Stakeholder: Definition und Relevanz für Projekte

Wenn Sie schon mal an einem Projekt gearbeitet haben, ist Ihnen der Begriff Stakeholder wahrscheinlich schon begegnet. Obwohl Stakeholder in der Projektarbeit oder in einem Unternehmen im Allgemeinen eine wichtige Rolle spielen, stellt sich oft die Frage, was genau Stakeholder auszeichnet und wie man mit ihnen umgehen sollte. Bevor wir diesen Fragen nachgehen, werfen wir zunächst einen Blick auf den Namen: Der Begriff Stakeholder stammt aus dem Englischen und setzt sich aus den beiden Wörtern "stake" und "holder" zusammen. Wörtlich übersetzt bedeutet "stake" Anteil oder Einsatz. "Holder" kann mit Eigentümer übersetzt werden. In Bezug auf ein Projekt ist ein Stakeholder eine Person, die ein berechtigtes Interesse an dem Projekt(-ergebnis) hat, weil sie einen "Anteil" daran hält. Aber was genau hat er "eingesetzt", was ist sein "Anteil"? Wie unterscheiden sich Stakeholder von Shareholdern und wie sollte ein gutes Stakeholdermanagement aussehen? All das erfahren Sie im folgenden Artikel.

Wie eingangs erwähnt, kann "Stakeholder" recht kompliziert mit "Person, die einen Anteil hat" übersetzt werden. Weniger umständlich könnte man Stakeholder aber auch einfach als Interessenten, Interessengruppen oder Anspruchsgruppen bezeichnen. Zu den Interessenten eines Projektes gehören das Projektteam, die Auftraggebenden, aber auch Kunden oder andere Mitarbeitende des Unternehmens. 

Stakeholder zeichnen sich dadurch aus, dass sie einen Einfluss auf ein Projekt haben, aber gleichzeitig auch von den Projektergebnissen betroffen sind. Sowohl den Interessengruppen als auch der Projektleitung ist bewusst, dass sie das Projekt sowohl positiv als auch negativ beeinflussen können. Aus diesem Grund müssen die Interessen der Stakeholder ermittelt und berücksichtigt werden. In einem ersten Schritt müssen jedoch zunächst die Anspruchsgruppen identifiziert werden, um daraus abzuleiten, welche Interessen sie verfolgen.

Da die Stakeholder mitunter einen großen Einfluss auf das Projekt haben können, sollte die Projektleitung die Interessen und Bedürfnisse dieser nicht aus den Augen verlieren. Wenn die Interessengruppen eines Projekts richtig einbezogen werden, kann das Projekt davon profitieren, weil sie entweder zu Unterstützern werden oder weil eine angemessene Kommunikation dazu beiträgt, die von ihnen ausgehende Gefahr für das Projekt zu minimieren.

In einem Projekt gibt es unterschiedliche Arten von Stakeholdern. Man kann dabei zwischen internen (oder aktiven), externen (oder passiven) und kritischen differenzieren. Sowohl externe als auch kritische Anspruchsgruppen können sowohl eine negative als auch eine positive Einstellung zum Projekt haben, während interne Anspruchsgruppen dem Projekt in der Regel positiv gegenüberstehen, da sie aktiv am Projekt beteiligt sind. Zu den internen Anspruchsgruppen gehören daher die Projektmitarbeitenden, die Auftraggebenden oder die Projektleitung.

Externe Stakeholder hingegen haben nur einen indirekten Einfluss auf das Projekt oder sind von den Auswirkungen des Projekts nur passiv betroffen. Folglich sind sie nicht für die Projektergebnisse verantwortlich. Wie oben beschrieben, können sie dem Projekt gegenüber positiv oder negativ eingestellt sein. Lieferanten beispielsweise sind indirekte Stakeholder, die dem Projekt gegenüber positiv eingestellt sind, weil sie vom Projekterfolg profitieren, zum Beispiel in Form von Folgeaufträgen. Externe Stakeholder, die eine negative Einstellung zu einem Projekt haben, könnten Anwohner sein, die vom Bau einer Autobahn betroffen sind und darüber verärgert sind.

