To-Do-Listen im Projektmanagement

In einer To-Do-Liste, oder auch Aufgabenliste genannt, werden alle zu erledigenden Aufgaben aufgelistet und können entsprechend abgehakt werden. Sie eignet sich für jede an einem Projekt beteiligte Person, da sie individuell angepasst werden kann und für mehr Übersichtlichkeit sorgt. 

Es gibt verschiedene Methoden eine Liste zu führen, von der einfachen, der erweiterten, bis hin zur komplexen Methode. Die einfachste Methode enthält neben den Aufgaben auch das Fälligkeitsdatum und die Zuständigkeit. Bei der erweiterten Liste wird der zeitliche Aufwand für das Erledigen der Aufgabe hinzugefügt. Da es sich um einen Schätzwert handelt, sollte immer ein Puffer eingeplant werden. Bei der komplexen Variante werden die Aufgaben noch in Teilbereiche unterteilt und die dafür benötigten Ressourcen sowie Stakeholder werden aufgelistet. Die letzte Variante kann vor allem von Projektleitern verwendet werden. 

Was sind die Vor- und Nachteile einer To-Do-Liste und welche weiteren Varianten gibt es?

Durch To-Do-Listen wird das gesamte Projekt übersichtlich dargestellt. Sie geben einen guten Überblick, sodass kein Schritt vergessen wird, die unerledigten Punkte nicht im Hinterkopf herumschwirren und Sie sich nicht ständig Gedanken darüber machen müssen, was noch zu erledigen ist. Das sorgt auch für ein besseres Zeitmanagement, da jeder klar sieht, was noch zu tun ist, welche Aufgaben erledigt werden müssen und einzelne Aufgaben auch delegiert werden können. Sobald eine Aufgabe fokussiert bearbeitet wurde, wird die nächste Aufgabe angegangen.
Durch das Abhaken der einzelnen Schritte können Sie den Status verfolgen und genau sehen, wie der Fortschritt ist. Das kann Ihr Selbstvertrauen stärken und Sie motivieren, Ihr Ziel zu erreichen. Das Ziel kann sowohl ein großes Hauptziel sein kann, auch als mehrere kleinere Ziele, die auf dem Weg zum Hauptziel schneller erreicht werden können. Der Vorteil von To-Do-Listen ist, dass Sie selbst entscheiden können, wie detailliert diese sein sollen. Bevorzugen Sie viele kleine Zwischenziele oder weniger, aber dafür große Einzelziele? Wie Sie Ihre To-Do-Liste aufbauen, bleibt ganz Ihnen überlassen.

Aber so gut die Vorteile auch klingen, es gibt wie immer auch eine Kehrseite. 
Wenn Sie ohnehin schon sehr wenig Zeit für ein Projekt haben, ist das Schreiben einer To-Do-Liste ein zusätzlicher Faktor, der Zeit kostet. Der dadurch entstehende Zeitdruck kann zu unbewusstem oder sogar bewusstem Stress führen. Und genau dieser ist meist negativ und beeinträchtigt die Leistung. Wenn er zu lange anhält, kann er weitere negative Folgen haben. Sobald Sie also merken, dass das Führen der Liste Sie nur unter Druck setzt, dann sollten Sie besser keine To-Do-List führen.
Darüber hinaus kann es auch vorkommen, dass Sie sich durch die Liste unrealistische Ziele setzen. Das liegt vor allem daran, dass Sie zu hohe Erwartungen an sich selbst haben. Wenn Sie sich Ihre Liste ansehen, sehen Sie all die unerledigten Aufgaben und sind demotiviert - dabei übersehen Sie jedoch alles, was Sie bereits erreicht und abgehakt haben.

Wenn für Sie die Vorteile einer To-Do-Liste die Nachteile überwiegen, dann sollten Sie sich nun fragen, wie die optimale To-Do-Liste für Sie aussieht.

