Frage. Diese gute Frage muss als allererstes geklärt werden. Oft ist das Problem nur fehlende Abstimmung und nicht die Unfähigkeit des Teams. Unzureichend definierte Projektziele sind gefährlich. Wer sein Ziel nur dahingehend umreißt, dass die Verkäufe angekurbelt werden sollen oder die Werbung besser werden muss, hat damit die Weichen Richtung Scheitern schon gestellt. Ein so wage definiertes Ziel kann kaum verfolgt, nicht gemessen und irgendwie auch nicht erreicht werden. Also: Von Anfang an klare Ziele definieren. Bei unklar umrissenen Zielvorgaben lieber nochmal eine Besprechung ansetzen, um etwas tiefer zu bohren und herauszufinden, was eigentlich erreicht werden soll. Ganz konkret. Das stellt auch sicher, dass Sie kein Problem lösen, das es nicht gibt und dass Sie wissen, wann Sie es tatsächlich geschafft haben, das Problem zu lösen.
Stolperstein 3: Fehlende Daten
Fehlende Daten sind ein Phänomen, das schon viele Projekte zum Zusammenbruch geführt hat. Nehmen wir mal an, Sie kennen das Problem sehr genau. In einer Fabrik werden zum Beispiel doppelt so viele fehlerhafte Produkte hergestellt, als in einer anderen. Ein klares Problem. Sie können sich auf die Suche nach den Gründen machen und diese dann beheben. Aber: ohne ausreichende Daten können Sie weder die Gründe herausfinden, noch am Ende erfahren, ob Sie das Problem mit ihren Maßnahmen wirklich beheben konnten. Um eine Prozentzahl an fehlerhaften Produkten zu vergleichen, brauchen Sie zumindest Daten zu „vorher“ und „nachher“ und das von der einen und der anderen Firma. Sie benötigen natürlich noch weitere Fakten und Daten und einen Beweis für Ihr Ergebnis am Ende, und dieser muss auch wiederum in Zahlen messbar sein.
Stolperstein 4: Symptome und Wurzeln
Tim McMahon fasst sich bei diesem Punkt sehr kurz, denn er leuchtet einfach ein. Wer die Symptome eines Problems bekämpft und nicht die Wurzeln bzw. Ursachen für ein Problem angeht, wird es auf Dauer nicht lösen können. Legen Sie also besonderen Wert auf eine gründliche Analyse der Gründe.
Stolperstein 5: Fehlen von systemischen und wissenschaftlichen Ansätzen
Hier geht es um Methoden. In vielen Unternehmen fehlt dem Management einfach der richtige Ansatz. Das liegt auch daran, dass gerade aus der Chefetage dazu gedrängt wird, augenblicklich aktiv zu werden. Bei vielen Problemen ist es aber angeraten, sich erst einmal hinzusetzen und gründlich zu analysieren, bevor die Action losgeht. Das wirkt unbefriedigend, ist aber Garant für ein Resultat. Strukturierte, wissenschaftliche und systemische Ansätze klingen langweilig und schullehrerhaft, aber sie werden nicht umsonst an den Universitäten und bei der Zertifizierung von Projektmanagern gelehrt. Sie funktionieren und sie sind meistens einfach nötig, um ein Problem zu erfassen und einen Lösungsprozess zu entwickeln. Selbst im agilen Management werden jede Menge Methoden und systematische Ansätze verwendet. Sie sind halt bloß agil – und damit entgegen mancher Meinung nicht planlos. Ganz im Gegenteil. Nehmen Sie sich lieber etwas mehr Zeit für die Analyse und die Methodik, anstatt dass Ihr Problem am Ende länger besteht als nötig. Schließlich kosten die meisten Probleme ihre Inhaber bares Geld. Und zwar je länger sie bestehen, desto mehr.
Autorin: IAPM intern
Schlagworte: Projektmanagement, Tipp, Projektziele, Projektplanung, Ratgeber