Personas in der Projektarbeit

Ein neues Projektmanagementtool namens "Fixe Lösung" soll entwickelt werden und den Arbeitsalltag der Kunden revolutionieren. Doch wie kann sichergestellt werden, dass dieses Tool genau den Bedürfnissen und Wünschen der Nutzer entspricht? Hier setzt ein strategischer Ansatz an, der über die reine Marktforschung hinausgeht und tiefer in die Lebenswelt der Nutzer eintaucht. Mit fiktiven, aber realitätsnahen Charakteren lässt sich die Zielgruppe besser verstehen und das Projekt gezielter steuern. Diese als Persona bekannte Methode ermöglicht es, die "Fixe Lösung" so zu gestalten, dass sie den Erwartungen der Nutzer entspricht und ihre Probleme effektiv löst.

In den 1980er Jahren entwickelte Alan Cooper die Idee der Personas. Statt mit abstrakten Zielgruppen zu arbeiten, werden konkrete prototypische Nutzer entwickelt. Eine Persona ist somit ein fiktiver Vertreter einer Zielgruppe, der dabei hilft, Annahmen über Kunden zu treffen. Diesen Personas werden bestimmte Erwartungen, Werte, Wünsche und Ziele zugeschrieben und zeigen menschliche Verhaltensweisen. Eine Persona hat eine realistische Biografie und Eigenschaften und repräsentiert somit die Zielgruppe, ohne sich auf einen einzelnen Vertreter der Zielgruppe zu beschränken. 
Die Erstellung von Personas muss auf einer konkreten Datenbasis erfolgen. Die Daten stammen aus verschiedenen Quellen wie Customer Relationship Management (CRM), Vertrieb, Kundenbefragungen, Marktforschung, Stakeholder-Informationen, Feedback zu bestehenden Produkten oder Nutzerbeobachtung.
So entstehen verschiedene Personas mit unterschiedlichen Namen, Altersangaben und Berufen, die eine detaillierte Biografie beinhalten. Neben diesen biografischen Informationen gibt es weitere Hintergrundinformationen, wie z. B. technisches Wissen und Erwartungen an das Produkt. Auch Wünsche, Motivationen und Einstellungen der Persona werden berücksichtigt.

Eine Zielgruppe ist eine Gruppe von Personen, für die ein Produkt oder eine Dienstleistung entwickelt wird oder entwickelt werden soll. Zur Definition der Zielgruppe werden verschiedene Kriterien herangezogen. Dazu gehören demographische Merkmale wie Alter, Geschlecht und Familienstand, sozioökonomische Merkmale wie Beruf und Bildungsstand sowie psychographische Merkmale wie Lebensstil und Einstellungen. Diese Kriterien liefern vor allem eine quantitative Beschreibung der Zielgruppe.
Was jedoch oft fehlt, sind die für ein qualitatives Verständnis notwendigen Bedürfnisse, Herausforderungen, Motive und Handlungen der Menschen. Hier setzen Personas an. Personas helfen, diese qualitativen Aspekte zu erfassen, indem sie repräsentative Charaktere mit spezifischen Eigenschaften und Verhaltensweisen darstellen. Denn nur weil zwei Personen der gleichen Zielgruppe angehören, heißt das nicht automatisch, dass sie auch die gleichen Ziele verfolgen. Personas helfen, diese Unterschiede besser zu verstehen und gezielt darauf einzugehen. 

Personas können in den unterschiedlichsten Phasen eines Projektes angewendet werden:
 
In der Vorbereitung: Während der Vorbereitung können Personas bei der Zieldefinition helfen: Wenn man weiß, was die Nutzer wollen, ist es einfacher, klare und zielgerichtete Projektziele zu definieren. 
 
Während der Durchführung: Im Laufe eines Projekts kann es vorkommen, dass von den ursprünglichen Plänen abgewichen wird. Die Präferenzen einer Persona im Auge zu behalten, hilft dabei, das ursprüngliche Ziel nicht aus den Augen zu verlieren und sicherzustellen, dass die entwickelten Lösungen den Bedürfnissen der Zielgruppe entsprechen. Außerdem werden finanzielle und zeitliche Verluste vermieden.
 
Bei Verbesserungen: Bei der Überprüfung und Verbesserung von Prozessen stellt sich beispielsweise die Frage, ob der Prozess so gestaltet ist, dass er für die Persona attraktiv und benutzerfreundlich genug ist. Wenn dies der Fall ist, kann weiter vorgegangen werden, wenn nicht, kann dies als Grundlage für Verbesserungen genutzt werden.
 
