5S-Methode - Optimierung des Arbeitsplatzes
Lean Management ist nicht unbedingt eine Form des Managements, sondern vielmehr eine im Unternehmen gelebte Philosophie. Es geht darum, Prozesse zu optimieren und die Wertschöpfung so effektiv und effizient wie möglich zu gestalten. Es werden nur Prozesse betrachtet, die aus Sicht des Kunden einen Mehrwert schaffen; ist dies nicht der Fall, ist der Prozess nicht lean und wird entfernt oder angepasst. Dies erhöht die Kundenorientierung enorm und sichert die Wettbewerbsfähigkeit. Lean Management kann mit einer Reihe von Methoden umgesetzt werden. Eine dieser Methoden ist die "5S-Methode".
Die 5S-Methode optimiert den eigenen Arbeitsplatz und das Arbeitsumfeld. Auch hier wird alles entfernt, was nicht wertschöpfend ist. So kann man sich nur auf das konzentrieren, was wertschöpfend ist und Verschwendung wird minimiert oder sogar eliminiert. Alles, was man für seine Arbeit braucht, bekommt einen angestammten Platz, so dass man nicht lange danach suchen muss.
5S wurde in Japan entwickelt und von Toyota verwendet. Dementsprechend sind die 5S Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke, das heißt selektieren, sortieren, säubern, standardisieren und Selbstdisziplin üben. Die Schritte finden nacheinander statt und werden kontinuierlich wiederholt.
Selektieren
Im ersten Schritt schauen wir uns unseren Arbeitsplatz und die Umgebung an. Was wird gebraucht und was nicht? Was nicht gebraucht wird, wird entfernt und bei den benötigten Dingen überlegen wir, wie häufig wir sie brauchen.
Sortieren
Anschließend bringen wir alles, was für die Arbeit benötigt wird, an einen festen Platz. Es wird auch unterschieden, was häufig und was weniger häufig gebraucht wird. Je öfter wir etwas benötigen, desto griffbereiter muss es sein. Ein sinnvolles und effektives System ist hier wichtig. Damit die Dinge dort bleiben, wo sie hingehören, sind Etiketten oder farbige Markierungen sehr gut geeignet. Es kann sogar sinnvoll sein, Arbeitsutensilien fest zu fixieren, damit sie sich nicht „verselbstständigen“.
Säubern
Für den einen eine Selbstverständlichkeit, für den anderen eine Qual: Das säubern des Arbeitsplatzes. Ein sauberer und vor allem staubfreier Arbeitsplatz hilft nicht nur, gut zu arbeiten, er kommt auch bei den Kunden gut an. Außerdem schützen Sie Ihr Produkt und Ihre Arbeitsutensilien vor Beschädigungen durch Staub und Dreck, wie beispielsweise Kratzer.
Standardisieren
Ist der erste Arbeitsplatz erst einmal geschafft, ist es an der Zeit, es auf alle anderen zu übertragen. Erstellen Sie einen Standard, der für alle Arbeitsplätze gilt. Da nicht jeder Arbeitsplatz gleich ist und der Standard für einen Büroarbeitsplatz natürlich nicht auf die Werkstatt übertragen werden kann, ist es wichtig, entsprechende Standards für gleiche oder ähnliche Arbeitsplätze zu schaffen.
Selbstdisziplin üben
Man kann sich noch so sehr anstrengen, wenn man im Laufe der Zeit in alte Muster zurückfällt, war die Mühe umsonst. Deshalb ist es wichtig, sich an die neuen Abläufe und die Ordnung zu halten. Es ist zum Beispiel eine gute Idee, nach getaner Arbeit alles wieder auf den festgelegten Standard zu bringen. Dann beginnt man den nächsten Arbeitstag wieder gut sortiert.
5S wurde in Japan entwickelt und von Toyota verwendet. Dementsprechend sind die 5S Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke, das heißt selektieren, sortieren, säubern, standardisieren und Selbstdisziplin üben. Die Schritte finden nacheinander statt und werden kontinuierlich wiederholt.
Selektieren
Im ersten Schritt schauen wir uns unseren Arbeitsplatz und die Umgebung an. Was wird gebraucht und was nicht? Was nicht gebraucht wird, wird entfernt und bei den benötigten Dingen überlegen wir, wie häufig wir sie brauchen.
