Projektdokumentation - was Sie beachten sollten

• Erstellen, Kennzeichnen und Erfassen,
• Verdichten, Aufbereiten und Aktualisieren,
• Verteilen, Archivieren sowie das Vernichten von Dokumenten.

Bereits zu Beginn des Projekts muss der Projektleiter festlegen, wie die Projektdokumentation aussehen soll. Er muss demnach definieren, wie Protokolle, Berichte, Vereinbarungen, Zeichnungen und alle anderen Projektdokumente verwaltet werden müssen, damit sie zum gewünschten Zeitpunkt in der richtigen Form am richtigen Ort zur Verfügung stehen. 
Die wesentliche Anforderung an die Projektdokumentation ist es eine qualitativ hochwertige Projektarbeit zu gewährleisten und dies ist nur möglich, wenn
 

• Projektmitarbeitende für sie relevanten Dokumente jederzeit einsehen können,
• die Dokumente den aktuell gültigen Stand wiedergeben,
• die Dokumente leicht auffindbar und
• die Dokumente die Projektschritte und -ergebnisse nachvollziehbar machen. 

Die projektbezogenen Unterlagen können beispielsweise in Form einer Projektakte, im Internet oder in einem Projektinformationssystem auf einem zentralen Laufwerk des Firmennetzwerks vorhanden sein. In der Praxis werden für die Projektakte auch andere Begriffe verwendet, etwa Projektordner oder Projekthandbuch. 
Die Projektakte stellt die Zusammenfassung der Ziele und Aufgaben, Organisation und Planung, Planungsfortschreibung und Dokumentation für das einzelne Projekt dar. Die Projektakte sichert die Qualität eines Projektes im Hinblick auf die Parameter Leistung, Termine und Kosten. 
Bevor Projektdokumente zur Verwendung durch Teammitglieder freigegeben werden, müssen sie von befugten Mitarbeitenden auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Angemessenheit überprüft und genehmigt werden. Eine Änderungsübersichtsliste oder ein Dokumentenüberwachungsverfahren, das den Revisionsstand von Dokumenten kennzeichnet, verhindert, dass Mitarbeitende ungültige oder überholte Dokumente verwenden. Die so entstandene Dokumentation und Archivierung dient als Nachweis, dass ein effektives Projektmanagement betrieben wird und dass das jeweilige Projekt die in der Projektakte formulierten Anforderungen erfüllt. Auf diese Weise kann das erworbene Know-how gesichert werden, auf dessen Grundlage später ein ähnliches Projekt geplant oder ein neues Projektteam gebildet werden kann. 
Es ist aber nicht nur wichtig, Dokumente ordnungsgemäß zu archivieren, um das Know-how und die gewonnenen Erkenntnisse auch in Zukunft optimal nutzen zu können, sondern auch, weil es sogenannte Aufbewahrungsfristen gibt, die für alle Projektunterlagen von den Verantwortlichen in der Organisation festgelegt werden müssen. Zudem gibt es gesetzliche Vorgaben, die geprüft und eingehalten werden müssen. Die Projektleitung muss die Projektunterlagen auch dem Auftraggeber oder seinem Vertreter für einen vereinbarten Zeitraum zur Auswertung zur Verfügung stellen, wenn dies vertraglich vereinbart ist.

Bei kleineren Projekten sollten alle verbindlichen Projektdokumente vom Projektmanager verwaltet werden. Dagegen ist es bei größeren Projekten wichtig, zum Projektstart eine projekteigene Dokumentenstelle einzurichten. Manche Unternehmen sehen in ihr „die Heimat ihres Know-how und Know-why“. Die Hauptaufgabe einer Dokumentenstelle besteht darin, für jede Fragestellung in angemessener Zeit das gewünschte Dokument bereitstellen zu können. Weitere Aufgaben sind:
 

• Eine einheitliche, durchgängige Kennzeichnung aller projektverbindlichen Dokumente zu erstellen, einzuführen und anzuwenden.
• Alle Projektdokumente mit Daten der Dokumentenverwaltung (z.B. Ersteller, Erstelldatum, Verteiler, Version, Änderungsanlass und -datum) zu registrieren. 
• Das Änderungsmanagement zu überwachen und freigegebene Änderungsdokumente systematisch zu verteilen.
• Eine Ablageordnung einzurichten und zu erhalten (Dokumente dürfen nur als projektverbindlich gelten, wenn sie in der Dokumentenstelle vorhanden sind).
• Übergabedokumentationen für Projektübernehmer (z.B. Abteilung beim Kunden) und eigene Wartungsstellen zusammenzustellen. 

