Führen ohne Macht: Wie Projektmanager lateral leiten und Vertrauen aufbauen

Projektleitende haben oft keine disziplinarische Macht. Sie können Teammitgliedern beispielsweise keine Gehaltserhöhung versprechen oder Kündigungen aussprechen. Trotzdem müssen sie das Team steuern, motivieren und Konflikte lösen. Doch wie kann dies gelingen?

Anstelle von Hierarchie und „Anweisungen von oben“ stützt sich laterale Führung auf ihren Einfluss durch Kommunikation, Fachkompetenz, Vertrauen, Moderation und Überzeugungskraft. Der wesentliche Unterschied zur hierarchischen Führung liegt in der Kooperation auf Augenhöhe und der Integration vieler Meinungen statt Kontrolle und Sanktionen. In Unternehmen mit flachen Hierarchien führen Projektverantwortliche oder Experten Teams, ohne deren Vorgesetzte zu sein. Der Führungsstil beschreibt somit die Einflussnahme ohne formale Machtposition oder disziplinarische Weisungsbefugnis. Projektverantwortliche wollen somit mit dem Team zusammen ein übergeordnetes Ziel erreichen, also kooperativ mit ihnen zusammenarbeiten. Somit werden die Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams aufgeteilt, wodurch die verschiedenen Sichtweisen stärker berücksichtigt werden. Durch die Mitverantwortlichkeit kann effizienter gearbeitet werden, da die Arbeitsschritte auf eigenen Entscheidungen fußen. Das Klima im Unternehmen verbessert sich dadurch ebenfalls. Dennoch ist laterale Führung nicht ohne Herausforderungen. Wenn es in der klassischen Führung keine festgelegte Führungsperson gibt, warum sollte das Team dann auf die Meinung einer bestimmten Person hören? Wie kann das Vertrauen aufgebaut werden, das nötig ist, um als Team gemeinsame Entscheidungen zu treffen? Dazu können verschiedene Einflussinstrumente verwendet werden.

Da die klassische Machtquelle der Weisungsbefugnis in der lateralen Führung entfällt, werden andere Instrumente genutzt:

1. Durch gezieltes Networking bauen Führungskräfte eine informelle Machtbasis auf. Gute Beziehungen und der Austausch von Wissen über Abteilungsgrenzen hinweg helfen dabei, Unterstützung für Vorhaben zu sichern. Die Führungskraft orientiert sich somit an der Kommunikation mit dem Team und den übergreifenden Bereichen im Unternehmen. Dies stellt einen klaren Unterschied zur hierarchischen Organisation in der klassischen Führung dar.
2. Durch ihre Funktion als Moderator schafft die Führungskraft Räume für Dialog und Interaktion. Sie moderiert Entscheidungsfindungen in Teams oder Gremien, um unterschiedliche Interessen zu bündeln und gemeinsame Lösungen zu entwickeln. Somit gibt sie, im Gegensatz zur klassischen Führung, Kontrolle und Steuerung ab.
3. Wertschätzende und gewinnende Kommunikation ist der größte Erfolgsfaktor. Durch aktives Zuhören, das Erklären von Hintergründen und eine offene Feedbackkultur wird Akzeptanz im Team geschaffen. So kann durch den Vertrauensaufbau eine gesunde Teamkultur entstehen. 

Anstatt eine Aufgabe autoritär anzuordnen („Das müsst ihr bis Freitag fertigstellen.“), agiert die laterale Führungskraft als Visionär und beginnt damit, das übergeordnete Ziel einzuordnen: „Wir stehen gerade vor der Chance, unseren Prozess so zu verbessern, dass wir nicht nur schneller, sondern auch deutlich fehlerärmer arbeiten können.“
Anschließend macht sie den konkreten Nutzen für das Unternehmen und das Team greifbar: „Wenn uns das gelingt, sparen wir uns langfristig viele Korrekturschleifen. Das bedeutet weniger Stress im Alltag und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Themen.“
Dann verbindet sie die Aufgabe mit einer klaren, positiven Perspektive: „Die Analyse, die wir jetzt angehen, ist der erste Schritt dorthin. Ihr habt alle unterschiedliche Blickwinkel – genau das brauchen wir, um hier eine richtig gute Lösung zu entwickeln.“
Anstatt Druck aufzubauen, lädt sie zur Mitgestaltung ein: „Wie würdet ihr an die Sache herangehen? Wer hat Lust, einen Teil davon zu übernehmen oder eigene Ideen einzubringen?”
Und sie schließt mit einer motivierenden, gemeinsamen Ausrichtung: „Wenn wir das zusammen gut aufziehen, können wir hier wirklich etwas nachhaltig verbessern – nicht nur für uns, sondern auch für die Kollegen, die später damit arbeiten.“
So entsteht aus einer reinen Anweisung ein gemeinsames Vorhaben, bei dem Sinn, Beteiligung und Motivation im Vordergrund stehen.