Sortieren
Anschließend bringen wir alles, was für die Arbeit benötigt wird, an einen festen Platz. Es wird auch unterschieden, was häufig und was weniger häufig gebraucht wird. Je öfter wir etwas benötigen, desto griffbereiter muss es sein. Ein sinnvolles und effektives System ist hier wichtig. Damit die Dinge dort bleiben, wo sie hingehören, sind Etiketten oder farbige Markierungen sehr gut geeignet. Es kann sogar sinnvoll sein, Arbeitsutensilien fest zu fixieren, damit sie sich nicht „verselbstständigen“.
Säubern
Für den einen eine Selbstverständlichkeit, für den anderen eine Qual: Das säubern des Arbeitsplatzes. Ein sauberer und vor allem staubfreier Arbeitsplatz hilft nicht nur, gut zu arbeiten, er kommt auch bei den Kunden gut an. Außerdem schützen Sie Ihr Produkt und Ihre Arbeitsutensilien vor Beschädigungen durch Staub und Dreck, wie beispielsweise Kratzer.
Standardisieren
Ist der erste Arbeitsplatz erst einmal geschafft, ist es an der Zeit, es auf alle anderen zu übertragen. Erstellen Sie einen Standard, der für alle Arbeitsplätze gilt. Da nicht jeder Arbeitsplatz gleich ist und der Standard für einen Büroarbeitsplatz natürlich nicht auf die Werkstatt übertragen werden kann, ist es wichtig, entsprechende Standards für gleiche oder ähnliche Arbeitsplätze zu schaffen.
Selbstdisziplin üben
Man kann sich noch so sehr anstrengen, wenn man im Laufe der Zeit in alte Muster zurückfällt, war die Mühe umsonst. Deshalb ist es wichtig, sich an die neuen Abläufe und die Ordnung zu halten. Es ist zum Beispiel eine gute Idee, nach getaner Arbeit alles wieder auf den festgelegten Standard zu bringen. Dann beginnt man den nächsten Arbeitstag wieder gut sortiert.
Vorteile und Nachteile der 5S-Methode
Zu den Vorteilen dieser Methode gehören:
- Eine Erhöhung der Transparenz,
- eine Erhöhung der Durchlaufgeschwindigkeit von Prozessen, da weniger Zeit für die Vorbereitung der eigentlichen Arbeit aufgewendet werden muss,
- Verschwendung wird reduziert,
- Vertretungskräfte finden sich durch Standardisierung und Ordnung leichter und schneller in die Arbeit ein und (vielleicht sogar am aller wichtigsten)
- die Qualität der Arbeit und damit die Qualität des Produkts und letztlich die Kundenzufriedenheit steigen.
Wo es Vorteile gibt, gibt es natürlich auch Nachteile:
- Die Arbeitsschritte sind standardisiert, was wenig bis keinen Spielraum für das Einbringen eigener Ideen lässt,
- es wird reaktiv auf ein Problem reagiert, anstatt es proaktiv zu vermeiden,
- ein sehr hohes Maß an Disziplin ist erforderlich und
- die Optimierung selbst kann als nicht wertschöpfend betrachtet werden.
Fazit
Die 5S Methode ist eine Methode des Lean Managements. Das bedeutet, dass das Unternehmen lean sein muss, bevor man überhaupt an die Einführung dieser Methode denken kann. Ist diese Hürde genommen, ist 5S eine leicht verständliche und einfach umzusetzende Methode zur Prozessoptimierung. Bei ausreichender Disziplin der Mitarbeitenden ist diese Methode auch vergleichsweise einfach umzusetzen. Um wirklich zu glänzen, bedarf es jedoch mehr als nur der Erfüllung der oben genannten fünf Punkte. Vorgelagerte und nachgelagerte Prozesse können Ineffizienzen aufweisen, die es nicht erlauben, das volle Potenzial auszuschöpfen. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn man keinen Einfluss darauf hat, zum Beispiel wenn diese Prozesse von externen Unternehmen durchgeführt werden.
Autor: IAPM intern
Schlagworte: Projektmanagement, Methoden, Tipps, Lean, 5S-Methode