Eisenhower-Matrix: Aufgaben gut Priorisieren

In der Arbeitswelt möchte man effektiv und effizient arbeiten und die Produktivität so weit wie möglich steigern. Um dies zu erreichen, sollten Prioritäten gesetzt werden. Dafür eignet sich die Eisenhower-Matrix, eine Methode zur Priorisierung der einzelnen Aufgaben auf einer To-Do-Liste nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Benannt wurde diese Methode nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, der 1954 einen College-Präsidenten mit folgenden Worten zitierte: "Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind niemals dringend". Dieses Zitat wirft jedoch die Frage auf, was der Unterschied zwischen dringend und wichtig ist und wie die Matrix auf dieser Grundlage aufgeteilt werden kann.

Zunächst sollte der Unterschied zwischen dringend und wichtig geklärt werden, da es für die Anwendung der Matrix wichtig ist, zu wissen, welche Priorität die einzelnen Aufgaben haben und zu welcher Kategorie sie gehören. Der Duden definiert dringend als etwas, das keinen Aufschub duldet, und wichtig als etwas, das für jemanden unerlässlich ist. Daraus lässt sich schließen, dass dringende Aufgaben eine höhere Priorität haben als wichtige, wodurch die ersten beiden Quadranten der Matrix gefunden wurden, nämlich wichtig und dringend als Quadrant A und wichtig, aber nicht dringend als Quadrant B. Quadrant C enthält Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, und Quadrant D enthält Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind.

Wie bereits erwähnt, enthält dieser Quadrant Aufgaben, die wichtig und dringend sind und zuerst erledigt werden sollten. Diese Aufgaben müssen innerhalb bestimmter Fristen erledigt werden, ansonsten können Folgen wie Probleme oder Krisen auftreten, wenn sie nicht erledigt werden, und können das langfristige Ziel negativ beeinflussen.

Hier befinden sich wichtige, aber nicht dringende Aufgaben, die langfristig zum Erfolg führen, aber unklare Fristen haben. Diese Aufgaben werden nach dem ersten Quadranten, also später, bearbeitet. Hier sollte versucht werden, mit Zeitmanagement zu arbeiten, damit diese Aufgaben nicht vernachlässigt werden, sonst können sie schnell in den A-Quadranten wandern.

Der C-Quadrant enthält dringende, aber nicht wichtige Aufgaben. Diese müssen zwar erledigt werden, erfordern aber keine besonderen Fähigkeiten und können daher delegiert werden. Auf diese Weise kann die Arbeitsbelastung verringert werden und das Team kann seine eigenen Fähigkeiten erweitern, wenn es durch Delegation neue Aufgaben übernimmt.

Hier finden sich die unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben. Diese manifestieren sich in Form von unnötigen Aufgaben und lenken ab. Daher können sie verworfen werden.

Um die Matrix sinnvoll nutzen zu können, muss zunächst eine To-Do-Liste mit allen zu erledigenden Aufgaben vorhanden sein. Bevor man in die Bewertung der einzelnen Aufgaben einsteigt, sollten im ersten Schritt die Aufgaben eliminiert werden, die in den Quadranten D gehören. Diese Aufgaben können entweder sofort verworfen werden, oder, wenn sie keinen aktuellen Wert haben, aber möglicherweise noch einen bekommen könnten, könnten sie zunächst auf einen separaten Stapel abgelegt werden, um sie später, wenn alle anderen Aufgaben bereits erledigt sind, erneut durchzugehen. 
Anschließend muss die Frage gestellt werden, wie wichtig und wie dringend die einzelnen Aufgaben sind. Um die Dringlichkeit zu prüfen, können Sie sich folgende Frage stellen:
 

• Würde es Konsequenzen haben, wenn die Aufgabe nicht sofort erledigt wird?
• Gibt es eine Frist? 
• Ist jemand darauf angewiesen, dass diese Aufgabe sofort erledigt wird? 

Falls alle drei Fragen mit ja beantwortet werden können, dann ist die Aufgabe dringlich und findet sich in Quadrant A oder C wieder. Überlegen Sie nun, ob die Aufgabe delegiert werden kann, oder ob sie von Ihnen selbst erledigt werden muss. Falls Sie die Aufgabe selbst erledigen müssen, dann muss sie im A-Quadrant eingeordnet werden, andernfalls im C-Quadrant.
Können Sie nicht alle der drei obengenannten Fragen bejahen, die Aufgabe ist aber wichtig für das langfristige Ziel, dann sollten Sie sie im Quadrant B einordnen.