Der dritte Typ, den wir hier vorstellen möchten, sind die kritischen Stakeholder. Diese Personen(gruppen) sind in der Lage, die Rahmenbedingungen eines Projekts so zu beeinflussen, dass der Verlauf des Projekts beeinträchtigt wird. Das kann bedeuten, dass sich das Projekt verzögert, dass mehr Ressourcen gebunden werden als geplant oder im Extremfall, dass das Projekt ganz scheitert. Kritische Stakeholder, die dem Projekt gegenüber negativ eingestellt sind, stellen ein besonders hohes Risiko dar und müssen aufmerksam beobachtet werden.

Da es einen großen Unterschied macht, mit welcher Art von Interessengruppen man es zu tun hat, muss bereits zu Beginn des Projekts eine Strukturierung dieser vorgenommen werden. Auf diese Weise werden einerseits die Interessenten in die Gestaltung des Projekts einbezogen, und andererseits kann die Projektleitung die Ziele und die Strategie an die Interessen, Erwartungen und Forderungen der Gruppen anpassen. Das Ergebnis der Stakeholderanalyse hat auch Einfluss auf die Projektumfeldanalyse, aber auch auf die Risikoanalyse. Um noch einmal das Beispiel der kritischen Stakeholder aufzugreifen: Wenn das Projektmanagement zu Beginn eines Projektes mögliche kritische Stakeholder identifiziert, die einen negativen Einfluss auf das Projekt haben könnten, dann können bereits zu Beginn des Projekts Risikoarbeitspakete definiert und gegebenenfalls Strategien zum Umgang mit den Risiken entwickelt werden.

Der Stakeholderansatz wird oft als Alternative zum Shareholderansatz betrachtet. Im Prinzip beschäftigen sich beide Varianten mit den gleichen Fragen: Wessen Interessen soll das Unternehmen hauptsächlich berücksichtigen und welche Ziele soll es auf dieser Grundlage verfolgen? Je nachdem, ob der Stakeholder- oder der Shareholderansatz verfolgt wird, fallen die Antworten jedoch unterschiedlich aus.

Der Shareholderansatz konzentriert sich in erster Linie auf die Interessen der Aktionäre. Dazu gehören z. B. Eigentümer oder Teilhaber. Stehen die Anteilseigner im Mittelpunkt, wird versucht, den Wert des Unternehmens so weit wie möglich zu steigern. Stakeholder werden dabei nur am Rande berücksichtigt, da sie weder direkt noch indirekt den Wert des Unternehmens beeinflussen können.

Hingegen beim Stakeholderansatz bezieht das Unternehmen die Interessen vieler Gruppen ein und setzt deren Interessen bis zu einem gewissen Grad um bzw. versucht, die unterschiedlichen Bedürfnisse in Einklang zu bringen. Dabei kann es vorkommen, dass die Umsetzung der Interessen zu einer Verringerung des Gewinns führt - die Steigerung des Unternehmenswerts steht also nicht an erster Stelle.

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass auch Aktionäre Interessenten sein können, wenn das Projekt in einem Unternehmen durchgeführt wird, an dem Aktionäre beteiligt sind, da sie sowohl Einfluss als auch Interesse an dem Projekt haben. In den meisten Fällen handelt es sich bei Stakeholdern und Shareholdern jedoch um unterschiedliche Personengruppen mit unterschiedlichen Zielen, mit denen das Unternehmen auf unterschiedliche Weise umgehen muss.

Eines der Merkmale eines Projektes ist, dass es sich um ein komplexes Vorhaben handelt, an dem viele verschiedene Personen beteiligt sind. Die verschiedenen Anspruchsgruppen spielen daher schon per Definition eine wichtige Rolle im Projekt. Daher sollte der Projektleiter dem Stakeholdermanagement besondere Aufmerksamkeit schenken.

Projektmanager sollten sich die folgenden Fragen stellen:
 

Durch die Beantwortung dieser Fragen können Potenziale identifiziert und Risiken für das Projekt abgeschätzt werden. Die Projektleitung kann besser verstehen, warum sich die Beteiligten so verhalten, wie sie es tun, und welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um bestimmte Interessenkonflikte zu vermeiden, zu neutralisieren oder positiv zu beeinflussen.

