Effizienz? Effektivität? Was ist der Unterschied?

Effektivität und Effizienz sind zwei Wörter, die sehr ähnlich klingen und laut Duden auch eine sehr ähnliche Bedeutung haben. Effektivität kann synonym für Wirkung und Leistung verwendet werden, Effizienz für Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit. Doch auch wenn man im Alltag dazu verleitet wird, diese beiden Wörter gleichzusetzen, sollten sie nicht als Synonyme verwendet werde. Vor allem aber im Projektmanagement kann es einen großen Unterschied machen, welches Wort man nutzt. Doch was genau ist der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz und in welchem Kontext haben diese beiden Begriffe eine Bedeutung für das Projektmanagement?

Effektivität bedeutet, eine bestimmte Maßnahme zu ergreifen, die zu einem gewünschten Ziel führen soll. Zunächst müssen Sie sich fragen, was Ihr Ziel ist, und dann herausfinden, wie wirkungsvoll darauf hingearbeitet werden kann. Der Fokus der Effektivität liegt also auf dem Ziel und der Zielorientierung. 
Bei der Effizienz hingegen geht es um die Optimierung der festgelegten Maßnahmen. Es geht zum Beispiel darum, das Ziel in möglichst kurzer Zeit oder mit möglichst geringem finanziellem Einsatz zu erreichen. Der Fokus liegt auf der Wirtschaftlichkeit, d. h. darauf, wie die eingesetzten Ressourcen minimiert werden können und trotzdem das Ziel erreicht wird.

Laut DIN EN ISO 9000:2000 wird Effizienz als das „Verhältnis zwischen dem erzielten Ergebnis und den eingesetzten Mitteln“ beschrieben. Im Zusammenhang mit Effizienz wird oft gesagt, dass man "die Dinge richtig tut". Richtig tun bedeutet hier, die Dinge richtig anzugehen, d. h. sie sinnvoll und wirkungsvoll zu erledigen. Wenn man etwas effizient tut, will man das bestmögliche Ergebnis erzielen und dabei so wenig Ressourcen wie möglich einsetzen. Doch wie lässt sich diese Aussage mit konkreten Zahlen untermauern? Im Projektmanagement spielt die Quantifizierung schließlich eine wichtige Rolle, denn immerhin sind Zahlen hilfreich, um zu sehen, ob das gesetzte Ziel erreicht oder verfehlt wurde. Und so stellt sich auch die Frage, wie Effizienz gemessen werden kann. Mögliche Kennzahlen, die dafür genutzt werden können, sind der Schedule Performance Index und der Cost Performance Index.
 
Der Schedule Performance Index (SPI) ist ein zeitbezogener Leistungsindikator, der dazu dient, herauszufinden, wie die Ressource "Zeit" genutzt wurde. Der SPI wird berechnet, indem der Earned Value (EV), d. h. die Soll-Kosten der Ist-Leistung, durch den Planned Value (PV), d. h. die geplanten Kosten der Leistung zum Berichtszeitpunkt, geteilt wird (SPI = EV/PV). Ist der SPI größer als 100 Prozent, dann wird das Projekt schneller als geplant durchgeführt. Und wenn er unter 100 Prozent liegt, dann verläuft das Projekt zu langsam. Dividiert man nun die geplante Dauer des Projektes durch den SPI, kann man feststellen, ob der geplante Endtermin des Projekts eingehalten werden kann oder nicht.
 
Der Begriff Cost Performance Index (CPI) bezieht sich auf die zum Berichtszeitpunkt eingesetzten monetären Ressourcen. Er wird wie folgt berechnet: CPI = EV/AC. Wie beim SPI steht EV für den Earned Value und AC für die Ist-Kosten. Bei 100 Prozent wird das Budget perfekt eingehalten, bei weniger als 100 Prozent übersteigen die Ist-Kosten die Soll-Kosten der Ist-Leistung. Dividiert man das geplante Gesamtbudget des Projekts durch den CPI, so kann man feststellen, wie hoch die geschätzten Gesamtkosten am Berichtsdatum sind.
 
Beide Größen beziehen sich somit darauf, wie genau die Planung war und ob die Ergebnisse in Bezug auf Zeit und Budget wie geplant erzielt wurden. Es geht also um den Einsatz von Ressourcen, der möglichst wirtschaftlich erfolgen soll.

