Das Magische Dreieck im Projektmanagement

Jeder Projektmanager lernt in seiner Ausbildung etwas über das Magische Dreieck. Der Name ist etwas irreführend, denn das Magische Dreieck hat nichts mit Magie zu tun – im Gegenteil, es ist ein rein logisches Konzept. Es beschreibt die Abhängigkeiten zwischen den drei wichtigsten Zielen in einem Projekt: Termin, Kosten und Leistung.

Das Magische Dreieck veranschaulicht eine Vielzahl von Wechselwirkungen zwischen den Projektzielen an den drei Spitzen des Dreiecks. Veränderungen bei einem der Ziele Termin, Kosten oder Leistung, z. B. durch Anpassung der Prioritäten, führen unweigerlich zu Verschiebungen der Positionen und Relationen der anderen Ziele. Durch die Verwendung des Magischen Dreiecks als Modell können effizientere Lösungen gefunden werden, da bestimmte Situationen visualisiert werden können. Dies ermöglicht es, Verbindungen zwischen den Zielen in einem Projekt herzustellen. Das Magische Dreieck erweist sich als ein sehr nützliches Instrument, da es Projektmanagern ermöglicht, dem Auftraggeber diese Abhängigkeiten auf sehr anschauliche Weise zu demonstrieren.

Beim Terminziel steht zeitliche Planung von Start- und Endterminen, Zwischenterminen und wichtigen Meilensteinen im Mittelpunkt. Diese können vor Projektbeginn in einem Zeitplan, wie einem Gantt-Chart, genau festgehalten werden. Dabei werden die einzelnen Arbeitspakete zeitlich begrenzt und die Reihenfolge wird festgelegt. Auf diese Weise lässt sich der Aufwand ermitteln und letztlich auch der geplante Zeitrahmen festlegen.

Eine Überschreitung dieses Zeitrahmens kann sich auf die Kosten auswirken, da möglicherweise zusätzliche finanzielle Mittel benötigt werden, um sicherzustellen, dass das Projekt nicht wesentlich vom Zeitplan abweicht.

Dieser Zusammenhang lässt sich leicht an einem alltäglichen Beispiel verdeutlichen. Wenn wir bei der Post eine Expresslieferung wünschen, bezahlen wir einen höheren Preis als bei einer Standardlieferung, da wir das Paket in kürzerer Zeit erhalten. Genauso ist es im Projektmanagement. Konflikte zwischen Termin und Kosten treten häufig in der Endphase eines Projekts oder kurz vor dem Erreichen eines Meilensteins auf. In solchen Situationen, in denen die Zeit knapp ist und Termine eingehalten werden müssen, stellt sich immer die Frage, ob ein Budget vorhanden ist, um z. B. zusätzliches Personal auf die Baustelle zu schicken, um den zeitlichen Rückstand aufzuholen, oder ob es möglich ist, das Terminziel anzupassen. Alternativ kann auch der Leistungsumfang angepasst werden, um den Termin zu erreichen. In einer solchen Situation muss entschieden werden, wo die Prioritäten liegen: Will der Auftraggeber, dass der Termin um jeden Preis eingehalten wird, oder ist er eher kostensensibel und nimmt eine Überschreitung des Termins in Kauf? Ist er vielleicht sogar bereit, Abstriche bei der Leistung zu machen, nur um den Termin einzuhalten? 

Kosten bezeichnen nicht nur den finanziellen Aufwand, sondern auch das zur Verfügung stehende Budget. Das Budget wird vor Projektbeginn festgelegt und sollte nicht überschritten werden, um eine wirtschaftliche Projektdurchführung zu gewährleisten. Die Kostenplanung muss also vor Projektbeginn erfolgen. Dabei ist wichtig, dass auch andere Ressourcen wie Hilfsmittel oder externe Unterstützung in die Kostenplanung einbezogen werden, da diese ebenfalls ein Budget erfordern. 

Problematisch wird es, wenn das Budget aufgebraucht ist. Wenn alle Aktivitäten geplant und die verbleibenden Ressourcen bekannt sind, muss der Projektmanager entscheiden, ob das Projekt innerhalb des Budgets mit kostengünstigeren Materialien fertiggestellt werden soll, oder ob die Qualität Vorrang hat und das Budget - wenn möglich - erhöht werden soll. Aber auch hier kann es möglich sein, die Kosten wieder in den Rahmen zu bringen, wenn der Zeitplan angepasst wird. Beispielsweise kann es möglich sein, dass durch eine Verschiebung des Terminziels Kosten eingespart werden können.

Die Leistung umfasst die erwarteten Ergebnisse des Projekts. Je umfangreicher die Arbeitspakete und Aktivitäten sind, desto größer ist der Zeit- und Kostenaufwand. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Projektanforderungen im Voraus klar zu definieren und zu spezifizieren, um den Umfang der Leistung abzustecken. Dabei ist es auch wichtig, dass das Leistungsziel, d.h. die Erwartungen an die Qualität des Projektes, mit allen Projektbeteiligten abgestimmt wird. Dies schafft ein gemeinsames Verständnis des Projektgegenstands und verhindert, dass während des Projekts Anpassungen vorgenommen werden müssen, um vorher geäußerten Einschätzungen gerecht zu werden.

