Verbesserung des Projektmanagements durch effektives Vertrags- und Nachforderungsmanagement

Im Projektmanagement spielt das Vertrags- und Nachforderungsmanagement eine wichtige Rolle: Um Projekte erfolgreich und wirtschaftlich abwickeln zu können, müssen Gesetze und Verträge strikt eingehalten werden. Ist dies nicht der Fall, steigen die Risiken, z.B. durch Nachforderungen des Auftraggebers. In diesem Zusammenhang sind sowohl das Vertragsmanagement als auch das Nachtragsmanagement für das Projekt unverzichtbar.
Das Vertragsmanagement befasst sich dabei mit der Gestaltung, der Analyse, dem Abschluss und der Änderung von Verträgen unter Berücksichtigung der Zusammenhänge zum Änderungs- und Nachforderungsmanagement sowie der Überwachung der Vertragserfüllung.
Das Nachforderungsmanagement, auch Claim Management genannt, ist der Teil des Projektmanagements, in dem Anforderungen, Änderungswünsche oder Erweiterungen verwaltet werden.

Das für ein Projekt und seine Facetten geltende Recht lässt sich nach historischer Herkunft in verschiedene Rechtskreise einteilen. Die größten sind der kontinentaleuropäische, der angelsächsische, der chinesische und der islamische Rechtskreis. Rechtskreise unterscheiden sich bei der Setzung der Normen, also Gesetzesrecht, Gewohnheits- und Richterrecht, göttliches Recht (beruht auf Regeln, die von Gott gegeben wurden und nicht auf Konventionen, auf die sich Menschen geeinigt haben) etc., aber auch der Rechtsanwendung, zum Beispiel welche Rolle ein Richter einnimmt.
Gemäß des für das Projekt geltenden Rechtsraums ist zu klären, wie das Vertragsrecht geregelt ist. Dazu müssen noch Bestimmungen über Allgemeine Geschäftsbedingungen, sowie Sonderbestimmungen für einzelne Vertragstypen, etwa für den Werkvertrag, den Kaufvertrag und für den Dienstvertrag beachtet werden. Von besonderer Bedeutung für die Vertragsabwicklung ist das anzuwendende Recht bei Leistungsstörungen. 

Verträge sind die Haupterscheinungsform des Rechtsgeschäfts. Sie regeln die Beziehungen zwischen zwei oder mehreren Parteien. Im Vertrag wird bestimmt, wer an wen zu leisten hat, was geleistet wird und welche Regeln dafür gelten. Verträge sind also eine Art Gesetz zwischen den vertragschließenden Parteien, um Rechtssicherheit zu erzeugen. Konsequenterweise müssen die Vertragsparteien genau bestimmt werden. Des Weiteren sind Verträge klar und eindeutig abzufassen. Die Parteien und der Gegenstand des Vertrags müssen eindeutig bezeichnet sein. Doch gerade bei internationalen Verträgen sind zusätzliche Herausforderungen, wegen der Rechtswahl, der Ort der Rechtsauseinandersetzung sowie lokale Vorschriften zu berücksichtigen.

Mündlich geschlossene Verträge

In manchen Rechtskreisen ist ein mündlich geschlossener Vertrag grundsätzlich wirksam, aus Beweisgründen allerdings, auch wenn erlaubt, nicht empfehlenswert. In anderen Rechtskreisen unterliegen die meisten Vertragsarten einem Schriftformerfordernis. Alle Verträge sollten unabhängig vom Rechtsraum auf jeden Fall schriftlich abgefasst werden. 

Vertragsfreiheit und staatliche Genehmigungsvorschriften

Es gibt Rechtskreise, in denen Vertragsfreiheit (= Vertragsautonomie) herrscht. Somit sind alle vertraglichen Regelungen erlaubt und wirksam. Das Prinzip der Vertragsfreiheit findet aber seine Grenzen in den Verfassungsprinzipien. Die Vertragsparteien müssen die geltenden Gesetze und die guten Sitten beachten. Verträge, die dagegen verstoßen, sind unwirksam. In anderen Rechtskreisen ist zu prüfen, ob Abschluss und Inhalt von Verträgen staatlichen Genehmigungsvorschriften unterliegen. So können beispielsweise Schiedsvereinbarungen nur eingeschränkt erlaubt sein. Doch selbst wenn sie zulässig sind, muss geklärt werden, ob ein Schiedsspruch im jeweiligen Land vollstreckt und eine aus einem Schiedsspruch abgeleitete Forderung im Rechtskreis des Vertragspartners auch wirklich eingetrieben werden kann.

