Den Überblick behalten: Was zeichnet Projekt-, Programm- und Multiprojektmanager aus?

Viele erfolgreiche Projekte sind ein Beleg dafür, dass Organisationen, die mit dem Führungskonzept Projektmanagement arbeiten, ihre Aufgaben erfolgreich lösen. Diese Erfolge haben viele Ursachen. Einige davon sind Projekt-, Programm- und Multiprojektmanager die qualifiziert, führungsstark und damit fähig sind, den Bedürfnissen des Projekts bzw. der Projektlandschaft (auch Projektportfolio genannt) Ausdruck zu verleihen und sie notfalls auch gegen Widerstände durchzusetzen. 
Die Fähigkeiten der Führungskraft sind entscheidend dafür, dass das Projekt ein Erfolg wird, doch wo genau liegen die Unterschiede zwischen Projektmanager, Programmmanager und Multiprojektmanager?

Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, dass die Projektziele erreicht werden, d. h. Termin- und Kostenrahmen müssen eingehalten und die vom Auftraggeber vorgegebene Leistung (z. B. Produkt und Service) erbracht werden. Dieser zentralen Aufgabe sind zahlreiche Einzelaufgaben untergeordnet. Um sie zu bewältigen, muss der Projektmanager die Methoden, Verfahren und Instrumente des Projektmanagements beherrschen. Darüber hinaus braucht er Kenntnisse über die dort relevanten Managementansätze (z.B. allgemeines Management, Prozessmanagement, Vertragsmanagement).

Ein Projektmanager muss in der Lage sein
 

• das Projekt zu managen,
• sein Team zu führen und
• als Schnittstelle zu den Stakeholdern (z. B. Auftraggeber, Management, Zulieferer) zu fungieren.

Dazu gehören folgende Aufgaben, die sich allerdings von Unternehmen zu Unternehmen etwas unterscheiden können:
 

• Projektorganisation einrichten
• An der Projektdefinition mitarbeiten
• Ziele festlegen und priorisieren
• Projektablauf koordinieren
• Projektfortschritt (Termine, Kosten, Leistung) überwachen
• Drohende Planabweichungen frühzeitig erkennen und diesen gegensteuern
• Änderungen prüfen, abstimmen und in Projektpläne einarbeiten
• Kommunikation regeln
• Konfliktmanagement betreiben
• Berichterstattung koordinieren
• Projekt nach innen und außen vertreten
• Team entwickeln
• Vertragsmanagement koordinieren und Verhandlungen führen
• Einkauf und Logistik inklusive Lieferantenmanagement betreiben
• Finanzmanagement beachten
• Mitarbeitende führen (fachlich und eventuell disziplinarisch – in Teilbereichen oder vollständig)
• Chancen- und Risikomanagement betreiben
• Kunden- und Partnermanagement betreiben
• Geschäftsentwicklung im laufenden Projekt betreiben
• Beziehungen pflegen und Netzwerke knüpfen

Auch die Einbindung des Projektmanagers in die Organisation kann je nach Unternehmen unterschiedlich gestaltet sein. Davon hängt der Grad der Verantwortlichkeit und der Umfang der Entscheidungsbefugnisse, aber auch das Maß an Unterstützung ab, welches dieser bei der Arbeit bekommt. Ein Projektbüro, welches für ein Projekt eingerichtet wird, beziehungsweise das Projektmanagement-Office, kurz PMO, welches eingerichtet wird für das Multiprojektmanagement und das Management der Projektlandschaft kann dem Projektmanager zahlreiche Aufgaben (z. B. Dokumentation, Organisation) abnehmen.

Ein Programm ist ein großes Vorhaben, welches mehrere inhaltlich miteinander verbundene Projekte unter einem Dach vereinigt und wie ein Projekt zeitlich begrenzt ist. 

• rechtzeitig zu den einzelnen Meilensteinen des Hauptprojekts die notwendigen Informationen und Produktergebnisse aus den Nebenprojekten vorliegen,
• die zahlreichen Schnittstellen der verschiedenen Projekte aufeinander abgestimmt sind und
• das gesamte Programm im vorgegebenen Termin- und Kostenrahmen mit der geforderten Qualität und zur Zufriedenheit der Kunden abgewickelt wird.

Zu den kontinuierlichen Aufgaben des Multiprojektmanagers gehören die Evaluation von Projekten, wie auch Planung und Steuerung der Projektlandschaft, die Entwicklung einer Infrastruktur für professionelles Projektmanagement und die Bereitstellung eines Personalpools. Dieser muss auch beachten, dass die Risiken der einzelnen Projekte möglicherweise miteinander in einer Wechselbeziehung stehen können. So kann beispielsweise bei einer Input-Output-Beziehung ein technischer Fehlschlag in einem Zulieferprojekt zu erheblichen Verzögerungen in einem anderen Projekt führen. Der Multiprojektmanager muss projektübergreifende Entscheidungen so vorbereiten, dass die Unternehmensleitung oder das Projektportfolio-Board eindeutige, verbindliche Prioritäten setzen kann. Dazu muss dieser fundierte Vorschläge zur Zusammensetzung der Projekte in der Projektlandschaft machen. Vor allem ist immer wieder zu prüfen, ob die Unternehmensstrategie sowie die laufenden und geplanten Vorhaben miteinander vereinbar sind.
Der Multiprojektmanager muss dafür sorgen, dass der Status aller Projekte jederzeit transparent ist. Das bedeutet unter anderem, dass
 

• die Auslastung der Einsatzmittel und der Personalkapazitäten in den Fachabteilungen bekannt ist,
• aktuelle Informationen über die Termin-, Kosten- und Risikosituation sowie den Projektfortschritt aller Projekte bereitgestellt wird und
• über die inhaltlichen, zeitlichen und personellen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Projekten bekannt sind. 