Es kann aber auch zu Problemen zwischen Leistung und Kosten bzw. Terminen kommen. Möglicherweise enthält das Projekt besonders anspruchsvolle Bauteile oder sogar künstlerische Elemente wie eine aufwendig geschnitzte Freitreppe in einem Foyer, einen hochsensiblen Technikraum oder ein bedeutendes Glasfenster. In solchen Fällen ist in der Regel eine detaillierte Planung erforderlich. Gerade bei komplexen Anlagen stellt sich immer wieder heraus, dass das Projekt nicht termin- oder kostengerecht fertiggestellt werden kann, sei es, weil ein Fachbüro mehr Zeit oder mehr Personal benötigt als ursprünglich geplant, oder weil durch ungewöhnliche Umstände unerwartete Probleme auftreten. Dies kann zu Konflikten zwischen dem angestrebten Zeitplan, den Kosten und dem Detaillierungsgrad bzw. dem Umfang der Planung führen. Das Projektteam muss eng mit dem Auftraggeber zusammenarbeiten, alle möglichen Alternativen aufzeigen und schnell entscheiden, ob das Leistungsziel, die Kosten oder die Zeit Priorität haben.

Letztlich müssen die drei Ziele eines Projektes bei der Umsetzung immer im Blick behalten werden. Dabei darf jedoch ein vierter Faktor nicht aus den Augen verloren werden: die Zufriedenheit des Kunden. Diese kann nur durch ein ausgewogenes Verhältnis der einzelnen Ziele und durch eine enge Abstimmung bei Abweichungen erreicht werden. 

Wenn sich im Laufe des Projektes die Ziele ändern, weil der Kunde eine Änderung einbringt, Ressourcen nicht zur Verfügung stehen oder äußere Einflüsse auf das Projekt einwirken, muss anders geplant werden, d. h. die Ecken geraten aus dem Gleichgewicht und es muss ein Kompromiss gefunden werden. Dieser hängt stark davon ab, auf welches der drei Ziele der Auftraggeber besonderen Wert legt. Soll der Kostenrahmen eingehalten werden? Soll die volle Leistung erbracht werden? Oder soll der zeitliche Rahmen nicht überschritten werden? Dies zeigt, dass das Magische Dreieck kein starres, sondern ein flexibles Konstrukt ist, denn nur so können Anpassungen vorgenommen und Prioritäten gesetzt werden.

Wenn die Leistung im Vordergrund steht und unerwartete Ereignisse auftreten, müssen die Kosten und/oder die Zeit angepasst werden, um das Leistungsziel zu erreichen. Eine Anpassung des Kostenziels kann dazu führen, dass mehr Personal eingestellt werden muss. Eine Verschiebung des Termins kann dazu führen, dass das vorhandene Personal mehr Zeit hat, um die geforderte Leistung zu erbringen.

Wenn jedoch der Schwerpunkt auf der Zeit liegt, muss entweder die Leistung reduziert werden, d.h. einige Anforderungen müssen gekürzt werden, oder die Kosten müssen erhöht werden, um mehr Personal einstellen zu können. Gerade im letzteren Fall ist es wichtig, die Genehmigung des Auftraggebers für eine Budgeterhöhung zu haben, bevor dieser Fall eintritt. 

Diese Beispiele zeigen sehr deutlich, wie flexibel das Magische Dreieck sein muss und wie genau auf die einzelnen Aspekte geachtet werden muss, um den Auftraggeber zufrieden zu stellen. 

Zu diesem Zweck ist es sinnvoll, einen Prozess für Änderungswünsche zu entwickeln. Egal wie gut ein Projekt geplant ist, es kann immer zu Abweichungen kommen. Dieser Prozess stellt sicher, dass Änderungen nicht einfach umgesetzt werden, sondern dass das Team entscheiden kann, ob die Änderung überhaupt notwendig ist und an welchen Stellschrauben gedreht werden muss, damit die Änderung integriert werden kann.

Das Magische Dreieck ist eine gute Hilfe bei der Projektplanung, da es die wichtigsten Punkte gut visualisiert. Durch die vorherige Festlegung der Leistungsziele wird Planungssicherheit geschaffen und Überforderung vermieden, da alle Beteiligten einbezogen und Kosten und Termine entsprechend geplant werden. Sollte sich dennoch auf einer Seite etwas ändern, also Konfliktsituationen entstehen, kann der Projektmanager in Absprache mit dem Auftraggeber eine Entscheidung treffen, um das Magische Dreieck wieder ins Gleichgewicht zu bringen. Dabei sollte der Projektmanager immer im Auge behalten, dass das Projekt einen optimalen Erfolg erzielen soll, dass also auch die Kundenzufriedenheit eine Rolle spielt und sich alles gegenseitig beeinflusst.