Zunächst müssen Sie entscheiden, ob eine analoge oder eine digitale Liste für Ihre Bedürfnisse besser geeignet ist. Wenn die Liste nicht für jeden zugänglich sein muss, können Sie die Aufgaben analog strukturieren, z. B. in einem Notizbuch. Der Nachteil dabei wäre allerdings, dass Sie die Prioritäten nicht einfach so ändern können. Damit ist gemeint, dass man nicht einfach, wie in der digitalen Welt, den Listeneintrag nehmen und ihn an eine andere Stelle verschieben kann. Das würde Ihnen allerdings eine Menge Zeit sparen, schließlich müssen Sie den Punkt nicht noch einmal aufschreiben oder womöglich die ganze Liste neu schreiben.
Eine weitere analoge Alternative zum Notizbuch stellt das Whiteboard dar, zu dem das ganze Team Zugang hat und welches mit Haftnotizen oder Ähnlichem genutzt werden kann. Die einzelnen Punkte auf der To-Do-Liste lassen sich mit Hilfe der Haftnotizen leicht verschieben, wenn sich die Prioritäten ändern. Bei dieser Variante sollten Sie unbedingt darauf achten, dass das Whiteboard für alle Mitarbeiter frei zugänglich ist. Wenn Sie das Papierchaos allerdings vermeiden wollen, bietet es sich an, eine To-Do-Liste digital zu führen. Hierfür gibt es verschiedene Apps oder Outlook, auf die jeder Mitarbeiter Zugriff hat.

Letztendlich müssen Sie selbst einschätzen, ob digital oder analog für Ihr Projekt oder Ihr Unternehmen im Allgemeinen am besten geeignet ist. Ist Ihr Unternehmen ein Start-up, das sich vorrangig mit dem Thema Digitalisierung beschäftigt? Dann sollten Sie ebenfalls mit gutem Beispiel vorangehen und die Liste digital führen. Sie ist für jeden Mitarbeiter zugänglich und ist auch ein großer Vorteil, wenn Mitarbeiter im Homeoffice oder hybrid arbeiten. Wenn die genannten Punkte in Ihrem Unternehmen jedoch kein Thema sind, können Sie auch die analoge Form wählen. Ein klarer Vorteil wäre, dass Sie sich die handschriftliche Notiz leichter merken und visualisieren können.
Die Antwort auf die Frage ob analog oder digital ist jedoch meist nicht eindeutig, da beide Varianten ihre Vor- und Nachteile haben. Um die Nachteile auszugleichen, wäre es am sinnvollsten, beide Formen zu verwenden, um möglichst flexibel zu bleiben, damit würde allerdings ein erhöhter Zeitaufwand einhergehen.

Auch wenn eine To-Do-Liste hilfreich sein kann und eigentlich selbsterklärend ist, können sich Fehler einschleichen. Um das zu vermeiden, geben wir Ihnen 5 Tipps an die Hand.

1. Aufgaben sollten immer mit einem geschätzten Zeitaufwand geplant werden. So werden nicht zu viele Aufgaben auf einen Tag verteilt und unnötiger Stress wird vermieden. Ein digitales Tool ist hier besonders hilfreich, da die Zeiten für alle angepasst werden können, um zu sehen, ob es doch länger dauert. Oder vielleicht wird weniger Zeit benötigt als gedacht. Auch dies sollte festgehalten werden, damit Erfahrungen für die zukünftige Planung gesammelt werden können. 
Genügend Zeit zu haben, sorgt auch für Flexibilität und wirkt einer möglichen Prokrastination entgegen. Dies führt uns zum nächsten Punkt.

2. Es ist ratsam, mit der schwierigsten und unangenehmsten Aufgabe zu beginnen. Denn diese schiebt man immer wieder gerne vor sich her. Wenn Sie aber denken: Das Schlimmste liegt jetzt hinter mir, ist Ihre Motivation entsprechend hoch. Und so hilft es Ihnen auch, Aufgaben nicht aufzuschieben und somit Prokrastination zu vermeiden.

