Projektroadmap – mit Struktur zum Ziel

Als Projektmanager wissen Sie, dass die Planung einer der Grundbestandteile jedes gelungenen Projekts ist, und dass es zudem eine Herausforderung darstellt, einen richtig guten Projektplan aufzustellen. Um diese essenzielle Aufgabe aller Projektmanager anzugehen, stehen Ihnen viele verschiedene Werkzeuge und Methoden zur Auswahl. Sie alle haben natürlich Vor- und Nachteile. Am besten ist es, wenn man mehrere Tools kennt und weiß, verschiedene Techniken einzusetzen oder vielleicht sogar die besten miteinander zu vermischen.
 
Aber zunächst einmal: Worum geht es bei der Projektplanung? Es geht darum, vom Status Quo möglichst kostengünstig, schnell und effizient ans Ziel zu kommen. Das klingt schwer danach, dass ein richtig guter Plan sinnvoll wäre.

Der Projektplan ist ein Dokument, das den langen (oder auch kurzen) Weg aufzeigt, den das Projekt gehen wird oder soll, um zum Ziel zu gelangen. Der Projektplan unterteilt diesen Weg dabei in überschaubare Häppchen – und am Ende eines jeden Häppchens wird ein Teilziel erreicht. Diese nennen wir gerne Meilensteine oder Milestones.
 
Ein Projektplan weist innerhalb dieses Dokuments jemandem die Verantwortung für die jeweiligen Teilabschnitte zu. Bei jedem erreichten Meilenstein besteht die Möglichkeit, den bisherigen Weg zu überblicken, zu überdenken, zu bewerten und eventuell auch Fehler zu korrigieren. Ein gutes Tool, um eine Roadmap für ein Projekt zu erstellen ist ein Gantt-Netzplan. Dieser steht hier aber nur beispielhaft für die verschiedenen Arten, einen Überblick zu behalten.

Digitale Projektpläne haben den enormen Vorteil, dass sie fast unendlich erweiterbar sind. Auf einem Clipboard ist irgendwo einfach der Rand erreicht. Bei einem Gantt-Chart lässt sich immer und überall noch etwas einfügen. Darin besteht aber auch gleichzeitig der Nachteil, denn eine solche Übersicht kann auch schnell unübersichtlich werden, wenn sie zu komplex wird. Das Erfassen der Visualisierung wird mit zunehmender Komplexität fast unmöglich. Alles, was auf einem Din A0 Papier ausgedruckt nicht mehr lesbar ist, kann im Grunde von einem Menschen nicht mehr erfasst werden. Ein anderer Nachteil ist, dass bei einem Gantt Chart nur der Projektmanager Einsicht in das Programm hat und es schwierig ist, den Plan mit anderen Projektteilnehmern zu teilen. Das erschwert die Kommunikation.

Eine gute Alternative zu einem komplexen Projektplan ist die Roadmap. Sie wird von vielen als einfacher eingestuft und es ist tatsächlich auch leichter, sie zu erstellen. Sie können sich die Roadmap wie einen Stadtplan vorstellen oder wie die Darstellung einer Strecke. Eine Roadmap ist nichts anderes als ein Plan, der den Projektablauf zeigt. Wie kommen wir von A nach B? Eine solche Roadmap wird dabei vom gesamten Projektteam erstellt und nicht nur vom Projektmanager. Dies ist einer der entscheidenden Vorteile. Der Dialog führt zum Erstellen der Roadmap und so wird die umständliche Kommunikation von gigantischen Plandokumenten überflüssig. Im Dialog wird eine solche Roadmap auch aktualisiert und überarbeitet.

Idealerweise rufen Sie alle Beteiligten zusammen, die für Ihr Projekt von Bedeutung sind. Nennen Sie es Workshop oder wie Sie wollen. Auf jeden Fall sollten alle dabei sein, deren Input wichtig ist und diese Leute sollten etwas Zeit mitbringen. Sie zeigen nun grob den Weg auf. Sie geben die Punkte A (Status Quo) und B (die vorab formulierte Zielvorstellung) vor und weisen dann mögliche Wege von A nach B auf. Das geht am besten auf dem Papier, wie bei einer wirklichen Straßenkarte. Nutzen Sie lange Papierbahnen oder Tischkärtchen. Das ist einprägsamer als die Visualisierung auf einem Bildschirm, bei dem nicht aktiv eingegriffen werden kann. Markieren Sie entlang Ihrer Strecke die verschiedenen Aufgabenbereiche. Nun erhält jeder Teilnehmer des Workshops eine Karte und schreibt seine eigene Aufgabe oder Verantwortlichkeit darauf. Diesen Aufgaben werden gemeinsam Daten oder Zeiträume zugewiesen und dann können Sie mit dem Ordnen beginnen. Schritt für Schritt entsteht ein ausgefeilter Plan, der den Ablauf des Projektes in allen seinen Schritten zeigt. Ergibt sich eine Frage, eine Diskussion oder ein Verbesserungsvorschlag, können die Karten auf der Zeitschiene verschoben oder angepasst werden.

Durch die Arbeit an der Roadmap und dadurch, dass sich jeder selbst mit seiner Karte und seiner Aufgabe aktiv in die Prozedur einbringt, verinnerlichen die Teilnehmer des Workshops ihre Rollen eher, als wenn sie einfach nur einen komplexen Projektplan vorgelegt bekommen. Die Herausforderungen werden deutlich und auch die Zusammenhänge. Wer hängt von wem ab und wo können Abläufe optimiert werden? Teilziele werden klarer und in den richtigen Zusammenhang gesetzt. Das gemeinsame Erarbeiten verschiedener Lösungsansätze und die gemeinsame Einigung auf die ideale Lösung schweißt ein Team zusammen und sorgt für mehr Commitment und Identifizierung mit dem Projekt.

Die Roadmap kann nicht alles. Sie ist als wichtiger Teil der Projektplanung zu sehen, aber nicht als Ersatz für einen Projektplan. Bevor eine Roadmap überhaupt erstellt werden kann, muss ein Plan gemacht oder wenigstens das Ziel klar definiert werden. Sie müssen auch im Voraus Aufgabenbereiche abstecken und eine grobe Idee haben, wer was übernehmen kann oder sollte. Zudem stößt die Roadmap an ihre Grenzen, wenn es um finanzielle Planung geht. Hierfür gibt es andere gute Tools.