Storytelling im Projektmanagement: Wie man das Team fesselt und inspiriert

Besprechungen können oft sehr langwierig sein und es kann anstrengend sein, sich die ganze Zeit zu konzentrieren. Gerade in solchen Situationen kann es hilfreich sein, eine Methode zur Hand zu haben, mit der Informationen einfach und unterhaltsam vermittelt werden können, so dass es den Teilnehmenden leicht fällt, sich alles zu merken und dem Meeting zu folgen. Hier kommt das Storytelling ins Spiel, das durch seine Struktur dafür sorgen kann, dass alle Teammitglieder gedanklich beim Thema bleiben.

Storytelling ist eine narrative Methode, die das Erzählen und Zuhören nutzt, um Informationen zu vermitteln. Zu diesen Informationen gehören Projektziele, Fortschritte und Ergebnisse. Um diese Informationen ansprechend zu kommunizieren, kann Storytelling hilfreich sein. Wichtig ist, dass man bei der Entwicklung einer Geschichte immer ein Ziel vor Augen hat und versucht, sich auf bestimmte Situationen zu beziehen. So kann eine Erzählung mit Figuren, Handlung und Schauplatz entstehen, durch die komplexe Inhalte einfach vermittelt werden. Die eigene Sicht der Dinge kann einfließen, um für die Zuhörenden einen Kontext zu schaffen, in dem sie sich da Projekt besser vorstellen können. So können Wissen vermittelt, Kreativität angeregt und gemeinsam Lösungen für Probleme gefunden werden. Meistens sind Geschichten strategisch, da sie darauf abzielen, Werte, Risiken oder Herausforderungen durch Anekdoten zu vermitteln. Sie können aber auch eingesetzt werden, um zu motivieren, eine gute Atmosphäre zu schaffen oder ein Team mit unterschiedlichen Interessen und Perspektiven zusammenzuführen.

Storytelling kann auch eingesetzt werden, um Stakeholder anzusprechen und ihnen einen Einblick in die Projektarbeit zu geben, ohne sie mit Fachtermini zu überfordern. Stakeholder sind das Zünglein an der Waage, denn mit ihnen steht oder fällt das Projekt. Gerade bei ihnen ist es wichtig, dass sie dem Projekt gegenüber aufgeschlossen sind.

Storytelling kann, wie bereits erwähnt, komplexe Informationen verständlich vermitteln, da die Informationen in eine anschauliche Geschichte umgewandelt werden. Durch die Anschaulichkeit wird die Geschichte einprägsamer, da man sich leichter in die Handlung hineinversetzen kann.

Auch die Zusammenarbeit kann durch Storytelling gefördert werden, da eine Geschichte so erzählt werden kann, dass sich die Teammitglieder trotz unterschiedlicher Aufgaben im Projekt als Teil des Teams fühlen und feststellen, dass sie gemeinsam auf das gleiche Ziel hinarbeiten. Unterschiedliche Interessen können durch Storytelling in Einklang gebracht werden, indem klar kommuniziert wird, was genau das Ziel des Projekts ist. So kann zum Beispiel auch sichergestellt werden, dass die einzelnen Mitglieder eines neu gebildeten Teams als solches zusammenfinden.

Doch neben dem „was“ spielt auch das „wie eine wichtige Rolle. Denn eine möglichst gute Erzählung kann dazu beitragen, das Gesagte zu unterstreichen und die Stakeholder positiv zu stimmen, im Idealfall wird eine gemeinsame Vision geschaffen, mit der sich alle identifizieren können. Dadurch steigt die Bereitschaft der Stakeholder, diese Vision umzusetzen. Das Erzählen einer Geschichte ist daher sowohl für die interne Kommunikation mit und innerhalb des Projektteams als auch für die externe Kommunikation mit Kunden und anderen Außenstehenden sinnvoll. Genau aus diesem Grund sollte vorab eine Strategie für die Story entwickelt werden, die durch Fakten überzeugt und in der die Projektinhalte klar kommuniziert werden, sodass der größtmögliche Nutzen daraus gezogen werden kann.

Durch das Hören der Geschichte, die dadurch entstehenden Bilder im Kopf und die damit verbundenen Emotionen können Informationen länger behalten und somit Kunden und Stakeholder für das Projekt begeistert werden. Auf der anderen Seite können durch Metaphern Lösungen gefunden werden, da die Teammitglieder zur Kreativität angeregt werden. 

