Wie wichtig ein Plan B im Projektmanagement sein kann

Projektmanager verfolgen ehrgeizig ihre Ziele, entwickeln unbeirrt Pläne weiter und navigieren zielstrebig durch die oft unsteten Gewässer ihrer Projekte. Aber trotz all der zielgerichteten Arbeit und Vorplanung sollten Projektmanager auch immer einen Plan B in der Hinterhand haben, denn bei der Verfolgung der Projektziele dürfen mögliche auftretende Probleme nicht ignoriert werden. Ein guter Projektmanager muss daher immer auch vorausschauend arbeiten – und das bedeutet, Alternativen zur bevorzugten Route in Petto zu haben. In der Politik hört man immer wieder von alternativlosen Entscheidungen – manche Menschen interpretieren das als Bequemlichkeit, andere finden dies konsequent oder sogar heroisch. Doch im Projektmanagement ist es immer wieder nötig, alternative Wege einzuschlagen. Und die Aufgabe eines guten Projektmanagers ist es, immer eine gangbare Alternative zu kennen.

Gerade auch in kleinen, vermeintlich weniger wichtigen Handlungen und Projekten zeigt sich, dass ein Plan B ungeheuer wichtig sein kann. Sie sollen einen Vortrag halten und stellen vor Ort fest, dass Ihr Computer nicht an den vorhandenen Beamer angeschlossen werden kann. Aber vorausschauend haben Sie die Präsentation auch auf einem USB-Stick oder in der Cloud gespeichert und können daher auch von jedem anderen Laptop aus mit Ihrer Präsentation starten. In einem solchen Fall wird niemand auf die Idee kommen, zu behaupten, es gäbe keine Alternativen.
Genauso kann es sich auch bei einem Millionenprojekt verhalten. Selbstverständlich können Sie sich nicht auf alle möglichen Situationen vorbereiten, denn es wird immer Momente geben, in denen etwas wirklich Unerwartetes geschieht, was die Projektbeteiligten zunächst ratlos zurücklässt. In diesen Momenten muss der Projektmanager die Initiative ergreifen und seine Kollegen und Mitarbeiter zum kreativen Nachdenken anregen. Wenn der Projektmanager noch keinen Plan B parat hat, muss schleunigst einer entwickelt werden, der dem Kunden als Alternative präsentiert werden kann.

Für die wahrscheinlichen Szenarien und die vorhersehbaren kleinen und großen Projekt-Katastrophen sollten Sie immer schon bei Projektbeginn einen Plan B entwickeln. Es gibt Strategien und Techniken, um schon von Beginn an eventuelle Fehlerquellen und Stolpersteine mithilfe einer fundierten Risikoanalyse zu identifizieren. Einige mögliche Probleme treten immer wieder auf, sind somit also gut kalkulierbar und können sehr leicht erkannt werden.
Es besteht die Gefahr, dass Sie die Baugenehmigung nicht zeitgerecht erhalten. Es könnte sein, dass für die komplizierten Fassadenarbeiten, die sich der Kunde wünscht, kein passendes Angebot abgegeben wird, weil nur sehr wenige Firmen diese Arbeiten überhaupt ausführen und diese überlastet sind. Solche Eventualitäten erkennen gute Projektmanager schon zu Beginn eines Projektes und sie sprechen die möglichen Alternativen bereits früh an. Wenn es dann so weit kommt, muss zwar umgeplant werden, aber es ist wenigstens schon bekannt, wie man reagieren kann und welche Konsequenzen in Zeit und Kosten die Alternative mit sich bringt.

Hin und wieder sind Probleme und Stolpersteine aber nicht so einfach vorhersehbar. Sie kennen die Strategie des kritischen Pfades, bei der Sie alle die Aufgaben identifizieren, die möglicherweise einen Einfluss auf das Endergebnis haben? Auf diese Aufgaben wird dann ein besonderes Augenmerk gelegt.
In einer ähnlichen Weise können Sie die nicht kritischen, aber dennoch wichtigen Elemente zusammenfassen und betrachten. Beachten Sie besonders diejenigen Faktoren, die einzigartig und außergewöhnlich sind, sowie diejenigen, die Ihrer Erfahrung nach Probleme verursachen können. Wenn es nur eine einzige Person im Projektteam gibt, die das Lastenheft erstellen kann oder wenn es nur eine einzige Straße gibt, die zur Baustelle führt und breit genug ist, sodass größere Lieferungen über sie erfolgen können, kann eine Störung an dieser Stelle zu einer weitreichenden Behinderung des Projekts führen. Sie könnten sich aber frühzeitig nach externen Büros erkundigen, die im Falle des Falles einspringen. Sie könnten prüfen, ob es möglich ist, eine der anderen Straßen temporär zu verbreitern und herausfinden, was das kostet. Alle diese vorausschauenden Maßnahmen kosten Zeit und Sie müssen sich natürlich mehr auf die tatsächlich anfallenden Aufgaben des Projektmanagements konzentrieren und dürfen sich nicht in Risikoabwehrung verzetteln. Wägen Sie sorgfältig ab, wofür Sie Ihre Zeit investieren, aber denken Sie immer auch über Alternativen nach, um zumindest eine vage Idee zu haben. Damit vermeiden Sie Panik und Kurzschlussreaktionen. Sie erwecken zudem Vertrauen beim Kunden, weil er sieht, dass Sie immer an alles gedacht und eine Alternative schon früh in Betracht gezogen haben.

Im Laufe Ihres Berufslebens erhalten Sie Techniken an die Hand, mit denen Sie systematisch Ihr Projekt nach Chancen und Risiken durchforsten und damit einen echten Mehrwert für Ihr Projekt schaffen. Versuchen Sie, Alternativen nicht als Niederlage zu sehen, sondern möglicherweise als Chance. Außerdem ist eine hektische, überstürzte Problembeseitigung niemals zielführend. Trauern Sie den Strategien, die nicht funktioniert haben, nicht nach, sondern blicken Sie in die Zukunft und konzentrieren Sie Ihre Energie darauf, alles daran zu setzen, dass Plan B gut funktioniert.
Haben Sie bereits Erfahrung im Analysieren von Risiken und Erkennen von Chancen? Dann zeigen Sie das auch Ihren Kunden und zukünftigen Auftraggebenden, mit der Zertifizierung zum Certified Senior Project Manager (IAPM).