Wenn es um Effektivität geht, will man die richtigen Dinge tun. Mit anderen Worten: Man arbeitet effektiv, wenn die ergriffenen Maßnahmen zum gewünschten Ziel führen. 

Im Gegensatz zur Effizienz wird die Effektivität eher qualitativ betrachtet. Es geht um das Ziel und die Frage, die in diesem Zusammenhang gestellt werden sollte, lautet: Ist das Ziel erreicht worden? Im Vorfeld gibt es eine Spezifikation, die festhält, was vom Projekt erwartet wird. Wenn alle Punkte, die im sog. Lastenheft vermerkt sind, erfüllt wurden, dann ist das Ziel erreicht. Aber auch während des Projekts, bei der Durchführung von Aufgaben, kann man sich fragen, ob diese Aufgabe dazu beiträgt, dem Ziel näher zu kommen. Obwohl die Effektivität eher qualitativer Natur ist, gibt es auch einige Kennzahlen, die in Bezug auf die Effektivität herangezogen werden können. Dies sind zum Beispiel die Anzahl der Nachbesserungen oder die Reklamationsquote. Wenn das Ziel zu 100 Prozent erreicht wurde und der Kunde mit dem Ergebnis zufrieden ist, dann sollte es keine Beschwerden oder Nachbesserungswünsche geben. Wird das Ziel nicht erreicht, kann es zu Beschwerden seitens des Kunden kommen.

Obwohl Effizienz und Effektivität im alltäglichen Sprachgebrauch oft synonym verwendet werden, gibt es einen nicht zu vernachlässigenden Unterschied, insbesondere im Projektmanagement. Aber sollten Projekte effektiv oder effizient durchgeführt werden? Und muss man sich auf eines von beiden festlegen? Die Antwort lautet nein. Am besten ist es, sich bei einem Projekt auf eine Kombination aus beidem zu konzentrieren. Denn wenn man nur effektiv arbeitet, kann man den Input aus den Augen verlieren. Man verliert sich in dem Versuch, das Ziel so perfekt wie möglich zu erreichen, ohne Rücksicht darauf, was dafür investiert werden muss, wodurch Ressourcen verschwendet werden und sich das Projekt in die Länge zieht.
Auch der Versuch, ein Projekt ausschließlich effizient zu managen wird scheitern. Selbst wenn man ohne definierte Vorgaben effizient an einer Aufgabe arbeiten könnte, sollte man dies nicht tun. Denn ohne Vorgaben kann man so effizient arbeiten, wie man will, man hat kein Ziel vor Augen und arbeitet deshalb am Ende an den falschen Dingen. Man würde zwar die Ressourcen bestmöglich nutzen, aber das führt am Ende nicht zum Ziel. Deshalb ist es wichtig, beide Arbeitsweisen zu kombinieren. 
 
In einem Projekt sollte man zunächst effektiv arbeiten, also die richtigen Schritte festlegen, die Ziele sauber definieren und sie dokumentieren. Dann kann das Projekt ausgeführt werden und die Prozesse können durch Effizienz optimiert werden.
 
Um die Ziele des Projektes zu definieren, bietet es sich an, die SMART-Formel zu nutzen. SMART steht für spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Die Ziele in einem Projekt sollen also diese Beschreibungen erfüllen. Zusätzlich zu der Formulierung der Ziele, verschafft der sogenannte Projektsteckbrief eine Übersicht über den Projektablauf. Außerdem ist es sinnvoll eine ausführliche Kapazitätsplanung durchzuführen und ein erfolgreiches Zeitmanagement zu etablieren. Beides durch den Projektleiter, welcher stets versuchen sollte die Kontrolle zu behalten. 
 
