Wie man den richtigen Projektmanager findet

In Abhängigkeit vom Projekt hat der Projektmanager häufig einen geringeren Einfluss auf die Arbeitsprozesse, weniger Entscheidungskompetenzen und damit insgesamt eine schwächere Stellung als ein disziplinarischer Fachvorgesetzter. Dies erleichtert die Besetzung offener Projektmanagerstellen, mit geeigneten und motivierten Personal nicht unbedingt. Dazu kommt, dass jeder, unabhängig von seiner Ausbildung und Erfahrung, der es sich zutraut als Projektmanager arbeiten kann und sich auch so nennen darf. Prinzipiell kann also eine Projektmanagerstelle von jedem der gerade verfügbar ist besetzt werden. Um gute Resultate für ein Projekt zu erzielen ist es aber besser, wenn eine Aus-, Weiterbildung oder ein Studium mit starkem Bezug zum Projektmanagement oder gar mit Abschluss als Projektmanager absolviert wurde.

In Stellenanzeigen dominiert in etwa diese Vorstellung vom Profil des idealen Projektmanagers:

Mehrjährige Berufserfahrung (z. B. als Ingenieur, Betriebswirt), Spezialkenntnisse in dem Fachgebiet, in dem das Projekt angesiedelt ist, Englisch fließend in Wort und Schrift, unternehmerisches Denken. Dazu soziale Kompetenz und Führungserfahrung. Auf der einen Seite sollte der ideale Kandidat schon Berufs- und Lebenserfahrung gesammelt haben, auf der anderen aber noch flexibel, lernfähig und mobil sein.

Von diesem Idealbild sind viele Unternehmen in der Realität bei der Stellenbesetzung jedoch weit entfernt. Wenn ein Projekt aufgesetzt wird, müssen Unternehmen häufig auf einen begrenzten Pool interner Mitarbeiter zurückgreifen und manchmal besteht keinerlei Auswahlmöglichkeit. Das heißt, wer sich mit einem Thema auskennt oder gerade nichts anderes zu tun hat, wird für das Projekt eingeteilt, um sich darum zu kümmern. Erfahrung mit ähnlich gelagerten Vorhaben wäre zwar wünschenswert, diese Anforderung muss aber angesichts des Mangels an qualifiziertem Personal zurückgestellt werden. In kleinen und mittelgroßen Betrieben gibt es oft nur wenige Personen, die sich als Projektmanager eignen. Externe Projektmanager auf Zeit wären eine Alternative, doch anstatt sich externen Sachverstand einzukaufen, heißt es (häufig aus vorgeschobenen Kostengründen): „Das können wir selbst.“ Angesichts des Mangels an geeigneten Projektmanagern erübrigen sich in solchen Fällen natürlich Instrumente wie Anforderungsprofile und Auswahlkriterien.

Wie ein Projektmanager sein sollte, lässt sich relativ gut beschreiben. Doch wie wird eine geeignete Person für diese Position gefunden? Jeder Kandidat unterscheidet sich aufgrund seiner beruflichen Vorgeschichte und seiner aktuellen Lebens- und Arbeitssituation von den anderen bezüglich seiner Eignung, die Projektziele und darüberhinausgehende Erwartungen zu erfüllen. Im Vorteil sind Unternehmen, die auf zertifizierte Senior-Projektmanager zurückgreifen können, die in einem Assessmentverfahren bereits neben ihrem Wissen im Projektmanagement auch ihre Erfahrungen als Projektmanager nachgewiesen haben.

Bei der Besetzung einer Projektmanagerstelle mit einem externen Bewerber, sind die Personalverantwortlichen eingebunden, die Erfahrung, Instrumente und einen geschulten Blick für geeignete Kandidaten mitbringen. Außerdem wird auf den Projektmanager zurückgegriffen, der sein Wissen und seine Erfahrung durch einen erfolgreich abgeschlossenen Bewertungsprozess, mit einem Zertifikat als Projektmanager belegen kann. Weil die Realisierung des Projekts häufig auch viel Wissen über das Unternehmen und seine Produkte und Dienstleistungen erfordert, sind in solchen Situationen der Einkauf externer Projektmanager faktisch nicht möglich. 

Beispiel

Bei der Weiterentwicklung medizinischer Diagnosegeräte kann nur ein erfahrener interner Mitarbeiter als Projektmanager eingesetzt werden. Bei der Rekrutierung des Projektmanagers aus dem eigenen Personalbestand erklärt der Linienmanager einfach einen seiner nicht zu stark ausgelasteten Mitarbeiter zum Projektmanager. 

An diesem Beispiel offenbart sich ein erheblicher Unterschied im Vergleich zur Stellenbesetzung mit Projektmanagern von außerhalb des Unternehmens, denn die Frage wer verfügbar ist, steht über der Frage, wer die größte Kompetenz besitzt. 