Wenn bereits Wissen über eine Zielgruppe vorhanden ist, aber nur wenig Zeit zur Verfügung steht, kann mit einer Proto-Persona gearbeitet werden. Diese enthält nicht so viele Details wie eine vollständig ausgearbeitete Persona, konzentriert sich aber dennoch auf die grundlegenden Bedürfnisse der Zielgruppe.
Um jedoch möglichst umfassende und tiefgehende Informationen zu erhalten und so ein genau abgestimmtes Produkt oder Projekt zu erstellen, sollten, wenn möglich, weitere Informationen mit Hilfe der oben genannten Methoden gesammelt werden. Dies ermöglicht die Entwicklung detaillierter und aussagekräftiger Personas, die ein besseres Verständnis der Zielgruppe und damit zielgerichtetere und effektivere Lösungen ermöglichen.

Bei der Definition einer Persona sollte man nah an der Realität bleiben. Es ist wichtig, nur die Informationen zu verwenden, die im Prozess wirklich hilfreich sind. Ist die Persona zu detailliert, besteht die Gefahr, sich im Prozess und den Fokus zu verlieren.
Vor allem bei Innovationen kann eine bestehende Persona weiterentwickelt werden, um neue Erkenntnisse zu gewinnen. Durch diese Weiterentwicklung bleibt die Persona für den aktuellen Projektkontext relevant und nützlich.
 
Persona: Anna Schneider

Biografie

Anna Schneider ist 34 Jahre alt und lebt mit ihrem Mann und ihrer dreijährigen Tochter in München. Sie arbeitet seit sieben Jahren als Marketingmanagerin in einem mittelständischen Technologieunternehmen. Anna hat einen Master in Betriebswirtschaftslehre und eine Leidenschaft für digitale Medien und innovative Marketingstrategien. In ihrer Freizeit verbringt sie gerne Zeit mit ihrer Familie, reist viel und interessiert sich für neue Technologien und Trends im Marketing.
 
Technisches Verständnis

Anna ist sehr technikaffin und nutzt regelmäßig verschiedene digitale Tools und Plattformen für ihre Arbeit. Sie ist vertraut mit Social Media Management, SEO, Datenanalyse und verschiedenen Marketing Automation Tools. Anna legt großen Wert auf benutzerfreundliche und effiziente Softwarelösungen, die ihre Arbeit erleichtern und optimieren.
 
Erwartungen an das Produkt

Anna erwartet von einem Produkt, dass es intuitiv und einfach zu bedienen ist. Es sollte ihr helfen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und ihre Marketingkampagnen effektiver zu gestalten. Eine gute Integration mit anderen Tools, die sie bereits verwendet, ist für sie ein großer Vorteil.
 
Wünsche und Ziele

Anna möchte ihre beruflichen Fähigkeiten weiterentwickeln und beruflich vorankommen. Ihr Ziel ist es, innerhalb der nächsten fünf Jahre eine Führungsposition zu erreichen. Privat wünscht sie sich eine gute Work-Life-Balance. Sie sucht ständig nach Möglichkeiten, ihre Arbeit effizienter zu gestalten, um mehr Zeit für persönliche Interessen zu haben.
 
Motivation und Einstellungen

Anna wird durch beruflichen Erfolg und Anerkennung motiviert. Sie ist offen für neue Ideen und Technologien und hat eine positive Einstellung zu Veränderungen und Innovationen. Ihre Zielstrebigkeit und ihr Wunsch nach ständiger Verbesserung treiben sie an, immer nach den besten Lösungen und Strategien zu suchen.
 
Diese detaillierte Persona hilft, Annas Bedürfnisse und Verhaltensweisen besser zu verstehen und Produkte und Dienstleistungen gezielt auf sie zuzuschneiden. Oder besser gesagt: Das gilt für alle Menschen, die unter diese Persona fallen. 
Aus vielen dieser Informationen lässt sich ableiten, was das neue Projektmanagementtool „Fixe Lösung“ leisten soll und wie es sich auf die Work-Life-Balance auswirkt. So kann ein Tool entwickelt werden, das den Anforderungen entspricht.

Personas sind ein wertvolles Instrument im Projektmanagement, um die Zielgruppe besser zu verstehen und Projekte effizienter zu gestalten und auszurichten. Indem Personas realistisch und zielgerichtet definiert und bei Bedarf weiterentwickelt werden, kann sichergestellt werden, dass neue Erkenntnisse und Bedürfnisse stets berücksichtigt werden. Dies führt zu besseren Ergebnissen und höherer Nutzerzufriedenheit. In der dynamischen Welt des Projektmanagements sind gut entwickelte Personas nützlich, um Projekte erfolgreich und nutzerorientiert durchzuführen.