3. Große Aufgaben können dazu führen, dass Sie den Überblick über die einzelnen Schritte eines Projekts verlieren. Deshalb sollten Sie diese großen Aufgaben in kleinere Schritte unterteilen. Dies können Sie digital tun, indem Sie zusätzliche Checklisten für eine bestimmte Aufgabe einführen. Das bedeutet auch, dass Sie nicht ständig darüber nachdenken müssen, ob Sie vielleicht einen Schritt vergessen haben, was zu einer höheren Produktivität im Team führt.
Allerdings sollten Sie darauf achten, dass nicht zu viele kleine Aufgaben aufgeschrieben werden. Dies könnte sonst dazu führen, dass die Liste unübersichtlich wird. Wenn die Aufgaben also in nur wenigen Minuten erledigt werden können, sollten sie nicht aufgeschrieben werden. 

4. Überlegen Sie bei der Auswahl der Werkzeuge für eine digitale Liste, was genau benötigt wird. Manchmal reichen einfache To-Do-Listen-Apps aus, manchmal wird aber auch eine Software benötigt, in der To-Do-Listen geführt und aus den einzelnen Listen Projekte erstellt werden können. Mit einer komplexeren Software können auch einzelne Aufgaben digitalisiert werden, so dass Punkte wie das manuelle Schreiben einer E-Mail oder das Erinnern an einen Termin nicht mehr notwendig sind. 

5. Wichtig ist es auch, die Liste zum richtigen Zeitpunkt zu erstellen. Idealerweise sollte die Liste am Ende des Arbeitstages geschrieben werden. Wenn Sie überprüfen, wie viel an diesem Arbeitstag erledigt oder abgehakt wurde, können Sie genau planen, was am nächsten Tag erledigt werden muss. Und da der Tag noch frisch im Gedächtnis ist, läuft man auch nicht Gefahr, etwas zu vergessen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Aufgabenliste zu führen. Im Allgemeinen kann, wie oben erwähnt, die Ausführlichkeit entsprechend angepasst werden. Allerdings gibt es auch verschiedene Konzepte einer Liste, wie die „One Minute Liste“, oder die „Offene-Punkte-Liste“. 

Die allgemeine To-Do-Liste variiert je nach Verwendungszweck und kann Folgendes enthalten:
 

Die "One Minute To-Do List" besteht aus drei Spalten, in denen alle Aufgaben entsprechend ihrer Priorität aufgelistet sind. Ursprünglich wurde die Methode von dem amerikanischen Zeitmanagementexperten Michael Linenberger entwickelt.
Der erste Schritt besteht darin, die Aufgaben entsprechend ihrer Dringlichkeit zu ordnen. Eine Möglichkeit wäre, sie zu kategorisieren in:
 