Realistischerweise ist es jedoch kaum möglich, die Interessen aller Beteiligten durchzusetzen. Daher ist es wichtig, die verschiedenen Interessenten zu gruppieren, um abzuwägen, welche Interessen stärker gewichtet werden sollten, wie Informationen angemessen vermittelt werden können und darauf aufbauend einen optimalen Kommunikationsplan zu entwickeln. Zu diesem Zweck ist es sinnvoll, die Stakeholder in vier Gruppen einzuteilen, je nachdem, wie viel Interesse sie am Projekt haben (hoch oder niedrig) und wie viel Einfluss sie auf das Projekt haben (hoch oder niedrig).
Am wichtigsten für den Projekterfolg sind diejenigen, die den größten Einfluss auf und das größte Interesse an dem Projekt haben. Dazu gehören z. B. die Projektleitung oder das Projektteam. Diese Interessenten sind eng mit dem Projekt verbunden, und wenn sie nicht Teil des Projektteams sind, kann es sinnvoll sein, diese in den Lenkungsausschuss aufzunehmen.
An zweiter Stelle stehen die Interessengruppen, die ebenfalls einen großen Einfluss auf das Projekt haben, aber nur ein geringes Interesse an dessen Ergebnis. Dazu gehören z. B. Behörden. Diese sollten in wichtige Entscheidungen einbezogen werden.
Danach kommen Gruppen, die ein großes Interesse, aber wenig Einfluss auf das Projekt haben. Das können z. B. Umweltorganisationen sein - sie können sowohl Verbündete als auch Gegner sein und sollten daher proaktiv in das Projekt einbezogen und regelmäßig informiert werden.
Die letzte Gruppe hat weder ein großes Interesse noch besonders viel Einfluss auf das Projekt; dazu gehören z. B. die Medien. Hier reicht es oft aus, nur oberflächlich und unregelmäßig mit ihnen zu kommunizieren.

Neben der Gruppierung der Stakeholder in der Matrix gehört aber noch etwas anderes zu einem erfolgreichen Kommunikationsplan: Die Berücksichtigung der Bedürfnisse der verschiedenen Personen. Wenn das Management einen vollen Terminkalender hat, sollten die vermutlich knappen Zeitfenster so effektiv wie möglich genutzt werden. Andererseits sollten Personengruppen, die wenig Interesse an dem Projekt haben, nicht mit zu vielen Details behelligt werden. Die Anwender zum Beispiel wollen einfach nur wissen, welchen Nutzen das Projekt für sie haben wird, aber wie das Projekt technisch umgesetzt wird, interessiert bzw. betrifft sie in der Regel nicht.

Obwohl Stakeholder auch juristische Personen sein können, spielt der Faktor Mensch eine zentrale Rolle in der Kommunikation, denn letztlich sind es immer Menschen, die miteinander kommunizieren. Menschen können das Projekt vorantreiben, aber auch verzögern; sie können das Team motivieren oder demotivieren. Projektmanager sollten daher die menschliche Komponente nicht aus den Augen verlieren. Es ist ebenso wichtig, konstruktive Kritik und Feedback zu geben oder Fragen zu stellen. Je mehr die Projektleitung den Kontakt zu den Anspruchsgruppen pflegt, desto früher können mögliche negative Auswirkungen bemerkt werden. Wenn Probleme oder Konflikte auftauchen, sollte der Projektmanager versuchen, sie auf eine sachliche Art und Weise zu lösen.

Bei allen Aktivitäten, an denen Stakeholder beteiligt sind, sollte die Projektleitung darauf achten, dass der Fortschritt des Teams in alle Richtungen kommuniziert wird. Dabei sollten externe Interessenten weniger umfassende Informationen erhalten als interne. Auf diese Weise weiß jeder Interessent, wie weit das Projekt fortgeschritten ist und ob noch Handlungsbedarf für ihn besteht.

Stakeholdermanagement und die Kommunikation mit diesen sind im Projektmanagement unabdingbar. Durch den Austausch mit den Anspruchsgruppen des Projekts lernen die Projektmitarbeitende die Interessenten kennen und erfahren, welchen Einfluss sie auf das Projekt ausüben können. Auf diese Weise erfahren die Projektbeteiligten, welche Chancen von den Stakeholdern ausgehen und auf welche Risiken sie vorbereitet sein müssen. Darauf aufbauend können geeignete Maßnahmen definiert werden und das Projektteam kann Aktionen durchführen, die die Interessen bestmöglich berücksichtigen. Dies führt zu einem nachhaltigen und langfristigen Projekterfolg.