Der Projektvertrag ist ein Vertrag, der zwischen dem Projektträger (= Auftraggeber) und der ausführenden Partei (= Auftragnehmer) geschlossen wird. Er regelt die Rechte und Pflichten beider Parteien in einem speziellen Projekt. Bei Projektverträgen ist das Vertragsziel in der Regel die Erstellung eines Werks, insbesondere eines Bauwerks oder einer Industrieanlage. Entsprechend der Definition des Projekts als Vorhaben unter einmaligen Bedingungen zeichnet sich der Projektvertrag ebenfalls durch die Einmaligkeit seiner Zielsetzung aus. Der Vertrag ist erfüllt, wenn dieses Ziel erreicht ist. Die zeichnungsberechtigten Vertreter der Vertragsparteien müssen den endgültigen Vertrag unterzeichnen. Sollte der Projektmanager bei der Erstellung des Projektvertrags nicht beteiligt gewesen sein, muss er die Klauseln des unterzeichneten Vertrags auf besondere Tücken überprüfen. Während des Projektverlaufs achtet er besonders auf Störungen in der Vertragsabwicklung und deren Rechtsfolgen – zum Beispiel auf Vertragsstrafen, die drohen, wenn das Projektteam vertraglich vereinbarte Termine überziehen. Zudem hat er vertragliche Regelungen mit Unterauftragnehmern und Verträge im Rahmen eines Konsortiums zu verfolgen. Er muss sich auch mit den speziellen Risikobereichen befassen, die aus Projektverträgen resultieren können. Solche Risikobereiche könnten sein:

Freie Rechtswahl

Die freie Rechtswahl bezieht sich auf die schuldrechtlichen Beziehungen der Parteien zueinander. Die Frage des Eigentumsübergangs wird nach den zwingenden sachenrechtlichen Normen am Ort der Anlagenerrichtung geregelt. Dasselbe gilt für deliktsrechtliche Ansprüche (= unerlaubte Handlung). Wegen der Anknüpfung an die am Ort gültigen Normen ist eine Haftungsbegrenzung nötig.

Rechtswahl

Zu klären ist zunächst, ob das jeweilige Landesrecht die Wahl einer anderen Rechtsordnung überhaupt zulässt. Nach Möglichkeit ist das vertraute Recht des eigenen Rechtskreises zu wählen. Falls das nicht möglich ist, könnte zum Beispiel das neutrale Recht der Schweiz gewählt werden. Mit der Rechtswahl werden die Gerichtsstands- und Schiedsgerichtsvereinbarung festgelegt. 

Vertragssprache

Als Vertragssprache sollte möglichst eine einheitliche und international übliche Sprache vereinbart werden (z.B. Englisch). Bei mehrsprachigen Fassungen des Vertrags muss der Vorrang einer Sprache festgelegt werden.

Schiedsgericht

Schiedsrichter können unter Umständen von den Parteien benannte Fachleute sein. Weil nur eine Instanz vorhanden ist, kann ein Schiedsgericht im Vergleich zu ordentlichen Gerichten verfahrensbeschleunigend wirken. Außerdem sind Schiedsgerichtsverfahren preislich günstiger als Gerichtsverfahren. Die Anerkennung der Schiedsgerichte und die Vollstreckbarkeit ihrer Entscheidungen sind gemäß des vorliegenden Rechtskreises unbedingt wie bei den zuständigen staatlichen Gerichten vorab zu prüfen.

Vertragsstrafe

Eine Vertragsstrafe (= Pönale, engl. Penalty) zu vereinbaren ist in manchen Rechtskreisen grundsätzlich nicht zulässig, deshalb ist in internationalen Verträgen besser keine Vertragsstrafe, sondern ein pauschalierter Schadensersatz zu vereinbaren. 

Gefahr- und Eigentumsübergang

Der Gefahr- und Eigentumsübergang ist genau zu regeln, gegebenenfalls sind separate Regelungen (unter Einbeziehung lokaler Gesetze) zum Eigentumsübergang zu treffen.

Garantien

Garantien gehen über die gesetzlichen Mängelansprüche hinaus. Ein Haftungsausschluss ist insoweit nicht möglich. Daher sollten die garantierten Leistungen zwecks Haftungsbeschränkung genau definiert werden. 

