Ein Modell zur Stärkung der Basis und zur Umgestaltung von PMO-Zellen

Um eine nachhaltige Entwicklung im Projektmanagement und innerhalb von PMOs zu ermöglichen, ist es notwendig, bestehende Silostrukturen aufzubrechen. Nur so lässt sich ein entscheidender Schritt hin zu mehr Resilienz im Projektumfeld erreichen. Gleichzeitig stellt sich die Frage, wie sich die Rollen von PMO-Mitarbeitenden und Projektmanagern gezielt weiterentwickeln lassen – insbesondere im Hinblick auf ihre Soft Skills, nicht ausschließlich auf technische Kompetenzen.
Die Art und Weise, wie ein PMO-Manager agiert, kann für eine Organisation und ihre Projekte einen entscheidenden Unterschied machen. In der Praxis zeigt sich immer wieder, dass Unternehmenskulturen wachsen, sich verändern und dabei auch Spannungen entstehen. Daraus ergibt sich eine zentrale Fragestellung: Was zeichnet eine echte Führungspersönlichkeit aus, und welche Prozesse sind notwendig, um ein leistungsfähiges und nachhaltiges PMO-Team aufzubauen?

Ein Projektmanagementbüro (PMO) ist eine zentrale Einheit innerhalb einer Organisation, die Projekte, Programme oder Portfolios koordiniert und steuert. Es versteht die strategischen Ziele der Organisation und stellt sicher, dass Projekte diese Ziele wirksam unterstützen und zum Unternehmenswachstum beitragen. Darüber hinaus ist ein PMO für zentrale Aufgaben im Projektmanagement verantwortlich. Dazu gehören die Initiierung, Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten sowie die Sicherstellung ihrer termingerechten Umsetzung. Ebenso entwickelt und etabliert das PMO organisatorische Prozesse, standardisiert Projektmanagementmethoden und stellt relevante Informationen und Erkenntnisse für fundierte Entscheidungen bereit.
Damit ein PMO innerhalb einer Organisation effektiv arbeiten kann, benötigen seine Führungskräfte – etwa der Leiter des PMO, Projekt- oder Programmmanager bzw. Projektkoordinatoren – neben theoretischem Wissen über Projektmanagementmethoden, Prozesse und Werkzeuge auch praktische Erfahrung aus realen Projekten. Diese Kombination aus Fachwissen und Praxiserfahrung ist entscheidend für den Aufbau einer leistungsfähigen PMO-Struktur.
Ein klares Verständnis der Bedürfnisse, Anforderungen und strategischen Ziele der Organisation ist eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg. Auf dieser Grundlage müssen geeignete Teammitglieder mit den erforderlichen Schlüsselkompetenzen ausgewählt und ein strukturierter Plan für Personal, Rollenverteilung und Governance erstellt werden. Ebenso wichtig sind konsequente Standardisierung und Disziplin bei der Anwendung der vom PMO definierten Prozesse und Verfahren. Das PMO muss zudem sicherstellen, dass die Projektaktivitäten eng mit den Geschäftsstrategien abgestimmt sind und in enger Zusammenarbeit mit dem Managementteam erfolgen. Weitere zentrale Aufgaben des PMO sind die Sicherstellung einer strukturierten Kommunikation, ein professionelles Stakeholder- und Kundenmanagement sowie fundierte Kenntnisse im Bereich der Projektumsetzung und der zugrunde liegenden Managementstrategien. Ein entscheidender Erfolgsfaktor besteht außerdem darin, bestehende Kompetenz- und Prozesslücken zu erkennen und Maßnahmen zu ihrer Schließung einzuleiten. Schließlich ist die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse ein zentraler Bestandteil der PMO-Arbeit. Auf Grundlage regelmäßiger Analysen und Erfahrungen aus Projekten werden Abläufe optimiert und weiterentwickelt. Gleichzeitig sollte das Management das Team aktiv unterstützen und motivieren sowie klare, transparente Ziele und Verantwortlichkeiten für das PMO definieren.

