Projekterfolg für jede Projektgröße

Projektarbeit ist überall an der Tagesordnung. Die verschiedensten Projekte werden in Start-Ups und Großkonzernen mit hundert verschiedenen Tools und tausend verschiedenen Methoden gemanagt. Die Bezeichnung Projektmanager ist heute so vielseitig wie sie es wohl noch nie war und ebenso unterschiedlich wie die Manager sind auch die Projekte, die es mittlerweile in fast jeder Branche gibt. Petra Menzel, Geschäftsführerin von Gordion Projects GmbH macht sich in einem Artikel auf IT Daily Gedanken darüber, was all diese Projekte gemeinsam haben, unabhängig von ihrer Größe. Vom Zweimannbetrieb bis zum Börsenkonzern lassen sich gewisse Erfolgsfaktoren im Projektmanagement ausmachen. Diesen ist Petra Menzel auf den Grund gegangen.

Petra Menzel schöpft aus eigener Erfahrung, wenn es um Projekte geht, die dank verschiedener Faktoren große Erfolge gefeiert haben. Sie kennt aber auch Projekte, die sie gerne mit einem gordischen Knoten vergleicht und an denen sich so mancher die Zähne ausgebissen hat. Dank New Work Ansätzen und Innovationsgeist halten es die meisten Unternehmen so, dass sie ihr alltägliches Business parallel zur Entwicklung neuer Produkte und Services laufen lassen. Die Erfolgsfaktoren dieses Zusammenspiels hat Petra Menzel untersucht. Im Folgenden fassen wir ihren Artikel für Sie zusammen.

Schon der Begriff „Projektarbeit“ klingt anstrengend. Er ist für viele Synonym für Zeitdruck, Deadlines, Überstunden. Manche Manager verzagen schon, wenn sie diesen Begriff nur hören. Andere gehen voller Motivation an die Projekte heran, geraten aber auf dem Weg irgendwann ins Straucheln. Mit sich häufenden Schwierigkeiten sinkt die Motivation. Mit sinkender Motivation verlangsamt sich das Tempo. Mit langsamerem Tempo sind kaum noch Erfolge ersichtlich, was wiederum die Motivation senkt. Frust baut sich auf und keiner weiß so genau, warum. Petra Menzel macht eine fehlende Balance zwischen Freiraum und Struktur sowie das Fehlen von Wertschätzung im Team, Achtung untereinander und Transparenz in vielen Fällen für das Scheitern verantwortlich. Hin und wieder gibt es auch mal eine weniger gute Idee oder Ziele, die einfach unerreichbar sind. Aber nach Petra Menzels Erfahrung ist meistens das Vorgehen Grund für den Misserfolg. Schubladenorientiertes Vorgehen ist verbreitet und kann sehr hinderlich sein.

Aktuell liegt agiles Management im Trend. Es verspricht Kreativität, Innovation und Geschwindigkeit – aber es bietet sich trotzdem nicht für alle Projekte an. Wer eine klare Deadline hat, kann es sich nicht immer leisten, allzu agil zu arbeiten. Das erhöht den Druck oft ins Unermessliche. Hier kann klassisches PM mit klaren Strukturen und klaren, festeren Zeitplänen die bessere Lösung sein, auch wenn es nicht modern erscheint. Dagegen spricht der Mangel an Flexibilität. Warum also nicht eine Kombination suchen, einen Kompromiss, der aus beiden Welten das beste herausholt und etwas kreiert, das einfach perfekt für dieses eine spezielle Projekt passt? Petra Menzel plädiert dafür, gezielt zu lernen, wo klassische und wo agile Strukturen zielführender sind und die Grenzen verschwimmen zu lassen.

Wer ein Projekt erfolgreich abschließen will, braucht eine klar definierte Motivation, ein Ziel und einen Grund, dieses Ziel zu erreichen. Viele Verantwortliche formulieren zu Anfang ein Ziel und denken dann, dass einfach alles klar ist. Meistens stimmt das nicht. Selbst ein klares Ziel bedeutet noch lange nicht, dass es auch erreichbar ist und schon gar nicht, dass es sich einfach strukturieren lässt. Petra Menzel hat erlebt, dass die besten Projekte immer die waren, die in der Ideenentwicklung besonders unbefangen angegangen wurden. Am Anfang ist alles erlaubt. Erst in der Entwicklungsphase geht es dann an die Umsetzung. Für die Verteilung der Aufgaben und für die Zusammenarbeit dürfen allerdings auch ganz frei Ideen eingebracht werden. Viele Konflikte in Teams kommen auf, weil einfach nicht von Anfang an über Erwartungen, Aufgabenverteilung und Wünsche gesprochen wurde. Jemand fühlt sich übergangen, überfordert, bevormundet, dabei gab es bloß ein Missverständnis, das in einem einfachen Gespräch hätte beseitigt werden können. Dazu kommt, dass auch in den weiterführenden Phasen oft Dinge nicht angesprochen werden aus Angst, vor einem Konflikt. Wer Optimierungsbedarf sieht, sollte stets ermutigt werden, das auch anzusprechen. Ohne Angst vor unangenehmen Reaktionen. Den Verantwortlichen muss als oberstes Ziel daran gelegen sein, dass alle Teammitglieder gerne und mit Begeisterung am Projekt arbeiten, ohne Vorbehalte, ohne Angst, ohne falsche Scheu.

In jedem Team treffen die unterschiedlichsten Persönlichkeiten aufeinander. Genau das macht die Stärke eines Teams aus, kann aber auch eine Herausforderung sein. Damit jeder seine besten Eigenschaften ideal einsetzen kann, ist Wertschätzung oberstes Gebot. Konträre Charaktere gehen oft vollkommen unterschiedlich an eine Aufgabe heran. Mit beiden Elementen und beiden Ansätzen kann jedoch ein geübter Projektmanager den idealen Mittelweg finden und beide Charaktere so einsetzen, dass sie mit ihren speziellen Fähigkeiten zum Erfolg des Projektes beitragen und sich zudem noch komplementär ergänzen. Als guter Projektmanager finden Sie sicher einen Weg, ihre Teammitglieder nach ihren Stärken zu beurteilen und sie auch genau da einzusetzen, wo Sie sie brauchen und wo sie sich meist auch am wohlsten fühlen.