Für die Vollständigkeit und Aktualität des Dokumentinhalts ist die Dokumentenstelle allerdings nicht zuständig.

Planung, Erstellung, Prüfung, Freigabe, Verteilung und Ablage von Dokumenten sollten in geregelten Arbeitsprozessen und einer sinnvollen Reihenfolge ablaufen. Zur Handhabung der erstellten Dokumente muss eine einheitliche, verständliche, durchgängig genutzte Kennzeichnung entwickelt und eingeführt werden. Bei physischen Produkten arbeiten Unternehmen zum Beispiel mit hierarchischen Stücklisten, in der IT-Branche mit der Kennzeichnung von Programmmodulen und in der Bautechnik mit der Kennzeichnung von Bauwerken und Leistungsbereichen. 
Die Kennzeichnung von Dokumentarten muss sowohl Verschlüsselungen für klassische (Papier-) Dokumente (z.B. Schaltpläne, Verträge, Protokolle) als auch für Dateinamen (z.B. CAD-, Grafik-, Text- und Tabellendateien) enthalten. Diese Schlüsselsysteme sind wie die meisten Objektschlüssel ebenfalls hierarchisch aufgebaut. 
Dokumentenkennzeichnungssysteme funktionieren üblicherweise nach demselben Muster: Sie trennen nach Mindest- und Zusatzkennzeichnung. Das heißt, dass die Mindestkennzeichnung Kennzeichen für das Projekt (z. B. Kostenträgernummer oder Projektname), den Dokumenteninhalt (z. B. Objektkennzeichen aus dem Projektstrukturplan) und die Dokumentenart (z. B. Zeichnungsart, Prüfprotokoll) enthält. Anhand der Mindestkennzeichnung ist ein gesuchtes Dokument leicht auffindbar. Die Zusatzkennzeichen betreffen zum Beispiel Dokumentenersteller, Erstellungsdatum, Verteiler, Version, Status, Änderungsanlass und -freigabe sowie mitgeltende Dokumente.
Die Mindestkennzeichnung ist besonders bei Projekten mit fremden Zulieferern als projekteigene und übergeordnete Kennzeichnung festzulegen. Dabei sollte der Kunde beziehungsweise Projektauftraggeber das letzte Wort haben, weil er mit der Kennzeichnung bis zum Ende der Projektlebenszeit arbeiten muss. Damit er bezüglich Wartung, Reparaturen und Nachbestellung von Ersatzteilen mit Zulieferern des Projektauftragnehmers korrespondieren kann, muss ihm dieser mit der Projektdokumentation nicht nur eine Inventurliste aller übergebenen Dokumente übergeben, sondern diese Liste auch mit den Originalkennzeichen der Dokumente der Unterauftragnehmer versehen.
Ein einfaches, wirkungsvolles Hilfsmittel zur Bestimmung des Bedarfs an Dokumenten während der Projektabwicklung und zur Vorbereitung einer Übergabedokumentation ist eine Dokumentenbedarfsmatrix. Sie basiert auf den Achsen Dokumenteninhalt und Dokumentenart. Diese Matrix kann aufgrund der Standardisierung von Arbeitsprozessen und den daraus entstehenden Dokumenten bei Projekten mit Wiederholcharakter Teil des Anhangs eines Projektvertrags sein.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Projektdokumentation eine Reihe von Verfahren für die Arbeit mit Dokumenten darstellt, die durch das Dokumentenmanagement bereitgestellt werden können. Es ist wichtig, dass die Art und Kennzeichnung der Dokumentation klar definiert und in einer Projektakte festgehalten wird. Durch die Projektdokumentation wird sichergestellt, dass nachvollziehbar und sauber gearbeitet wird.