Gerade in Bezug auf Emotionen ist Storytelling besonders wirksam, denn Fakten, die mit Emotionen verknüpft sind, lassen sich leichter merken. Das liegt zum einen am Hippocampus, der für das Lernen wichtig ist, und zum anderen an der Amygdala, die für Emotionen relevant ist. Je aktiver der Hippocampus ist, desto leichter können wir uns Dinge merken. Wenn uns also eine Geschichte erzählt wird, die wichtige Fakten enthält und uns gleichzeitig emotional mitreißt, ist die Amygdala aktiv. Sie sorgt dafür, dass der Hippocampus stärker erregt wird und wir uns Dinge besser merken können. Eine erzählte Geschichte mit wichtigen Fakten erzeugt also Bilder in unserem Kopf, die wir uns durch die Verknüpfung mit Emotionen länger merken können.

Die Geschichte, in die die Fakten eingebettet sind, muss immer an die äußeren Umstände angepasst werden. Wer sind die Zuhörenden - sind es Stakeholder, Teammitglieder oder jemand ganz anderes? Was sind ihre Interessen? Welche Informationen müssen vermittelt werden? Idealerweise versucht man, diese Fragen im Vorfeld zu beantworten, um eine passende Geschichte zu entwickeln, die das Projektziel und alle anderen Informationen enthält, die für die jeweiligen Beteiligten wichtig sind. Auf diese Weise kann eine emotional bedeutsame Ausgangssituation geschaffen werden, die beispielsweise mit einem Problem beginnt und mit einer Lösung endet. 

Schaffen Sie bei der Beschreibung der Ausgangssituation eine möglichst sympathische Figur, mit der sich die Teilnehmenden besser identifizieren können. Welche Herausforderungen oder Hindernisse gibt es und wie wirken sie sich auf das Projekt aus? Herausforderungen können Ressourcen, Personal, aber auch Zeitpläne betreffen. Etwas ist nicht verfügbar, ein Mitarbeiter verlässt die Organisation oder das Projekt verzögert sich – all dies sind Herausforderungen, die in einer Geschichte behandelt werden können. Die Beschreibung der Ausgangssituation sollte auch die Kernbotschaft des Projekts und das Projektziel hervorheben.

In diesem Zusammenhang ist auch der Spannungsbogen zu nennen. Dieser dient dazu, die Zuhörenden zu fesseln, indem die Geschichte mitreißend erzählt wird. Der Spannungsbogen wird erzeugt, indem zunächst die Herausforderungen des Projektes aufgezeigt werden, um im Anschluss an der Lösung der Herausforderungenzuarbeiten. Beim Erzählen arbeiten Sie auf den Höhepunkt hin, also auf die Spitze des Spannungsbogens. Hier ist das Projektziel erreicht, da alle Herausforderungen gemeistert wurden. Die Schlussfolgerung, die auf das eigene Leben übertragen werden kann, ist durch die vorangegangene Geschichte leichter nachvollziehbar. Bei der Behandlung komplexer Themen können auch Metaphern verwendet werden, um schwierige Themen einfach darzustellen. Beim Storytelling ist es wichtig, die Geschichte kurz und nicht zu komplex zu halten. Auch wenn sich Fakten durch Emotionen besser einprägen, können die Teilnehmenden gedanklich abschweifen, wenn die Geschichte zu kompliziert, zu lang oder zu abstrakt ist.

Es ist besonders wichtig, das Publikum zu kennen, denn nur dann kann die Geschichte so erzählt werden, dass sie bestimmte Situationen aufgreift, die für die Zielgruppe besonders relevant sind.

Der Grund für das Treffen sollte immer im Hinterkopf behalten werden. Wollen Sie die Stakeholder über das Projekt informieren oder die Zusammenarbeit im Team fördern? Die oben beschriebene Struktur des Storytellings sollte eingehalten werden, um die Geschichte verständlich zu machen und die Teilnehmenden aktiv einzubeziehen. 

Besonders wichtig ist es, keine fiktiven Geschichten zu entwickeln, sondern Geschichten zu schreiben, die von realen Situationen handeln. Dadurch können Sorgen und Ängste geteilt werden, so dass die Geschichte zum Nachdenken anregt, länger im Gedächtnis bleibt und nachvollziehbar ist.