Der Erfolg eines Projekts hängt maßgeblich von der Leistungsfähigkeit und der Zusammenarbeit des Teams ab. Ein kompetentes, motiviertes und gut aufeinander abgestimmtes Team ist eine zentrale Voraussetzung, um Projekte termingerecht und in der gewünschten Qualität umzusetzen. Projektmanager tragen daher eine wesentliche Verantwortung dafür, ein Umfeld zu schaffen, in dem Teammitglieder effektiv zusammenarbeiten können.
Ein respektvoller und wertschätzender Umgang bildet die Grundlage dafür. Projektmanager sollten die individuellen Fähigkeiten, Interessen und kulturellen Hintergründe ihrer Teammitglieder berücksichtigen sowie die sozialen Dynamiken im Team aktiv moderieren. Wie gut das Team geführt, unterstützt und eingebunden wird, hat einen starken Einfluss auf die Leistungsfähigkeit eines Projekts über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg.
Zu den wichtigsten Prinzipien im Umgang mit Projektteams gehören:
 

• Offene und ehrliche Kommunikation.
• Aktiver Aufbau und kontinuierliche Stärkung, beispielsweise durch Anerkennung, Wertschätzung und konstruktive Rückmeldung.
• Verständnis für den Kontext von Problemen, anstatt vorschnell Schuldzuweisungen vorzunehmen.
• Anerkennung individueller Leistungen sowie gezielte Unterstützung bei der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung.
• Positive Arbeitsatmosphäre, in der Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung gefördert werden.
• Gemeinsames Feiern von Erfolgen, um Motivation und Teamzusammenhalt zu stärken.
• Förderung der Zusammenarbeit sowohl innerhalb des Teams als auch mit anderen Stakeholdern.
• Aktives Zuhören gegenüber Ideen und Vorschlägen, beispielsweise im Rahmen von kreativen Methoden wie Design Thinking.
•  Kontinuierliches Lernen und Weiterentwicklung, sowohl auf individueller Ebene als auch im gesamten Team.

Eine offene und transparente Kommunikation sowie eine gezielte Motivation der Teammitglieder sind entscheidend, um ein Team dynamisch, engagiert und produktiv zu halten. Bereits kleine Gesten der Anerkennung oder ein motivierendes Wort können sich positiv auf das Engagement und die Zusammenarbeit im Team auswirken.
Bei der Entwicklung leistungsfähiger Teams spielt Führung eine größere Rolle als reine Managementmethoden. Menschen orientieren sich eher an klarer Führung, Inspiration und Vertrauen als an formalen Strukturen. Daher ist es wichtig, dass Projektmanager nicht nur organisatorische Aufgaben übernehmen, sondern auch als Führungspersönlichkeiten agieren, die Orientierung geben und das Team aktiv unterstützen. Vor diesem Hintergrund stellt sich die zentrale Frage: Wie lässt sich ein leistungsfähiges und nachhaltiges Team aufbauen? Diese Frage ist nicht nur für Projektteams, sondern auch für Organisationseinheiten wie ein Project Management Office (PMO) oder andere funktionsübergreifende Gruppen relevant.

Ein möglicher Ansatz zur nachhaltigen Entwicklung von Teams innerhalb eines PMO basiert auf den folgenden Prinzipien:
 

• Selbstentwicklung durch kontinuierliches Lernen und Weiterentwicklung
• Freisetzung des Team-Potenzials durch Motivation und gezielte Teamentwicklung
• Bewusstsein für aktuelle Trends im Projektmanagement sowie für individuelle und organisatorische Weiterentwicklung
• Innovative und kollaborative Arbeitsweisen
• Vorausschauendes Denken und frühzeitiges Erkennen zukünftiger Herausforderungen
• Mentoring und Coaching des Teams als langfristiger Entwicklungsansatz
• Bessere Abstimmung möglicher Lösungen durch ein nachhaltiges, gut abgestimmtes Team
• Überbrückung von Kommunikations- und Verständnislücken innerhalb und außerhalb des Teams
• Kontinuierliche Verbesserung der Teamleistung durch proaktives Facilitation und Unterstützung durch den Projektmanager
• Frühzeitige Intervention bei Herausforderungen in Programmen oder Projekten
• Förderung digitaler Kompetenzen und Integration neuer Technologien innerhalb der Organisationseinheit

Überdenken Sie die Teamausrichtung und das integrative Wachstum, indem Sie die Strategien Ihrer Organisation verstehen. Wir wollen keine künstlich geschaffene Projektmanagement-Zelle. Und auch keine Zelle, die mit dem Löffel gefüttert wird. Wir sollten aus den Silos und Kokons herauskommen, um zu sehen, was in der Außenwelt geschieht, und so das Gesicht von Projekten und Management verändern.