Nur wenn diese Kenntnisse vorhanden sind, können Fragen wie bspw. die folgenden beantwortet werden:
 

• Wie wirkt sich der Abzug von fünf Entwicklungsingenieuren von Projekt A nach Projekt B voraussichtlich auf den Endtermin von Projekt A aus?
• Welche Konsequenzen hat eine Verschiebung des Endtermins von Projekt C um drei Monate auf den Meilenstein M5 im Projekt D?
• Ist es möglich, bei der derzeitigen Ressourcenauslastung in den Entwicklungsabteilungen EA1, EA2 und EA3 für den Kunden X noch termingerecht eine Auftragsentwicklung durchzuführen?
• Wie hoch sind die bisher im Geschäftsjahr für alle Produktentwicklungsprojekte angefallenen Kosten? 
• Welche Fördergelder von Drittmittelgebern sind in diese Projekte geflossen? 
• Wie hoch sind die geschätzten Restkosten für die einzelnen Vorhaben?

Die einzelnen Projektmanager beziehungsweise Programmmanager können keine dieser Fragen beantworten, da sie nur die Situation in ihrem jeweiligen Projekt beziehungsweise Programm kennen.
Die Entwicklung der Infrastruktur für professionelles Projektmanagement ist eine weitere Aufgabe des Multiprojektmanagers. Dazu muss dieser unter anderem
 

• Prozesse definieren (z.B. im Rahmen eines Vorgehensmodells) und auf eine einheitliche Anwendung achten,
• Standards für Projektmanagement erarbeiten und durchsetzen,
• Werkzeuge (z.B. Software) bereitstellen und pflegen,
• Projektbeteiligte ausbilden und
• für eine stetige Weiterentwicklung des Projektmanagementkonzepts in der Organisation sorgen.

Der Multiprojektmanager ist die oberste Stelle in einem Projektmanagement-Office und als „Netzwerker“ baut dieser einen Pool von erfahrenen internen und externen Projektmanagern, -coaches und -beratern auf und hält somit Unterstützungskapazitäten für die Projekte und Programme bereit. Seine Aufgaben erfordern eine ausgesprochen gute Qualifikation und umfassende Leitungserfahrung im Projektmanagement, wie auch eine ausgeprägte soziale Kompetenz.

Der Multiprojektmanager ist kein Ersatz für den Projektmanager, welcher die Verantwortung für das operative Projektmanagement trägt. Der Projektmanager muss den Multiprojektmanager umfassend, aktuell und regelmäßig über sein Projekt und die Beziehungen zu anderen Projekten informieren. Auf die Multiprojektsituation abgestimmte Statusberichte und regelmäßige Treffen sind die wichtigsten Mittel dazu.

Generell sind in der projektbezogenen Unternehmensorganisation sowohl der Programm- wie auch der Multiprojektmanager oberhalb des Projektmanagers angesiedelt. Gerade bei den weiter gefassten Aufgaben des Programm- und Multiprojektmanagers gibt es immer wieder Abgrenzungs- und Klärungsbedarf, erfüllen sie doch unterschiedliche Aufgaben, nehmen andere Rollen ein und haben unterschiedlichen Herausforderungen zu meistern.

Aufgaben

Der Programmmanager hat:
 

• eine Führungsaufgabe, mit Budgetverantwortung und greift situationsbedingt direkt in die Projekte seines Programms ein,
• Personalverantwortung.

Das Programmmanagement ist eine endliche Aufgabe, die erfüllt ist, wenn das Programm abgeschlossen ist.

Der Multiprojektmanager hat:
 

• eine Koordinationsaufgabe, 
• eine Überwachungsfunktion (keine Verantwortung!) für das Budget der Projektlandschaft, 
• die Personalsituation und die Projekte der Projektlandschaft zu analysieren und erkannte Probleme dem jeweiligen Projektmanager, Auftraggeber, bzw. dem Portfolio-Board vorzustellen.

Die Koordination der Projektlandschaft ist eine dauerhafte Aufgabe.

Rollen

Der Programmmanager legt den Fokus auf das Programm, für das dieser als Kapitän fungiert, bis der Zielhafen erreicht ist. 
Der Multiprojektmanager muss den Überblick über die Projektlandschaft behalten und nimmt für deren Steuerung die Rolle eines dauerhaft agierenden Navigators ein.

Herausforderungen

Der Programmmanager hat die vereinbarten Leistungen, innerhalb des festgesetzten Zeit- und Kostenrahmens zu erbringen.
Der Multiprojektmanager muss sich mit den unternehmensinternen Machtspielen auseinandersetzen und diese für die Projekte der Projektlandschaft berücksichtigen.

Projekt-, Programm- und Multiprojektmanager sind drei verschiedene Rollen mit unterschiedlichen Aufgaben und Zielen. Jede Rolle erfordert unterschiedliche Kompetenzen, um die mit der Tätigkeit verbundenen Herausforderungen bestmöglich zu bewältigen. Ob Projekt-, Programm- oder Multiprojektmanager, sie ergänzen sich dort, wo eine Vielzahl von Projekten zu realisieren ist und tragen so zur erfolgreichen Entwicklung der Projekte und Programme des Unternehmens bzw. der projekttragenden Organisation bei.