Gedanken eines Projektmanagers zum Thema „Einbeziehung von Stakeholdern und effektive Kommunikation“

Zwei der größten Herausforderungen, mit denen wir in der Regel während der Projektarbeit konfrontiert werden, ist zum einen die nicht ausreichende Einbindung von Stakeholdern und zum anderen unzureichende Kommunikation. Die Schwierigkeit liegt darin, dass er viele hunderte Kommunikationskanäle und -wege sowie viele verschiedene Stakeholder geben kann.
 
Als Portfolio-, Programm- und Projektmanager verbringen wir die meiste Zeit unseres Tages damit, zu kommunizieren. Aber eine solche One-Man-Show funktioniert in komplexen Projekten mit vielen Kommunikationswegen nicht. Das bedeutet für uns, dass es einen gut definierten und detaillierten Kommunikationsplan geben muss, der die Richtung vorgibt, inwieweit Aufgaben, die die Stakeholderkommunikation betreffen, delegiert werden können

Über die Jahre habe ich von vielen Projekten gehört, deren Projektleiter die Stakeholderidentifizierung, -analyse, -einbindung und -kommunikation auf die leichte Schulter genommen haben. Raten Sie, was aus diesen Projekten geworden ist.
 

Die richtige Einbindung von Stakeholdern und eine effektive Kommunikation können viel bewirken und wesentlich zum Erfolg des Projekts beitragen. Es ist das Ass im Ärmel, an dem jeder Manager festhalten und es klug und nach Bedarf einsetzen sollte. Es geht um die "Einbeziehung" der Stakeholder und nicht um das "Management" dieser. Stakeholder mögen es nicht, gemanagt zu werden, aber sie schätzen es, wenn sie eingebunden werden. Und genau hier beginnen viele Probleme, wenn Manager Zeit damit verbringen, Stakeholder zu managen, statt sie einzubinden.

In der Einbeziehung von Stakeholdern geht es um zwei wesentliche Dinge: Effektive Kommunikation und Transparenz. Diese beiden Aspekte gehen Hand in Hand. Je mehr Wert Sie auf effektive sowie effiziente und transparente Kommunikation legen, desto mehr Vertrauen werden die Stakeholder Ihnen entgegenbringen und letztendlich spiegelt sich dieses Vertrauen in den Einkäufen wider.
Neben der klassischen „verbalen Kommunikation“ gibt des bei der Stakeholderkommunikation und -einbindung weitere Arten, welche während des Projektes zum Einsatz kommen sollten:
 

Aber Moment! Es ist zwar wichtig, die Stakeholder einzubinden und mit ihnen zu kommunizieren, aber stellen Sie sicher, dass die Entscheidungen wie kommuniziert wird, von Ihnen getroffen wird - und zwar objektiv, basierend auf einer sorgfältigen Analyse der Haltung, Einstellung und Interessen der Stakeholder. So kommunizieren Sie zum Beispiel mit einem Stakeholder, der zwar gegen das Projekt Vorbehalte hat, aber über viel Einfluss und Interesse verfügt anders, und gehen anders auf ihn ein als auf einen Stakeholder, der Vorbehalte hat, aber über wenig Einfluss und Interesse verfügt.  Wenn Sie mit Stakeholdern willkürlich umgehen und keine fundierten Entscheidungen treffen, verschwenden Sie Ihre Zeit, deren Zeit und schaden dem Projekt höchstwahrscheinlich mehr, als dass Sie einen guten Einfluss auf das Projekt haben.

Für mich persönlich ist die Planung der Stakeholdereinbindung und die Kommunikation mit diesen eine der wichtigsten Aufgaben zu Beginn des Projekts, während des Projekts und sogar nach Projektabschluss, um künftige Beziehungen zu pflegen. Ich habe Projekte gesehen, die hinsichtlich der Zeit, des Budgets, des Risikos und der Qualität sehr gut geplant waren, bei denen aber die Kommunikation und die Einbindung der Stakeholder mangelhaft waren. Das Ergebnis war, dass diese Projekte entweder gescheitert sind oder kaum überlebt haben.

Sie als Führungskraft sollten Ihre Soft Skills einsetzen, um sicherzustellen, dass Sie Menschen zusammenbringen, sich mit ihnen beraten, einen Konsens zwischen ihnen erzielen, Konflikte zwischen ihnen lösen und vor allem dafür sorgen, dass sie sich geschätzt fühlen und dass ihre Meinung zählt.