Um genügend gute Kräfte zu haben, entwickelt ein Unternehmen idealerweise seinen Nachwuchs an guten Projektmanagern intensiv, systematisch und selbst. Eine langfristige Karriereplanung hat sich dabei bewährt. Stationen können beispielsweise sein: 
 

• Einstieg als Werkstudent im Engineering und Teilnahme an Kursen, z. B. zur Planung und Realisierung von Projekten
• Mitarbeit in Projekten im Rahmen der technischen Tätigkeiten und Belegung von Kursen, z. B. zur Steuerung und Überwachung von Projekten
• Einsatz als verantwortlicher Teilprojektleiter und Besuch von Kursen, z. B. zur Leitung und Führung von Projekten
• Einsatz als Stellvertreter des Projektmanagers und Absolvierung einer Zertifikatsprüfung, z. B. zum Certified Project Manager (IAPM) 
• Übernahme der Funktion als Projektmanager

Personalbeurteilungen ermöglichen es
 

• Auswahlentscheidungen zu treffen (künftige Einsatzbereiche, Beförderung, Kündigung, etc.),
• einen persönlichen Entwicklungsplan aufzustellen,
• Gehälter und Boni festzulegen,
• Mitarbeitende zu beraten und zu coachen,
• Vorgesetzte auf dem neuesten Informationsstand zu halten und
• die Kommunikation zu den Mitarbeitenden aufrecht zu erhalten.

Bei der Beurteilung müssen Persönlichkeitsmerkmale, Leistungsergebnis und -verhalten sowie Sozial- und Führungsverhalten bewertet werden. Da speziell die Beurteilung des Verhaltens beziehungsweise der sozialen Kompetenz schwierig ist, sind nachvollziehbare und messbare Beurteilungskriterien zu definieren, die auch einer externen Überprüfung standhalten. 

Generell ist die Leistung eines Projektmanagers von außerhalb des Projekts schwer zu beurteilen. Neben der Messbarmachung der Beurteilungskriterien, kommt der Frage, wer die Beurteilung vornehmen soll eine wichtige Bedeutung zu. 

Beurteilung durch Projektbeteiligte 

Die Projektbeteiligten haben einen guten Einblick in das Projekt und die Leistungen des Projektmanagers. Deren Beurteilungen könnten allerdings den Nachteil haben, dass konkurrenzbedingt schlechtere Bewertungen, die tatsächliche Leistung des Projektmanagers verwässert oder gar verschlechtert darstellen. 

Beurteilung durch den Linienvorgesetzten

Der disziplinarische Linienvorgesetzte bekommt für eine qualifizierte Beurteilung oft zu wenig von den Aktivitäten und Leistungen eines ihm unterstellten Projektmanagers mit. Für eine umfassende Beurteilung muss Zeit investiert werden, wenn diese nicht aufgebracht werden kann, ist eine Beurteilung am Ende eher zweifelhaft. 

Beurteilung durch projektbezogene Vorgesetzte

Für die Beurteilung des Projektmanagers sind projektbezogene Gremien (z. B. der Lenkungsausschuss des konkreten Projekts) oder projektbezogene Entscheider der Unternehmensorganisation (z. B. der Multiprojektmanager) in der Regel am besten geeignet.

Weil Projektmanager das Unternehmen verlassen, befördert werden oder aus anderen Gründen ausfallen, ist besonders bei länger laufenden Projekten eine Fluktuation zu erwarten. Je nach Projektphase können auch unterschiedliche Kompetenzen gefragt sein. Die Projektleitung kann dann ganz bewusst den Bedürfnissen der Projektphasen angepasst werden. Der bewusste Wechsel des Projektmanagers während des Projektablaufs kann also durchaus eine positive Option für solche Projekte darstellen. Und dennoch kann jeder Wechsel durchaus problematisch sein, weil Wissen, das nicht schriftlich dokumentiert ist, und wertvolle Kontakte – etwa zu Kunden oder Behörden – verloren gehen können. Ein Wechsel ist deshalb sorgfältig zu planen und frühzeitig mit allen relevanten Stakeholdern zu besprechen. Grundsätzlich gilt aber: Projektmanagerwechsel sind möglichst zu vermeiden – getreu dem Grundsatz, mit dem der Trainer Alf Ramsey die englische Fußballnationalmannschaft 1966 zum Gewinn der Weltmeisterschaft führte „Never change a winning team“.

Wer eine klare Vorstellung darüber hat, was im Projekt zu erledigen ist und wie das Profil der Person aussehen sollte, d. h. welches Wissen und welche Erfahrungen sie mitbringen sollte, um das Projekt erfolgreich zu realisieren ist, hat das Fundament für die Auswahl des Projektmanagers gelegt. Wer seinen Projektmanager gerecht beurteilt und ihn in seinen Kompetenzen weiterentwickelt, baut ein festes Haus. Doch nur wer auf den Wechsel des Projektmanagers vorbereitet ist, hat ein Dach über dem Kopf und ist vor Regen, Schnee und Hagel geschützt.