Um die Unterschiede und das Zusammenspiel von Effektivität und Effizienz besser zu verstehen, hier ein Beispiel: 
Nach Abschluss des Projekts sollte eine Besprechung stattfinden, um die gewonnenen Erkenntnisse zu diskutieren. Das gesamte Projektteam, das aus 20 Personen und dem Projektmanager besteht, sollte an dieser Sitzung teilnehmen. Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, einen geeigneten Termin zu finden, an dem alle teilnehmen können - er selbst hat jedoch nur fünf freie Termine, bevor er Vollzeit in ein anderes Projekt eingebunden ist. Nun kann er zum Telefonhörer greifen und alle 20 Teammitglieder anrufen, fragen, welcher der fünf Termine für das jeweilige Teammitglied am besten passt und dies aufschreiben. Am Ende kann er die Erkenntnisse in einer Übersicht zusammenfassen und, falls es keinen eindeutigen Sieger gibt, noch einmal bei den Teammitgliedern nachhaken, die an dem Tag mit den meisten Stimmen nicht dabei sein können und ggf. eine Lösung finde. Am Ende hat er einen Termin gefunden, der allen passt, aber die Zeit, die er dafür aufwenden musste, ist enorm. Alternativ könnte er die Aufgabe auch effizient angehen. Er könnte ein Terminumfrage-Tool verwenden, um den Teilnehmern fünf Termine zur Auswahl zu geben, mit den Optionen "Ich kann", "Ich kann nicht" und "Ich kann es arrangieren, wenn nötig". Nun schickt er den Link zur Umfrage an seine Teammitglieder und bittet sie, bis zu einem bestimmten Datum zu antworten. Wenn es nach Abschluss der Umfrage noch keinen eindeutigen Termin gibt, kann er immer noch zum Telefon greifen und die Leute, die nicht können, kontaktieren, um eine Lösung zu finden.

Die Teammitglieder sollten wissen, wie ihre eigenen Aufgaben mit dem Projektziel zusammenhängen, damit sie effektiv arbeiten können. Das schafft Klarheit und vermeidet unnötige Zeitverluste. Dazu sollten innerhalb eines Projekts bestimmte Prozesse etabliert werden, zum Beispiel, dass zu Beginn jeder Phase genau kommuniziert wird, was das Ziel ist oder dass zusammen mit Arbeitspaketen die Information kommuniziert wird, welches Ziel damit erreicht werden soll. Entwickelt man dafür einen klaren Prozess, können sich die Mitarbeitenden effektiv beteiligen. 
 
Auch der Einsatz von PM-Tools kann hilfreich sein, um effektiv und effizient zu arbeiten. PM-Tools können dazu beitragen, dass alle Informationen direkt an das zuständige Teammitglied weitergeleitet werden oder dass Aufgaben entsprechend priorisiert werden. Ein PM-Tool sollte jedoch niemals die Effizienz oder Effektivität des Teams beeinträchtigen. Das heißt, wenn das Tool nicht zum Projekt oder zum Team passt und mehr Zeit mit der Pflege des Tools verloren geht und es keinen Mehrwert schafft, dann sollte der Einsatz eines anderen Tools in Betracht gezogen werden.
 
Darüber hinaus sollte immer geprüft werden, ob es Raum für Verbesserungen gibt. Mit anderen Worten: Wo kommt es zu Verzögerungen und wie kann die Arbeit effizienter gestaltet werden? Es sollte herausgefunden werden, ob die Teammitglieder vielleicht überlastet sind, zu wenig Pausen eingelegt werden oder ob andere Probleme die Arbeit verzögern. Ideal wäre es, regelmäßig Berichte zu verschicken, damit bei auftretenden Problemen schnell eine Lösung gefunden werden kann. 
 
Außerdem sollte man sich immer vor Augen halten, dass Multitasking nicht immer von Vorteil ist. Besser ist es, wenn sich die Mitarbeitenden auf eine einzige Aufgabe fokussieren und sich darauf konzentrieren können. Es empfiehlt sich, am Vorabend einen Plan mit den Aufgaben zu erstellen, die am nächsten Tag erledigt werden sollen. Auf diese Weise können die Mitarbeitenden mit einem guten Gefühl nach Hause gehen und die Aufgaben am nächsten Tag in Angriff nehmen.

Letztlich lässt sich sagen, dass man nicht effizient sein kann, ohne effektiv zu arbeiten. Vielmehr gehen Effektivität und Effizienz Hand in Hand und sind wichtig, um einen zielorientierten und ressourcenschonenden Projektablauf zu ermöglichen. Um ein Projekt erfolgreich durchzuführen, sollte man sich zunächst mit der Effektivität befassen. Dazu ist es wichtig, dass das Team einen Einblick in die Ziele des Projekts hat, um zu wissen, worauf es überhaupt hinarbeiten muss. Danach kann man sich mit der Effizienz befassen, um die Ressourcen so sinnvoll wie möglich zu nutzen.