Um die Matrix gut zu visualisieren, wäre es vorteilhaft, unterschiedliche Farben für die Quadranten zu wählen. Außerdem sollten nicht zu viele Aufgaben in den einzelnen Quadranten platziert werden, sonst werden sie zu unübersichtlich. Gerade in einem agilen und sich ständig verändernden Umfeld kommen immer wieder neue Aufgaben hinzu, die die Priorisierung und damit auch den Zeitplan und die Effizienz durcheinanderbringen. So kann es schnell passieren, dass eine neue Aufgabe in A auftaucht, wodurch die Aufgaben in B vernachlässigt werden. Da diese aber immer noch wichtig sind, dürfen sie nicht vernachlässigt werden, denn wenn sie zu lange unerledigt bleiben, können sie in den Quadranten A rutschen und dann unnötigen Stress verursachen. Hier zeigt sich auch einer der Hauptkritikpunkte an der Methode: Dringende Aufgaben sind fast immer wichtig, so wie wichtige Aufgaben fast immer dringend sind. 
Die Aufgaben sind in der Regel schwer in die Quadranten B und C einzuteilen, was bedeutet, dass vieles automatisch in den Quadranten A rutscht. Daher müsste die Methode viel stärker untergliedert werden, damit es wirklich einfach ist, zu unterscheiden, welche Aufgabe wohin gehört. Außerdem ist es nicht möglich, die Matrix 8 Stunden lang chronologisch abzuarbeiten, da das Leistungsniveau während eines Arbeitstages schwankt und man zwischendurch auch einfachere Aufgaben erledigen muss. 
Es ist jedoch nicht zu unterschätzen, wie einfach die Matrix zu verstehen und anzuwenden ist. Gerade im Hinblick auf Zeitfresser und die Priorisierung von Aufgaben hat dieses Verfahren seine positiven Seiten. Durch die Klassifizierung ist sofort klar, wie mit den einzelnen Aufgaben umzugehen ist und welche Aufgaben die meiste Aufmerksamkeit benötigen. Dies kann auch das Zeitmanagement verbessern, wenn nicht ständig neue Aufgaben hinzukommen.

Während eines Projekts können verschiedene Aufgaben anfallen, die jedoch unterschiedliche Prioritäten haben. Zum Beispiel: Ein wichtiger Stakeholder beschwert sich per E-Mail über einen bestimmten Prozess, jemand hat das Unternehmen verlassen und braucht ein Arbeitszeugnis, eine Kampagne für ein Produkt muss erstellt werden, Tickets für den Flug zur nächsten Konferenz müssen gebucht werden, eine Geburtstagsfeier muss geplant werden oder ein Meeting steht an. Zunächst stellt sich die Frage, welche Aufgaben in den Quadranten D gehören, d. h. welche weder wichtig noch dringend sind. Die Planung der Geburtstagsparty könnte hier hineinfallen, da sie auch spontan in kleinerem Rahmen gefeiert werden könnte oder erst geplant wird, wenn alle anderen Aufgaben erledigt sind. Die Beschwerde des Stakeholders gehört eindeutig in Quadrant A, weil sie klare Auswirkungen auf das Projekt hat und daher dringend ist. In Quadrant B gehört die Kampagne für das Produkt. Denn die Aufgabe ist nur wichtig, weil sie zunächst keine Auswirkungen auf das Projekt hat. In Quadrant C gehören das Schreiben des Arbeitszeugnisses, das Flugticket und das Meeting. Denn all diese Dinge können auch von anderen erledigt werden.

Ob sich der Einsatz der Eisenhower-Matrix lohnt oder nicht, muss jeder für sich selbst entscheiden. Klar ist, dass die Anwendung deutlich zeigt, welche Aufgaben Zeitfresser sind, was ein klarer Vorteil der Methode ist. Vor allem aber hilft sie, effektiver zu arbeiten und die Produktivität durch Priorisierung zu steigern. Da es sich bei der Klassifizierung um Aufgaben handelt, die sich über mehrere Tage oder Wochen erstrecken, gibt es andere Methoden zur Priorisierung von Aufgaben für einen Tag, wie beispielsweise die ABC-Analyse.