5 Strategien für besseres Zeitmanagement

Der durchschnittliche CEO eines Technologieunternehmens verbringt etwa 4.200 Stunden pro Jahr bei der Arbeit. Das klingt nach viel Zeit - und das ist es auch. Studien zeigen jedoch, dass Tech-CEOs einen Großteil ihrer Zeit nicht effektiv nutzen und dass es bei der Nutzung der Arbeitszeit noch Optimierungspotenzial gibt – und das gleiche gilt für Projektmanager.
Auch der Tag von Projektmanagern hat nur 24 Stunden. Die Zeit, die ihnen täglich zur Verfügung steht, ist also begrenzt, nichtsdestotrotz sind ihre To-Do-Listen prall gefüllt. Projektmanager können es sich also nicht leisten, ihre Zeit schlecht zu nutzen. Was können Projektmanager also tun, um besseres Zeitmanagement zu betreiben?
Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Produktivität steigern können, ohne Ihren Arbeitstag zu verlängern.

Projektmanager verbringen viel Zeit mit Besprechungen, das kennen Sie bestimmt von Ihrem eigenen Alltag. Doch die Hälfte dieser Zeit wird in Besprechungen verbracht, die Zeitverschwendung sind und keinen Nutzen bringen. Wahrscheinlich waren wir alle schon einmal in einer Besprechung, von der wir dachten, dass sie problemlos in einer E-Mail hätte abgehandelt werden können.
Viele Besprechungen zwingen Sie dazu, Ihre eigentliche Arbeit mehrmals am Tag zu unterbrechen, wodurch Sie an Schwung und Produktivität verlieren. Und wenn dann noch die Verantwortung für die Organisation der Besprechung hinzukommt, muss zusätzliche Zeit für die Planung aufgewendet werden. Aber genau hier können Sie ansetzen, um die Effizienz von Besprechungen zu steigern: Tragen Sie nicht einfach einen Termin in den Kalender ein, sondern denken Sie über die Besprechung nach und erstellen Sie einen Zeitplan für den Ablauf der Besprechung. Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, Ihre Besprechungen zu standardisieren? Dies bringt einen großen Vorteil, wenn Sie dieselben Besprechungen wiederholt ansetzen müssen. Ein Scrum Master ist zum Beispiel für die Planung des Sprint Review Meetings verantwortlich. Diese Meetings bzgl. ihres Ablaufs zu standardisieren ist ein Leichtes. Doch auch außerhalb von Scrum gibt es wiederkehrende Meetings. Wenn ein Projektleiter zum Beispiel das Bedürfnis hat häufig Feedbackgespräche Mitarbeitenden zu führen, dann sollte dieser darüber nachdenken bestimmte Verfahren für solche Einzelgespräche festzulegen.
Mit der Zeit werden Sie die Abläufe für die wiederkehrenden Besprechungen. Sie wissen dann, wie Sie die Besprechung auf Kurs halten und für einen reibungslosen Ablauf sorgen können. Außerdem können Sie Ihre Besprechungen auf einen kurzen Zeitrahmen beschränken und unnötige Gespräche vermeiden, was allen Beteiligten zugutekommt.

Können Sie sagen, wie viel Zeit Sie täglich mit der Bearbeitung Ihrer E-Mails verbringen? Wahrscheinlich investieren Sie ein gutes Viertel Ihrer Arbeitszeit in das das Verfassen und Lesen von E-Mails, aber auch die E-Mail-Verwaltung nimmt viel Zeit in Anspruch. Auf die E-Mailkommunikation können Sie natürlich nicht verzichten, aber Sie können eine Menge Zeit sparen, wenn Sie Ihren Posteingang gut organisieren. Einige Unternehmen haben die "Inbox Zero"-Strategie eingeführt, einen rigorosen Prozess, der dafür sorgt, dass der Posteingang immer leer oder fast leer ist. Auch wenn "Inbox Zero" für manche Menschen funktioniert, müssen Sie nicht unbedingt diese Strategie verfolgen, um Ihren Posteingang zu organisieren.
Sie können auch kleine Schritte unternehmen, die eine große Wirkung haben. Ein solcher Schritt besteht darin, E-Mail-Benachrichtigungen zu deaktivieren.  Wenn Sie den ganzen Tag über Benachrichtigungen erhalten, werden Sie von anderen wichtigen Arbeiten abgehalten. Diese Unterbrechungen führen zu Verzögerungen bei der Wiederaufnahme Ihrer Arbeit, so dass Sie mehr Zeit verlieren, als Sie vielleicht denken. Möglicherweise haben Sie Angst, eine wichtige Nachricht zu verpassen? Aber "Notfall-E-Mails", die eine sofortige Antwort erfordern, sind sehr selten. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden stattdessen die Möglichkeit, Sie in dringenden Fällen über einen anderen Kanal zu erreichen. Auf diese Weise werden Ihre Mitarbeitenden nicht allein gelassen und Sie verpassen nichts Wichtiges, das sofortiges Handeln erfordert.
Im Durchschnitt rufen wir unsere E-Mails 15-mal pro Tag ab, also etwa alle 37 Minuten. Aber ist das wirklich notwendig? Eigentlich reicht es völlig aus, wenn Sie Ihren Posteingang einmal pro Stunde durchsehen und abarbeiten.
Denken Sie daran, dass die meisten Menschen keine sofortige Antwort erwarten, wenn sie eine E-Mail senden. Eine Antwort innerhalb einer Stunde ist schnell genug. Sie gehen auch mit gutem Beispiel voran, wenn Sie Ihre E-Mails nicht umgehend beantworten. Denn dann fühlen sich Ihre Teammitglieder auch nicht gezwungen, sofort auf E-Mails zu antworten, was ihnen die tägliche Arbeit erleichtert.