Ein Projektteam hat den Auftrag erhalten, in einem Wohngebiet einen Spielplatz zu bauen. Da es sich um ein Projekt handelt, dessen Ergebnis für die Öffentlichkeit bestimmt ist, gibt es eine Reihe von externen Stakeholdern. Dazu gehören die Eltern der Kinder, die auf dem geplanten Spielplatz spielen werden. Die meisten Eltern haben keine Erfahrung im Bauwesen und sind daher nicht mit den Abläufen des Projekts vertraut, möchten aber dennoch sicherstellen, dass das Projekt ordnungsgemäß durchgeführt wird, damit ihre Kinder davon profitieren können. Neben den Eltern gibt es noch andere Stakeholder, die einbezogen werden müssen, z. B. Umweltschutzorganisationen. In einem solchen Szenario kann Storytelling bei einem Treffen mit den Stakeholdern eingesetzt werden.

Als Einstieg können Sie kurz skizzieren, wie das Projekt aussehen soll: 

Der Spielplatz soll möglichst vielfältig und grün sein. Es soll genügend Auswahl an Spielgeräten geben, damit die Kinder sich austoben können. Außerdem soll es für die Eltern ausreichend Sitzgelegenheiten geben, damit sie ihre Kinder beaufsichtigen und ihnen beim Spielen zuschauen können. 

 Aus dieser Aufgabe entwickeln sich verschiedene Charaktere. 

Da ist zum einen der Projektleiter, der das Ziel und die vorgegebenen Rahmenbedingungen wie das Budget im Auge behält, der selbst regelmäßig Parks, Spielplätze oder ähnliches baut, also sein Handwerk beherrscht. Seine Leidenschaft ist es, ökologische Materialien zu verwenden, anstatt einfach alles zu mit Steinen zu bepflastern, um den Kindern die Natur näher zu bringen.
Auf der anderen Seite gibt es die die Eltern mit ihren Kindern, die einen möglichst schönen Spielplatz haben wollen. Die Kinder sollen sich austoben können, aber keiner Gefahr ausgesetzt sein. Sie sollen in einer sicheren Umgebung Spaß haben, während die Eltern dabei sein können. 
Dann gibt es die Bauleitung, die sich um die Umsetzung, also den Bau des Spielplatzes kümmert, die Stadt, die den Bau finanziert, das Projektteam und weitere Akteure. Als Protagonisten Ihrer Geschichte könnten Sie den Projektleiter und die Eltern wählen.

In der Planungsphase, so könnten Sie als Erzähler darstellen, muss sich der Projektleiter mit den Eltern zusammensetzen, um herauszufinden, was sie wollen, und dann mit dem Bauleiter besprechen, was machbar ist. In der Entwurfsphase, so könnten Sie weiter erzählen, plant das Projektteam die richtige Platzierung der Spielgeräte, Wege, Sitzgelegenheiten und Pflanzen. An dieser Stelle könnten Sie in Ihrer Geschichte durchspielen, welche Spielgeräte sinnvoll sind, welche wie sicher sind, wo welche Wege sinnvollerweise verlaufen und welche Materialen besonders ökologisch sein. In Ihrer Geschichte stellt der Projektleiter diesen Entwurf den Eltern vor und diese geben ihm ein Feedback. Während der Bauphase, so geht die Geschichte weiter, muss der Projektleiter den Prozess überwachen und sicherstellen, dass es keine Hindernisse gibt und sodass die zuvor erstellten Pläne funktionieren. Welche Hindernisse könnte es geben? Gehen Sie in Ihrer Geschichte auch darauf ein, damit die Spannung erhalten bleibt. Erzählen Sie den Stakeholdern, wie Sie mit diesen Herausforderungen umgehen und ebnen Sie so den Weg zum Höhepunkt: dem Abschluss des Projekts mit der Einweihung des Spielplatzes. Zum Abschluss können Sie den Stakeholdern ein paar abschließende Worte mit auf den Weg geben. 

Da viele der Zuhörenden wahrscheinlich Eltern sind, können sie sich besonders gut in die Geschichte hineinversetzen und sind leichter von dem Projekt und der Wichtigkeit der Zusammenarbeit zu überzeugen.

Ziel des Storytellings ist es, den Projekterfolg zu erhöhen bzw. das Risiko des Scheiterns zu verringern. Die Projektleitung möchte potenzielle Stakeholder vom Projekt überzeugen und auf ihre Seite ziehen bzw. die Teammitglieder dazu bewegen, gemeinsam an einem Strang zu ziehen. Die Möglichkeit, trockene und teilweise komplexe Projektinhalte mit einer Geschichte zu verknüpfen, kann Emotionen wecken, ein gemeinsames Ziel vor Augen führen und die Zusammenarbeit verbessern. Storytelling ist somit ein Werkzeug aus dem Methodenkoffer, auf das die Projektleitung zurückgreifen kann, um die Projektarbeit zu verbessern.