Frischen Wind ins Meeting bringen

Besprechungen sind im Alltag eines Projektmanagers und aller, die mit Projekten zu tun haben, ein nahezu tägliches Ereignis. Sie kennen das sicher auch, ständig sitzen Sie in Meetings, in denen entweder etwas diskutiert, etwas entschieden, etwas präsentiert oder etwas erarbeitet wird. Manche Meetings sind zielführend, andere sind langatmig und schlecht organisiert. Aber Sie haben sich damit abgefunden, dass Sie einen Großteil Ihrer Zeit damit verbringen, sich mit allen möglichen Menschen und Gruppen persönlich oder digital zusammenzusetzen. Mal eine halbe Stunde, mal einen ganzen Tag. Daher lohnt es sich, das Thema einmal mehr aufzugreifen und sich mit der Frage zu beschäftigen, wie man in diesen grauen Besprechungsalltag ein wenig frischen Wind bringen kann.

Wenn Sie vermeiden wollen, dass Ihr Meeting zäh und zeitraubend wird, dann denken Sie zunächst einmal darüber nach, ob Sie überhaupt ein Meeting brauchen. Nicht immer ist eine persönliche Besprechung der einzige und beste Weg, um eine Entscheidung zu erhalten oder Informationen zu vermitteln. Neben dem generellen Vermeiden von Besprechungen ist die zweite mögliche Strategie das zeitliche Verkürzen von Meetings. Es gibt zahlreiche Methoden, um eine Besprechung so kurz und so effizient wie möglich zu gestalten. Aber hier soll es heute um die dritte Strategie gehen. Nehmen wir an, Sie brauchen ein Meeting. Okay, aber dann gestalten Sie es so spannend und spritzig, dass es wie im Fluge vergeht und alle mit Feuereifer dabei sind! Und mal ehrlich, Sie kennen das doch auch, dass Sie in einem Meeting sitzen, das Thema Sie eigentlich interessiert oder zumindest interessieren sollte und dann fallen Ihnen langsam aber sicher die Augen zu, einfach, weil Ihre Konzentrationsfähigkeit und Auffassungsgabe nach einer Weile nachlassen oder Sie gar nicht mehr gefragt sind und deshalb abdriften.

Doch wie kann man es besser machen? Bereiten sie zunächst wie gewohnt alles vor, thematisch und vom Ablauf her. Aber machen Sie sich am besten dabei direkt Gedanken darüber, wie Sie es schaffen, dass in diesem Meeting niemand einschläft oder mit der Konzentration hadert. Führen Sie sich vor Augen, dass die meisten Menschen nach etwa einer viertel Stunde schon in Gedanken abschweifen. Setzen Sie also gezielt Methoden ein, die alle bei der Stange halten und die Aufmerksamkeit binden. Das gilt vor allem für Präsentationen, bei denen Sie selbst viele Informationen vermitteln und alle anderen vornehmlich zuhören müssen.
 
Tipp 1: Ein paar Kalorien verbessern die Aufmerksamkeit. Bei einer langen Besprechung können Kekse, ein Kaffee, etwas Obst oder Schokolade die Konzentrationsfähigkeit zurückbringen. Die Anwesenden empfinden diese Häppchen oder Getränke als Belohnung und Wertschätzung und sind danach wieder frischer bei der Sache. Verbinden Sie das mit Tipp 2: Mikropausen. Legen Sie etwa alle 40 bis 45 Minuten eine winzige Pause in Ihrer Präsentation ein. Nur ein paar Minuten, vielleicht fünf. Geben Sie allen die Möglichkeit ein paar Schritte zu tun, sich zu bewegen, Toilettenpause oder eben einen Kaffee oder Keks zu holen. Dabei sollten Sie die Fenster öffnen, denn frische Luft ist gut für Kreislauf und Konzentrationsfähigkeit.

Die folgenden Tipps zielen auf die aktive Einbindung der Besprechungsteilnehmer ab. Die beste Chance, dass alle mitdenken und geistig voll dabei sind, besteht darin, sie alle selbst mitmachen zu lassen. Das lässt sich zum Beispiel mit einer kleinen Gruppenarbeit oder Gruppenübung bewerkstelligen. Idealerweise denken Sie sich etwas aus, bei dem die Zuhörer in kleinen Gruppen stehend an einem Flipchart oder einer Tafel ein Brainstorming zu einem bestimmten Thema machen.
 
Generell ist die Nutzung von Flip Chart, Tafel, Pinnwand oder ähnlichem eine gute Idee, um Abwechslung in die eintönige Power Point Präsentation zu bringen. Prima ist auch das Arbeiten mit Kärtchen oder Post-Its, weil dann zur visuellen die taktile Komponente kommt, was für die Auffassungsgabe und das Erinnern der Inhalte sehr gut ist. Hören und Sehen und zusätzlich etwas anfassen verbessert die Chancen, dass es uns im Gedächtnis bleibt.
 
Es klingt zwar etwas ungewöhnlich, aber ein Quiz oder ein Spiel zwischendurch können hervorragende Mittel sein, um die Augenlider am Zufallen zu hindern und etwas Bewegung ins Meeting zu bringen. Spiele eignen sich vor allem, wenn Sie trockene Zahlen präsentieren müssen. Trauen Sie sich ruhig, Ihre Mitstreiter für eine richtige Antwort mit einem Bonbon oder Keks zu belohnen. Wer mit seiner Schätzung am nächsten an der richtigen Zahl ist, bekommt eine Lakritzschnecke. Kindisch? Vielleicht ein bisschen, aber es wirkt oft Wunder und animiert tatsächlich viele Menschen zur Mitarbeit und zum Mitdenken, wenn ihr Ehrgeiz gepackt ist – selbst wenn es nur um ein Gummibärchen geht. Alle gewinnen gerne. Und machen Sie sich keine Sorgen darum, dass Ihre Mitarbeiter Sie nicht ernst nehmen würden, wenn Sie hin und wieder in die Trickkiste der Animation greifen. Der großen Mehrheit von Menschen ist ein wenig Abwechslung absolut willkommen im Berufsalltag und Tricks wie diese helfen sogar dabei, sich an das Besprochene besser zu erinnern. Der einzige Nachteil an der Sache ist: Wenn Sie mal damit angefangen haben, spannendere Meetings abzuhalten, dürfen Sie nicht mehr in alte Muster zurückfallen und wieder mit langweiligen Besprechungen beginnen. Waren Sie einmal aktiv und kreativ, müssen Sie die von nun an an Sie gestellten Erwartungen dauerhaft bedienen.