Vertrauen gilt als das „Fundament“ der lateralen Zusammenarbeit. Es wird durch folgende Aspekte gestärkt:

1. Offenheit und Transparenz bedeuten, dass Informationen geteilt und Probleme offen besprochen werden. So erhält das gesamte Team Klarheit und kann bei Entscheidungen das große Ganze berücksichtigen. 
2. Das Einhalten von Absprachen und eine glaubwürdige persönliche Integrität fördern die Gefolgschaft im Team. So wird Vertrauen durch Verlässlichkeit geschaffen.
3. In lateral geführten Teams wird oft ein offenerer Umgang mit Fehlern gepflegt. Dies stärkt die Eigenverantwortung und das Engagement, da Teammitglieder im Gegensatz zu hierarchischen Systemen keine Sanktionen fürchten müssen. Dieser offene Umgang kann dazu führen, dass sich das Team sicher fühlt, was wiederum zu einem besseren Arbeitsklima und zu mehr Vertrauen führen kann.

Gerade bei der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit oder im Austausch mit externen Partnern wie Lieferanten oder Kunden ist ein hohes Maß an diplomatischem Geschick gefragt. Hier treffen unterschiedliche Perspektiven, Interessenlagen und Zielsetzungen aufeinander, was ein strukturiertes Vorgehen notwendig macht. Bereits zu Beginn empfiehlt sich daher eine gründliche Analyse der Ausgangssituation. Das Ziel besteht darin, die Erwartungen, Bedürfnisse und Rahmenbedingungen aller beteiligten Stakeholder transparent zu erfassen und offen anzusprechen. Eine solche Klärung schafft Orientierung und bildet die Grundlage für Vertrauen und eine konstruktive Zusammenarbeit.
Im weiteren Projektverlauf können dennoch Konflikte oder Zielkonkurrenzen entstehen, etwa wenn Prioritäten auseinandergehen oder Ressourcen begrenzt sind. In solchen Situationen kommt der Projektleitung eine zentrale Rolle als Moderator und Vermittler zu. Sie sorgt dafür, dass unterschiedliche Standpunkte gehört und verstanden werden, strukturiert den Dialog und schafft einen Rahmen, in dem sachlich und lösungsorientiert diskutiert werden kann. Dabei steht nicht die autoritäre Durchsetzung eines vermeintlich „besten Weges” im Vordergrund, sondern das gemeinsame Erarbeiten tragfähiger Kompromisse. Das Ziel besteht darin, Lösungen zu finden, die von allen Beteiligten mitgetragen werden können, während gleichzeitig das übergeordnete Projektziel im Blick behalten wird. Auf diese Weise wird nicht nur die inhaltliche Qualität der Ergebnisse verbessert, sondern auch die langfristige Zusammenarbeit gestärkt.

Laterale Führung erfordert Einfühlungsvermögen, Kommunikationsstärke und Authentizität. Wer Vertrauen schafft und Menschen überzeugt, kann auch ohne disziplinarische Macht erfolgreich führen. Sie basiert darauf, Orientierung zu geben, statt Kontrolle auszuüben, und Zusammenarbeit aktiv zu gestalten. Langfristig stärkt dieser Ansatz nicht nur die Ergebnisse, sondern auch die Eigenverantwortung und Motivation im Team. Dadurch wird Führung zu einem gemeinsamen Prozess, der von gegenseitigem Respekt und klarer Zielausrichtung geprägt ist.