Weitere mögliche Risikobereiche können Import- und Exportbeschränkungen, lokale Partner, Genehmigungs-, Zoll- und Devisenvorschriften, Währungsrisiken, Transferrisiken, Kostenänderungen während der Projektlaufzeit, Preisgleitklauseln oder Genehmigungsverfahren sein.

Bei der Umsetzung der Vertragsinhalte bedient sich der Auftragnehmer in der Regel weiterer Unternehmen. Die Zusammenarbeit mit Fremdfirmen (= Dritte) regelt er nach zwei Modellen: Entweder vergibt er Unteraufträge an Unterauftragnehmer, sogenannte Subunternehmer, Nachunternehmer bzw. Subcontractors, oder er arbeitet im Rahmen eines Konsortiums mit gleichberechtigten Partnern zusammen. Dementsprechend stellt sich die Vertragssituation unterschiedlich dar.
Vertragsmanagement, auch Contract Management genannt, ist innerhalb des Projektmanagements zur Steuerung der Gestaltung, des Abschlusses, der Fortschreibung und der Abwicklung von Verträgen zur Erreichung der Projektziele eingebettet. Es ist methodisch eng mit dem Änderungsmanagement – dem Change Management – verknüpft. Das Vertragsmanagement tritt aus vertraglicher Sicht für die Zielvorgaben des Projekts ein. Dies bedeutet: Das vertraglich vereinbarte Werk muss mangelfrei erstellt werden. 

Aufgaben und Verantwortung

Das Vertragsmanagement betreut die Vertragsverhandlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, die Implementierung von Verträgen sowie Vertragsänderungen, die zum Beispiel aus technischen, terminlichen oder finanziellen Gründen nötig werden. Es hilft einen Vertrag so zu gestalten, abzuschließen und abzuwickeln, dass das Projektziel erreicht oder übertroffen wird. Es erfasst alle vertraglich wichtigen Daten, bereitet diese für das Projektmanagement auf und schafft damit die Voraussetzungen für das Nachforderungsmanagement. Die betroffenen und beteiligten Bereiche im Unternehmen, ein Mitglied des Projektteams, eine eigene Stabsstelle, aber auch externe Experten können das Vertragsmanagement übernehmen. Für das Vertragsmanagement Verantwortliche sollten interdisziplinäre Kenntnisse haben. Gefragt sind also Techniker mit kaufmännischem oder Kaufleute mit technischem Wissen. Beide Personenkreise benötigen juristische Grundkenntnisse. 

Relevante Dokumente für das Vertragsmanagement

Das Vertragsmanagement läuft projektbegleitend und umfasst beispielsweise die Sicherung von Beweisen für das Nachforderungsmanagement, aber auch rechtliche Tätigkeiten, wie Änderung von Verträgen, Betreuung des Mahnwesens.  Dabei greift es auf alle verfügbaren Dokumente zurück. 
Dazu gehören primär
 

• Verträge (z.B. mit Kunden, Unterauftragnehmern, Konsorten),
• sonstige Vereinbarungen und Änderungsprotokolle,
• Korrespondenz, Baustellenberichte, Bautagebücher, Fotos,
• Lieferscheine, Zollbestätigungen, behördliche Genehmigungen,
• sonstige Mittel der Beweissicherung sowie
• Formulare und Checklisten.

Im Rahmen des Vertragsmanagements kommt dem Nachforderungsmanagement eine besondere Bedeutung zu. Doch was bedeutet das genau? Eine (Nach-)Forderung (engl. Claim = Forderung, Beanstandung, Anspruch) kann die eine Vertragspartei aufgrund eines Vertrags, an die andere stellen, wenn zusätzliche Vergütungsansprüchen vorliegen, wie beispielsweise wegen
 

• Änderungsvereinbarungen,
• Zusatzleistungen, die aufgrund mündlicher Anordnung erbracht werden, oder wegen Abweichungen von Planvorgaben, weil
• die andere Vertragspartei ihre vertraglichen Pflichten nicht oder nur mangelhaft erfüllt und deshalb
• die Vertragsabwicklung nachweislich behindert und unterbrochen wird. 