Im zweiten Schritt sollten Sie darauf achten, dass Sie nicht zu viele Aufgaben parallel bearbeiten, sonst können Sie sich verzetteln. Deshalb ist es wichtig, die einzelnen Aufgaben in die richtige Spalte einzuordnen. In Critical Now sollten sich nicht mehr als fünf Aufgaben befinden, in Opportunity Now nicht mehr als 20 und in Over the Horizon kann eine unbegrenzte Anzahl enthalten sein. 
Wichtig dabei ist, dass Sie die einzelnen Spalten immer wieder überprüfen. Dazu sollten Sie feste Termine für die Aktualisierung der Spalten festlegen. Es empfiehlt sich, die Spalte Critical Now mehrmals am Tag zu überprüfen und die erledigten Aufgaben zu streichen. Die Spalte Opportunity Now sollte mindestens einmal am Tag kontrolliert werden. So können Sie prüfen, welche Aufgaben in die erste Spalte verschoben werden und welche noch warten können. Die letzte Spalte sollte mindestens einmal pro Woche überprüft werden. 
Da die Spalte Over the Horizon aber sehr viele Aufgaben enthalten kann und auch nur einmal pro Woche kontrolliert wird, kann es passieren, dass sich eine große Menge ansammelt. Deshalb sollte  auch diese Spalte von Zeit zu Zeit aussortiert werden. Aufgaben, die obsolet sind, sollten entfernt werden. Manchmal hilft es, sich von bestimmten Ideen einfach zu trennen.
Da sich die meisten Projekte immer wieder ändern, kann es auch sein, dass manche Ideen veraltet sind. Für diese Rubrik kann auch ein „Defer-to-Review“-Prozess eingeführt werden. Bestimmte Aufgaben werden in extra Listen aufgenommen und zu bestimmten Terminen werden die einzelnen Listen überprüft. Wenn die Aufgaben noch aktuell sind, können sie in eine andere Spalte verschoben werden, falls nicht, können die Aufgaben gestrichen werden. 
Die Vorteile der „One Minute To-Do List“ sind, dass man einen guten Überblick behält, da sie nur aus drei Spalten besteht, die Priorisierung klar ist, Parallelaufgaben begrenzt sind und die Aufgaben immer wieder überprüft werden. Allerdings muss man sich bewusst sein, dass sie nur nach Dringlichkeit sortiert ist. Wenn man also tatsächlich strategisch wichtige Aufgaben hat, können diese verloren gehen und man muss auf eine andere Option zurückgreifen.

Eine weitere Möglichkeit der Projektdokumentation ist die "Offene-Punkte-Liste" (OPL). In ihr werden alle Projektereignisse dokumentiert und offene Punkte beschrieben, die zum Erfolg des Projekts führen. Das bedeutet, dass Sie sich überlegen müssen, welche Arbeitspakete noch nicht abgearbeitet wurden und welche Punkte in die OPL aufgenommen werden müssen. Gleichzeitig lässt sich durch die Protokollierung nachvollziehen, wer was wann gemacht hat. Zuständigkeiten, Aufgaben und Fristen sind somit geregelt. 
Zusätzlich zu den Inhalten einer herkömmlichen To-Do-Liste, die wir Ihnen oben bereits vorgestellt haben, können weitere Elemente hinzugefügt werden: Das Datum, an dem die Aufgabe zur Liste hinzugefügt wurde, sollte in der OPL erwähnt werden, um zu verfolgen, wie lange der Punkt auf der Liste steht. Darüber hinaus sollten alle relevanten Informationen, die während des Projekts gewonnen wurden, sowie Probleme, die während des Projekts aufgetreten sind und einer Lösung bedürfen, aufgeführt werden. Idealerweise werden die Probleme von einem Problembericht begleitet. Fragen, die während des Projekts beantwortet werden müssen, und die Dokumentation der Ergebnisse sollten ebenfalls in der OPL vermerkt werden. Ebenso ist es sinnvoll, Ideen zu dokumentieren, die während des Projekts entstanden sind und möglicherweise umgesetzt werden könnten. Eine Spalte für sonstige Anmerkungen und Kommentare kann ebenfalls hilfreich sein.
Der Vorteil dieser Liste ist, dass sie während einer Besprechung leicht geführt werden kann, so dass jeder die Erstellung dieser Liste mitverfolgen kann, wodurch Mehrarbeit vermieden wird, da die Besprechung nicht nachbearbeitet werden muss. 

Der eindeutige Vorteil einer To-Do-Liste ist, dass ihre Struktur sehr einfach ist und jemand ohne Vorkenntnisse ihr gut folgen kann. Wenn Sie also den  Überblick über Ihr gesamtes Projekt, von der Planung, über die Überwachung und Steuerung bis hin zum Abschluss mit To-Do-Listen untermauern können, dann sollten Sie dies durchaus tun. Wenn Sie dann auch immer darauf achten die Listen zu kontrollieren, können diese sehr übersichtlich sein und zum Erfolg führen. Besonders wenn zu jedem Arbeitspaket eine To-Do-Liste geführt wird. So sehen Sie immer den Fortschritt des Projektes und die Bearbeitung findet nach und nach, zuverlässig, statt.