Projektmanagementsoftware für Ihr Projekt

Letztendlich kommt jedes Projekt irgendwann zu einem Ende – und dann kommt es nicht darauf an, was Sie beendet haben, sondern wie Sie es beendet haben.
 
Die Zukunft eines jeden Projekts hängt von der Art der eingesetzten Projektmanagementressourcen ab. Nun gibt es für ein Projekt nur zwei mögliche Ergebnisse - entweder "Erfolg" oder "Misserfolg". Aber wenn es um ein Projektmanagementtool geht, werden Sie wahrscheinlich Erfahrungen haben, welche vielfältiger – nicht nur schwarz oder weiß – sind.
Eine Person zeigt etwas auf einem Bildschirm.
Unabhängig davon, ob Sie als Vorgesetzter, Projektleiter oder Teammitglied tätig sind, ist es ebenso wichtig zu wissen, wie ein Projekt richtig geleitet wird, als auch zu verstehen, was ein Projekt überhaupt ist. Der Erfolg des Projektes hängt von vielen Faktoren ab, unter anderem von der Projektplanung, dem Teamwissen, der Projektkommunikation, dem Risikomanagement und dem Zeitmanagement. Bei all diesen Dingen kann Sie ein gutes Projektmanagementtool unterstützen.
 
Es steht außer Frage, dass Technologie wichtig ist. Zusätzlich leistet jedes Werkzeug, das Sie verwenden, seinen ganz eigenen Beitrag zum Projekterfolg. In diesem Artikel haben wir die Ergebnisse aller Entscheidungen, die Sie bei der Auswahl eines PM-Tools für Ihr Unternehmen treffen können, bewertet und die Details in zwei möglichen Szenarien zusammengefasst.

Die gute Projektmanagementsoftware

Dies ist im Grunde die Art von Projektmanagementsoftware, die Projektmanagern hilft, alle Elemente in einem Projekt erfolgreich zusammenzuführen. Vermutlich streben die meisten Projektmanager und Teams diese Wahl an. Aber ein gutes Projektmanagementtool zu finden, ist gar nicht so einfach.
 
Während des Projektprozesses müssen Sie initiieren, planen, ausführen, Ziele verfolgen – sie müssen all das tun, um Ihr Projekt von Anfang bis Ende erfolgreich durchzuführen.
Folgende Dinge können Sie von einer guten Projektmanagementsoftware erwarten:
 
 
  • Mehr Klarheit - Laut Führungskräften ist mangelnde Klarheit der Ziele der häufigste Faktor (37%) für das Scheitern von Projekten. Ein gutes PM-Instrument gibt Projektleitern die Klarheit, die sie brauchen, wenn sie Ziele und Meilensteine in einem Projekt definieren. Es ermöglicht ihnen, ihren Teamkollegen eine klare Richtung vorzugeben und diese Fragen zu beantworten: Was ist zu tun und wie können Aufgaben effizienter ausgeführt werden?
  • Bessere Planung - Ein gutes Werkzeug stellt immer sicher, dass eine strategische und gemeinschaftliche Planung basierend auf den Anforderungen der Kunden und Interessengruppen erfolgt. Ein solches Tool bietet Funktionen wie Gantt-Diagramme und Kanban-Tafeln, wodurch die wichtigen Dinge im Auge behalten werden können.
  • Bessere Organisation - Eine gute Projektmanagementsoftware ermöglicht es den Projektmanagern, alle projektbezogenen Informationen und Ressourcen an einem Ort zusammenzuführen, um sie leicht zugänglich zu machen. Sie hilft nicht nur jedem Einzelnen, viel Zeit zu sparen, sondern gibt ihm auch die Möglichkeit, eine höhere Produktivität zu erreichen.
  • Bessere Koordination - Die Aufrechterhaltung einer klaren Kommunikationslinie ist entscheidend für erfolgreiches Projektmanagement. Glücklicherweise gibt es webbasierte Softwarelösungen und Anwendungen, die Funktionen sowohl für ein effektives Projektmanagement als auch für eine nahtlose Zusammenarbeit im Team bieten. Sie ermöglichen es allen Projektbeteiligten, in Verbindung zu bleiben, indem Audio-/Videobotschaften in Echtzeit über Chats und Gruppen ausgetauscht werden.  
  • Besseres Zeitmanagement - Mit einem guten Projektmanagementtool können Projektmanager leicht verfolgen, wie viel Zeit für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Aufgabe aufgewendet wird. Die meisten heute verfügbaren PM-Tools bieten Funktionen wie Zeiterfassungssoftware und Zeiterfassungsbögen, die sicherstellen, dass jeder zur richtigen Zeit an der richtigen Aufgabe arbeiten.