Ihr Posteingang ist zwar wichtig, aber mindestens genauso wichtig ist es, dass Sie sich nicht von Ihrem Arbeitsplatz ausbremsen lassen. Ein unordentlicher Arbeitsplatz führt zu Zeitverschwendung, was wiederum bedeutet, dass Sie weniger Zeit für wichtige Aufgaben haben. Eine ordentliche Arbeitsumgebung führt zu einem ordentlichen Zeitplan.
Eine Strategie für mehr Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz ist die 5S-Methode. Die 5S-Methode hat ihren Ursprung in Japan und steht für Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke, was so viel bedeutet wie selektieren, sortieren, säubern, standardisieren und Selbstdisziplin üben. 
Zuerst selektieren Sie: Was wollen Sie behalten? Was ist nur Ballast? Dann sortieren Sie das, was Sie behalten wollen, und platzieren die Dinge, die Sie am häufigsten brauchen, in Ihrer unmittelbaren Nähe. Nach dem Sortieren säubern Sie Ihren Arbeitsbereich. Sobald Sie diese Aufgaben an einem Arbeitsplatz erledigt haben, übertragen Sie das Prinzip auf das gesamte Unternehmen und standardisieren die Abläufe. Der letzte Schritt besteht darin, dass Sie diese Praxis beibehalten – dazu benötigt es Selbstdisziplin.

Warum machen Sie und Ihr Team immer noch alles von Hand? Sie können Ihr Team von zeitraubenden Aufgaben befreien, indem Sie Software mit Künstlicher Intelligenz (KI) einsetzen. 
KI kann fast jedem Team in einem Unternehmen zugutekommen, von der Technik bis zum Kundenerfolg. Dementsprechend wird auch Ihr Projektteam vom Einsatz von KI profitieren. Ihr Team kann KI nutzen, um Daten zu verwalten, Zielgruppen zu segmentieren, Workflows zu automatisieren und vieles mehr. Wenn Sie keine KI-Technologie einsetzen, verbringen Sie wahrscheinlich unnötig viel Zeit mit Routineaufgaben. 
Durch die Automatisierung bestimmter Teile eines Projektes können Sie und Ihr Team sich auf andere Aufgaben konzentrieren, die wirklich menschliches Denken und Handeln erfordern.

Der italienische Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto stellte die Theorie auf, dass bei jeder Art von Arbeit 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Aufwands erzielt werden. Nach der 80/20-Regel oder dem Pareto-Prinzip kann man also den größten Teil einer Aufgabe erledigen, wenn man nur 20 % des Aufwands dafür einsetzt. Je nachdem, um welche Aufgabe es sich handelt, können Sie Ihre Zeit und Energie auf die Bereiche konzentrieren, in denen sie die größte Wirkung erzielen. Vergessen Sie jedoch nicht, dass Sie letztlich 100 % investieren müssen, wenn Sie 100 % erreichen wollen.
Wenn Sie die Gewohnheiten hochproduktiver Menschen übernehmen, legen Sie den Grundstein für ein erfolgreiches Zeitmanagement. Zusätzlich zum Pareto-Prinzip können Sie Ihr Zeitmanagement verbessern, indem Sie Ablenkungen minimieren. Natürlich tun Sie dies bereits, indem Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigungen ausschalten, aber es gibt noch andere Möglichkeiten, Ablenkungen in Schach zu halten.
Wenn Sie im Büro regelmäßig in sozialen Medien unterwegs sind, sollten Sie eine App herunterladen, die diese Plattformen auf Ihren Arbeitsgeräten blockiert. Oder wenn Sie oft von zufälligen Ideen abgelenkt werden, die Sie zu umfangreichen Google-Suchen verleiten, sollten Sie Ihre Gedanken aufschreiben, sobald diese auftauchen. Später können Sie Ihre Notizen durchgehen und nach den Antworten recherchieren, anstatt Ihren Tag zu unterbrechen, um in die Untiefen der Suchmaschinen einzutauchen.

Als Projektleiter sollten Sie sich darum bemühen, Strategien für besseres Zeitmanagement zu implementieren, denn letztendlich wird Ihr Projekt davon profitieren. Bekanntlich ist die Zeit zusammen mit dem Budget und der Qualität ein Teil des magischen Dreiecks im Projektmanagement, und wenn Sie Ihre Ressourcen - und dazu gehört auch die Zeit - richtig verwalten, wird sich das auszahlen. Darüber hinaus werden Sie im Laufe der Zeit immer besser darin werden. Wenn Sie heute anfangen, Zeitmanagement anzuwenden, dann können Sie bei späteren Projekten nur gewinnen. 
Abschließend wollen wir nochmal betonen, dass Sie als Projektleiter ein Vorbild für Ihr Team sein müssen – das gilt natürlich auch für das Zeitmanagement. Wenn Sie Zeitmanagementstrategien umsetzen, bringen Sie Ihr gesamtes Team auf einen besseren Kurs.

Autor: John Marquez ist ein Experte für digitales Marketing mit über 7 Jahren Erfahrung in diesem Bereich. In seiner Freizeit beschäftigt er sich mit der Frage, wie er seine Arbeit produktiver gestalten kann, und entwickelt Arbeitsstrategien, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Folgen Sie ihm auf Twitter unter @J_PMarquez.