Prokrastination erfolgreich beenden

Was vor einigen Jahren noch als Aufschieberitis oder Aufschieberei bekannt war, hat einen Fachausdruck: Prokrastination. Unglaublich viele Menschen haben damit zu kämpfen: Sie schieben wichtige und unangenehme Aufgaben so lange vor sich her, bis es (fast) schon zu spät ist. Davon können nicht nur Schüler und Studenten ein Lied singen, auch in der Arbeitswelt ist Prokrastination ein gängiges Phänomen - denn es ist nur allzu menschlich. Aber es gibt gute Strategien, um sich dieses Verhalten abzugewöhnen und produktiver zu werden. Tipps, wie man dem ewigen Aufschieben den Kampf ansagen kann, erhalten Sie in unserem Blogbeitrag. Ständige Prokrastination kann das Studium kosten oder über den Erfolg von wichtigen Projekten im Arbeitsleben entscheiden, daher ist das Thema nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Jeder kann selbst am besten beurteilen, wie sehr er unter Prokrastination leidet. Dazu braucht es nur ein wenig Ehrlichkeit.

Zunächst einmal gilt es, sich von der Idee der Perfektion zu verabschieden. Viele Menschen schieben ihre Aufgaben vor sich her, weil ihr Anspruch an sich selbst einfach zu groß ist.
Daher lautet der erste Tipp: haben Sie Mut zur Lücke. Bei den allermeisten Aufgaben geht es nicht darum, sie perfekt zu lösen, sondern sie ausreichend gut, korrekt – und vor allem zeitgerecht – abzuschließen. Der selbstgesteckte Perfektionismus ist in sehr vielen Bereichen gar nicht gefragt und daher fehl am Platz. Einen Großteil des Stresses, den Menschen auf der Arbeit erleben, machen sie sich oft selbst, indem die Ziele bzw. die Messlatte zu hochgesteckt werden. Klappt es dann nicht so gut und so schnell wie erhofft, schwindet schnell die Motivation, was fatal für das jeweilige Projekt enden kann. Es ist zu beobachten, dass Menschen umso mehr prokrastinieren, je höher ihre Erwartungen und Ansprüche sind. Große Aufgaben wirken einschüchternd, während machbare Aufgaben diesen Effekt deutlich weniger haben. Entscheiden Sie also immer zuerst, ob die jeweilige Aufgabe wirklich in voller Perfektion erledigt werden muss oder ob eine einfache und effiziente Lösung nicht doch zielführender ist.

Sicher haben Sie schon vom Salamiprinzip gehört. Es setzt an derselben Stelle an: zu große Aufgaben wirken abschreckend und führen zu Prokrastination. Also behandeln Sie Ihre Projekte wie eine Salami: Sie essen sie nicht am Stück, sondern schneiden sie in kleine mundgerechte Scheiben. Unterteilen Sie also Ihre Aufgaben in Teilaufgaben, in Teilprojekte und Abschnitte, so dass Sie jede Unteraufgabe einzeln in Angriff nehmen können. Auf diese Weise haben Sie die Motivation, einen Abschnitt schnell abzuschließen und erleben jedes Mal ein gewisses Erfolgsgefühl, welches motivierend wirkt.
Der dritte Tipp setzt an anderer Stelle an: Wenn ein Angriff nicht möglich ist, flüchten Sie. Wenn nichts mehr geht, ist ein wenig Abstand zum Stress und zu den Aufgaben, die Sie vor sich herschieben, vielleicht der richtige Ansatz. Atmen Sie einmal tief durch, spazieren Sie um den Block, trinken Sie einen Tee und denken Sie für einen Moment an etwas, was Ihnen ein Lächeln entlockt. Dann kehren Sie zurück und betrachten Ihre Aufgaben aus einem neuen Blickwinkel. Versuchen Sie damit, aus einer gedanklichen Sackgasse auszubrechen und vielleicht einen ganz neuen und einfachen Lösungsweg zu entdecken.

Sind die Aufgaben erst einmal effizient unterteilt und in handliche Häppchen geschnitten, geht es daran, einen Plan für die Erledigung all dieser Aufgaben zu machen. Ein Wochenplan ist eine gute Variante, weil er mehr als nur einen Tag abdeckt und dennoch eine übersichtliche Zeitperiode umfasst. Sie machen sich also eine To-Do-Liste und schätzen dabei, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe benötigen. Zur Strategie gehören auch einige Tricks, um sich selbst zu überlisten. Ein einfacher aber effizienter Tipp lautet: Räumen Sie Ihren Schreibtisch leer, so dass Sie nichts von Ihrem Vorhaben und Ihrem Wochenplan abbringen kann. Das klingt albern, aber es wirkt tatsächlich. Legen Sie Ihr Telefon in die Schublade und schließen Sie den Internetbrowser, um zu vermeiden, dass Sie alle 10 Minuten nachsehen, ob es nicht doch irgendeine Ablenkung im Internet gibt. Wenn auf Ihrem Schreibtisch nun nur die Dokumente liegen, die Sie für die nächste Aufgabe brauchen, fällt es viel schwerer, diese noch weiter aufzuschieben. Der Tipp mit der Ordnung gilt übrigens nicht nur für den eigentlichen Schreibtisch, sondern auch für den Desktop am Bildschirm und zum Beispiel für den Posteingang im Outlook. Alles, was ablenken kann, sollte verbannt werden. Schalten Sie auch die Nachrichtentöne aus. Jedes Geräusch, das zum Beispiel den Eingang einer neuen Nachricht ankündigt, ist eine neue Quelle der Ablenkung. Nach Erledigung Ihrer aktuellen Aufgabe können Sie immer noch schnell antworten, falls eine wichtige E-Mail eingeht. Niemand stellt per E-Mail eine Frage, die innerhalb von Sekunden beantwortet werden muss.  Diesen Druck machen wir uns oft nur selbst.

Um sich selbst zu motivieren, helfen kleine Tricks. Hilfreich ist zum Beispiel eine To-Do-Liste, von der man real nach jedem Teilabschnitt einen Punkt durchstreichen kann. Am befriedigendsten ist dies mit einem Stift auf tatsächlichem Papier. Listen im Computer erzeugen weniger dieses Gefühl von „erledigt, erledigt, erledigt...“, das für Motivation sorgt. Zudem hilft es, sich Deadlines zu setzen. Kaum jemand ist hochmotiviert, wenn nicht wenigstens ein bisschen Zeitdruck besteht. Sie können Sich zum Beispiel mit einem Kollegen für ein Zwischengespräch zum Projekt verabreden und sich dann vornehmen, bis zu dem Termin einen gewissen Teil fertig gestellt zu haben. So entsteht etwas Druck, aber eben auch kein Drama, wenn es nicht klappt. Ein weiterer kleiner Trick ist: Abwechslung schaffen. Mischen Sie Ihre Aufgaben so, dass Sie nicht stundenlang ähnliche Dinge erledigen müssen. Schieben Sie aktive Momente zwischen Phasen des langen Sitzens oder Schreibens. Das fordert nicht nur Ihren Körper, sondern ist auch gut fürs Gehirn.