Die schlechte Projektmanagementsoftware

Ein schlechtes Projektmanagementtool ist die Sorte von Software, die Projektmanager und Teams dazu bringt, sich während des Projekts den Problemen zu beugen, mit denen sie konfrontiert werden. Es ist kein Geheimnis, dass das Projektmanagement zahllosen Herausforderungen ausgesetzt ist, darunter schlecht definierte Ziele, unrealistische Fristen, schleichende Ausweitung des Umfangs, unzureichende Teamfähigkeiten, schlechte Kommunikation im Team, unzureichendes Risikomanagement und so weiter. Wird nicht das richtige Projektmanagementsystem verwendet, werden die Probleme und Herausforderungen noch größer.
 
Vergessen Sie nicht, dass jede der oben genannten Herausforderungen zwar schwerwiegend, aber dennoch zu meistern ist. Alles, was zählt, ist die Entscheidungen, welche Sie treffen. Wenn Sie überfordert sind und das falsche Werkzeug wählen, ist schlechtes Projektmanagement genau das, was auf Sie zukommen wird. 
 
Sie fragen sich, was ein Projektmanagementinstrument schlecht für Ihr Unternehmen macht? Folgendes müssen Sie wissen:               
                       
  • Schwerfälliges Management - In Ermangelung des richtigen Projektmanagementinstruments sind Ihre Projekte von Natur aus chaotisch. Sie können sich nicht daran erinnern, wann Sie und Ihr Team das letzte Mal einen Termin eingehalten haben, es herrscht keine Klarheit in der Kommunikation zwischen Teams und Kunden, die Mitarbeiter haben keine Ahnung, wie sie eine bestimmte Aufgabe oder ein Projekt angehen sollen und am Ende scheitert Ihr Vorhaben? Wenn das für Sie nach einem normalen Arbeitstag klingt, verwenden Sie das falsche PM-Tool.  
  • Nicht auf wachsende Bedürfnisse abgestimmt - Dies ist wahrscheinlich das offensichtlichste Zeichen dafür, dass Ihr gegenwärtiges Projektmanagementsystem ersetzt werden muss. Werkzeuge, die zwar leistungsstarke Funktionen bieten, aber keine Übereinstimmung mit Ihrem Endziel aufweisen, sind für Ihr Unternehmen nicht geeignet. Leider gibt es Manager, die den Wink nicht beherzigen und schwerwiegende Konsequenzen erleiden. Wenn es nicht passt, beheben Sie es - wenn das von Ihnen verwendete Tool nicht mit Ihren wachsenden Anforderungen mithalten kann, finden Sie das entsprechende Alternativtool. Es gibt eine Vielzahl von Projektmanagementlösungen - Sie werden ein passendes finden.
  • Kein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis - Und nicht zuletzt sollten Sie vorsichtig sein, was Sie als Gegenleistung für Ihre Investition erhalten. Ein schlecht konzipiertes Projektmanagementsystem wird nicht nur zu Verzögerungen und Terminüberschreitungen führen, sondern auch Ihre finanziellen Ressourcen verschlingen. Vorsicht - fallen Sie niemals auf Werkzeuge oder Apps herein, die zu billig sind. Denken Sie daran, ein gutes Produkt rechtfertigt immer den Betrag, den Sie investiert haben, indem es das bietet, was Sie erwarten.    


Um es zusammenzufassen, können wir also sagen, dass Projektmanagement eine Kombination aus dem Guten und dem Schlechten ist. Die Art des Ergebnisses, das Sie und Ihr Team am Ende des Projekts erhalten werden, hängt vollständig davon ab, welche Art von Werkzeug oder Software Sie wählen, die Ihnen bei Ihrem Projekt von Anfang bis Ende hilft. Was Sie jetzt tun müssen, ist, nach Mustern in Ihrem Arbeitsprozess zu suchen und zu sehen, wohin Ihr gegenwärtiges Projektmanagementsystem Sie führt. Wenn es auf schlechtes Projektmanagement zusteuert, stellen Sie sicher, dass Sie es sofort durch ein Werkzeug ersetzen, das genau Ihren Bedürfnissen entspricht.

Autorin: Vartika Kashyap ist Marketing Managerin bei ProofHub und war eine der LinkedIn Top Voices im Jahr 2018. Ihre Artikel sind von Bürosituationen und arbeitsbezogenen Ereignissen inspiriert. Sie schreibt gerne über Produktivität, Teambildung, Arbeitskultur, Führung oder Unternehmertum.

Schlagworte: PM Software, Tipp, Ratgeber

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