Risikomanagement - Arten, Vorgehen, Tipps & Tricks

Die Projektmanagementbranche verändert sich in einem rasanten Tempo. Das Auftreten neuer Wettbewerber und voranschreitende Technologien haben erhebliche Veränderungen mit sich gebracht. Diese Veränderungen haben zwar die Art und Weise, wie Projektmanager ihre Ziele erreichen, vereinfacht, aber auch die damit einhergehenden Risiken erhöht.

Während das Projektmanagement dynamischer und vielseitiger wird, brauchen die Unternehmen mehr qualifizierte Projektmanager, die mit diesen Veränderungen umgehen können.
Wenn Sie Projektmanager werden wollen oder bereits auf dem Weg zum Projektmanager sind, sollten Sie wissen, wie Sie diese Risiken vorhersagen, verhindern und auf sie reagieren können.
Lassen Sie uns zunächst einen Blick auf den Prozess des Projektrisikomanagements werfen. Zusätzlich haben wir Ihnen einige Maßnahmen und Tipps aufgeführt, die Ihnen helfen, die mit Projekten verbundenen Risiken zu bewältigen.

Unabhängig von der Branche geht es beim Risikomanagement darum, Risiken, die dem Prozess oder den Zielen (potenziell) schaden können, zu ermitteln, zu bewerten und zu vermeiden. 
Aus der Perspektive des Projektmanagements liegt dies in der Verantwortung der Projektmanager. Für ein effektives Risikomanagement sollte man die Ziele und Prozesse genau verstehen, um mögliche Hindernisse zu erkennen, welche das Projekt gefährden können.

Bevor wir fortfahren, sollten wir die wichtigsten Arten von Risiken verstehen, denen ein Projektmanager begegnen kann. Es gibt zwar noch viele andere Arten von Risiken, mit denen Sie konfrontiert werden können, aber die hier aufgeführten sind die häufigsten, unabhängig von der Art des Projekts.
 
Zu diesen gehören:
 

• Kosten: Dies sind die Risiken, die mit dem Budget verbunden sind. Dazu können Budgetüberschreitungen, Fehler bei der Kostenschätzung, Ablehnungen seitens der Stakeholder usw. gehören. 
• Zeitplan: Hierunter fallen Risiken wie Umfangsvergrößerung, Verzögerungen, Terminkonflikte usw. 
• Leistung: Dies sind die Risiken im Zusammenhang mit dem Fortschritt und der Qualität des Projekts. Risiken, die zu Abweichungen zwischen den Ergebnissen und der Planung führen. 

 
Sobald Sie als Projektmanager die Risiken für das Projekt ermittelt haben, beginnen Sie damit, diese Risiken und ihre Auswirkungen zu verstehen und versuchen, die Auswirkungen zu minimieren.

Um diese Risiken zu bewältigen, sollten Sie als Projektmanager einen Risikomanagementprozess folgen, folgendermaßen abläuft:
 
Schritt 1: Ermitteln Sie die Risiken, die den Fortschritt Ihres Projekts beeinträchtigen können.
 
Schritt 2: Übertragen Sie die Verantwortung für die identifizierten Risiken an geeignete Teammitglieder. Obwohl Projektleiter diese Aufgabe oft erst nach einer gründlichen Analyse des Risikos und seiner Auswirkungen übernehmen, ist es besser, die Verantwortung frühzeitig zuzuweisen.
 
Schritt 3: Nun ist es an der Zeit, jedes Risiko zu analysieren, um die Einflussfaktoren und potenziellen Auswirkungen genau zu verstehen. Achten Sie darauf, den Schweregrad jedes Risikos im Zusammenhang mit dem Gesamtprojekt zu bewerten.
 
Schritt 4: Priorisieren Sie die Risiken nach Dringlichkeit und Schwere der Auswirkungen.
 
Schritt 5: Führen Sie mit dem Team ein Brainstorming durch und erarbeiten Sie einen Plan, um auf die ermittelten Risiken zu reagieren.
 
Schritt 6: Beobachten Sie, wie Ihr Team und die verantwortlichen Personen mit den Risiken umgehen, und ergreifen Sie die erforderlichen Maßnahmen, wenn die Dinge nicht nach Plan laufen.

Manchmal ist es nicht möglich, bestimmte Risiken ganz zu vermeiden, in diesem Fall ist es wichtig, ihre Auswirkungen zu verringern. Folgende Möglichkeiten bieten sich an:

Jeder, der genügend Erfahrung im Projektmanagement hat, weiß, wie wichtig es ist, schon vor Projektbeginn einen Risikomanagementplan zu erstellen.
Ein idealer Risikomanagementplan sollte unter Berücksichtigung der Art des Projekts, der Fähigkeiten des Teams, der verfügbaren Zeit, des Budgets usw. erstellt werden.

Erstellen Sie ein Risikoregister, d. h. eine Liste aller potenziellen Risiken, die Ihr Projekt beeinträchtigen können.
Halten Sie alle Risiken fest, denen Sie im Laufe des Projekts begegnet sind und auf die Sie reagiert haben. Erwähnen Sie auch die Risiken, die Sie anfangs nicht erkennen konnten. Dies wird Ihnen und Ihrem Team helfen, sich einen klaren Überblick zu verschaffen.

Projektmanager verfolgen häufig einen reaktiven Ansatz zur Bewältigung von Risiken, anstatt einen proaktiven. Für Projektmanager ist es wichtig, flexibel zu reagieren, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert, aber gleichzeitig ist es auch wichtig, einen Schritt zurückzutreten und das Projekt von einem proaktiven Standpunkt aus zu betrachten.
Die Projektleiter sollten immer einen angemessenen Teil ihrer Zeit in das Risikomanagement investieren, um Präventivmaßnahmen zu ergreifen, die die Auswirkungen und sogar die Wahrscheinlichkeit des Eintretens von Risikoereignissen verringern. Im Voraus zu planen ist viel besser, als im letzten Moment zu reagieren.

Es sind vor allem die Fähigkeiten der Projektmanager, die verhindern, dass ein Projekt scheitert. Projektleiter sollten sich stets über das externe und interne Geschäftsumfeld auf dem Laufenden halten, ihre Fähigkeiten ausbauen und kontinuierlich neue Dinge lernen.

Das Risikomanagement ist eine mühsame Aufgabe - daran besteht kein Zweifel. Manchmal gelingt es selbst den erfahrensten Projektmanagern nicht, einige Risiken zu bewältigen. Daher ist es wichtig, den Risikomanagementprozess sorgfältig zu planen und durchzuführen. Außerdem ist die Führung eines Risikoregisters eine gute Möglichkeit, den Überblick über alle Risiken im Zusammenhang mit dem Projekt zu behalten.

Autor: Ram Tavva, Senior Data Scientist und Alumnus des IIM-C (Indian Institute of Management - Kolkata) verfügt über 25 Jahre Berufserfahrung und ist spezialisiert auf Data Science, künstliche Intelligenz und Machine Learning. Er ist PMP-zertifiziert,
ITIL-Experte mit APMG-, PEOPLECERT- und EXIN-Zertifizierung als Trainer für alle ITIL-Module bis zum Experten. Er hat über 3000 Experten auf der ganzen Welt geschult und verfasst derzeit ein Buch über ITIL "ITIL MADE EASY".
Er hat unzählige Projektmanagement- und ITIL-Prozessberatungsprojekte in verschiedenen Organisationen durchgeführt, sowie Reifegradbewertungen und Gap-Analysen, Projektmanagementprozesse definiert und Best Practices im Projektmanagement implementiert.