Das Nachforderungsmanagement trägt dazu bei, dass die Projektziele erreicht oder vor allem in finanzieller Hinsicht übertroffen werden können. In seinem Zentrum stehen die Rechte, die über den eigentlichen Vertrag hinaus existieren und sich aus Zusatzarbeiten, Zusatzaufträgen und Terminverschiebungen durch den Vertragspartner ergeben. Die systematische Erfassung der möglichen Nachforderungen und die rechtliche Durchsetzung kann eine deutliche Erlössteigerung im Vergleich zum ursprünglichen Vertragswert einbringen. Gleichzeitig wehrt das Nachforderungsmanagement ungerechtfertigte Ansprüche des Vertragsgegners ab. 

Das Nachforderungsmanagement steht in Wechselwirkung anderen Funktionen des Projektmanagements, beispielsweise mit dem
 

• Dokumentenmanagement
• Änderungsmanagement
• Risikomanagement

Wechselwirkung mit dem Dokumentenmanagement

Alle verfügbaren Dokumentationsmittel sind einzusetzen, um Abweichungen von vertraglichen Vorgaben festzuhalten. Darunter fallen vor allem Änderungsaufträge oder -protokolle, Korrespondenz sowie Baustellenberichte, aus denen Leistungs- oder Terminänderungen hervorgehen. Bei schneller Erledigung von Nachforderungen entfällt ein Teil der kostenaufwendigen Dokumentation. Hilfreich ist dabei eine Vereinbarung mit dem Partner zum Vorgehen und zum Änderungsmanagement. Das Vertrags- und das Nachforderungsmanagement stehen deshalb mit einigen weiteren Funktionen des Projektmanagements in engem Zusammenhang.

Wechselwirkung mit dem Änderungsmanagement

In einem Projekt kann sowohl der Auftraggeber als auch der Auftragnehmer Änderungen vorschlagen, beziehungsweise beantragen. Sind diese gemäß dem vereinbarten Änderungsprozedere akzeptiert, werden sie vertragswirksam und stellen gleichzeitig eine Vertragsänderung dar. Dem Vertragsmanagement obliegt die Aufgabe, die Verträge nach den Vorgaben des Änderungsmanagements anzupassen und zu ergänzen. Liegt keine freigegebene Änderung vor, besteht dadurch eine Grundlage für strittige gegenseitige Nachforderungen.

Wechselwirkung mit dem Risikomanagement

Risikomanagement dient der Identifikation und der Abwehr von Risiken. Bei rechtzeitigem Erkennen bietet sich die Chance, Nachforderungen geltend zu machen. Unter Risiken kann man in diesem Kontext die Möglichkeit verstehen, dass schädliche Zustandsänderungen eintreten. Risiken in diesem Sinn werden im Rahmen des Vertragsmanagements erfasst und begrenzt. Der Vertragsmanager ermittelt dazu vor allem mögliche Leistungsstörungen und die daran geknüpften Folgen. Dabei werden Risiken nahezu automatisch erfasst und beschrieben. Auszüge aus dem Vertrag und zusätzliche Kommentare können als Belege dienen. Die Risiken können aus rechtlicher Sicht in folgende Gruppen eingeteilt werden:
 

• Vorhersehbare Risiken
• Besondere, noch nicht quantifizierbare Risiken aus Schwachstellen im Vertrag
• Besondere, noch nicht quantifizierbare Risiken aus dem Umfeld

Über die möglichen Alternativen der Risikobehandlung
 

• eliminieren oder vermeiden,
• vermindern oder begrenzen,
• versichern oder durchreichen,
• verlagern oder akzeptieren, 

und den sich daraus ergebenden Gegenmaßnahmen wird die Verbindung zum Nachforderungsmanagement hergestellt.

Im Rahmen der Projektorganisation sollte der Projektmanager auf eine enge Zusammenarbeit zwischen den verantwortlichen Mitarbeitern dieser verschiedenen Managementbereiche achten.

Um das Projekt erfolgreich abschließen zu können, müssen sich der Projektmanager und sein Team strikt an Gesetze halten und die Konzentration auf die vertraglich fixierten Vereinbarungen lenken. Nur so lassen sich Risiken wie etwa Nachforderungen des Auftraggebers vermeiden. 
Einen hohen Stellenwert hat dabei der Projektvertrag, denn an ihn knüpft das Vertragsmanagement an, mit seiner Hilfe lassen sich Rechte und Pflichten aus Verträgen identifizieren und um-, bzw. durchsetzen. Der Projektvertrag dient aber auch dazu, qualifiziertes Nachforderungsmanagement zu betreiben. D. h. Nachforderungen geltend zu machen und Erlöse zu erzielen, die aus Änderungen resultieren, die über den eigentlichen Vertrag hinausgehen.