Zeitmanagement-Tools und deren Einsatz in Projekten
In den bisherigen Artikeln der Zeitmanagement-Serie haben wir uns damit beschäftigt, was Zeitmanagement ist und welche Methoden man anwenden kann, um Zeitfallen wie Prokrastination zu vermeiden. Es gibt aber auch verschiedene Werkzeuge, die helfen, diese Methoden und Techniken zu koordinieren.
Inhalt
Beliebte Tools im Überblick
Es gibt eine Vielzahl von Projektmanagement-Tools, mit denen Projekte effizient geplant und verwaltet werden können. Für das Zeitmanagement stehen Tools mit Zeiterfassungsfunktionen, Kalenderintegration, To-Do-Listen, Erinnerungen, Priorisierungsmöglichkeiten und Zeitpufferberechnung zur Verfügung. Diese Tools können einzeln oder integriert in einer Projektmanagement-Software verwendet werden, die mehrere dieser Tools unter einem Dach vereint. Zunächst wird auf die einzelnen Tools eingegangen.
Kalender und To-Do-Listen
To-Do-Listen sind ein zentrales Element des Zeitmanagements. Ohne einen klaren Überblick über die anstehenden Aufgaben kann es leicht zu Verzögerungen im Projekt kommen, weil eine wichtige Aufgabe übersehen wurde. Deshalb ist es hilfreich, regelmäßig To-Do-Listen zu erstellen, z. B. am Ende einer Woche für die nächste Woche oder am Ende eines Arbeitstages für den nächsten Tag. Dies strukturiert die Arbeit und macht sie effizienter.
To-Do-Listen können sowohl von Einzelpersonen als auch von Teams verwendet werden. Wenn eine Liste vom gesamten Team verwendet wird, wird sichergestellt, dass jeder im Projekt weiß, was zu tun ist. Da die Aufgaben für alle zugänglich sind, kann unabhängig vom Rest des Teams gearbeitet werden, d. h. wenn jemand nicht erreichbar ist, bleibt die Arbeit nicht liegen.
Eine sinnvolle Ergänzung zu To-Do-Listen ist die Verknüpfung mit Kalendern. So können Aufgaben direkt in den Kalender übernommen werden, so dass ersichtlich ist, in welchem Zeitraum sie erledigt werden müssen. Diese Verknüpfung ermöglicht es auch, wiederkehrende Aufgaben zu definieren und festzulegen, wann sie wiederholt werden sollen. Zusätzlich können Fälligkeiten definiert werden, die durch Erinnerungen signalisiert werden. Dies ist besonders bei Aufgaben hilfreich, an denen mehrere Personen beteiligt sind. In solchen Fällen kann ein Kollege eine Erinnerung erhalten, sobald der vorherige Bearbeitungsschritt abgeschlossen ist, um nahtlos an der Aufgabe weiterzuarbeiten.
Kalender bieten auch die Möglichkeit, die Verfügbarkeit zu markieren. So können Kollegen sehen, wann man nicht gestört werden möchte, damit Aufgaben konzentriert und ohne Unterbrechungen erledigt werden können.
Um zu verhindern, dass zu viele Aufgaben an einem Tag geplant werden, kann die Aufgabenbearbeitung mit Zeiterfassungstools kombiniert werden. Mit diesem Tool kann der Beginn und das Ende einer Aufgabe dokumentiert werden. Dies hilft, den Aufwand für zukünftige Aufgaben besser einzuschätzen und den Arbeitstag effektiver zu planen. Die Erfassung der Arbeitszeit bietet insbesondere bei der Rechnungsstellung einen weiteren Vorteil: Bei der stundenweisen Abrechnung mit Kunden dient die erfasste Zeit als nachvollziehbarer Nachweis.
An dieser Stelle könnte der Eindruck entstehen, dass für all diese Funktionen separate Tools erforderlich sind. Dies ist jedoch nicht der Fall, da es Projektmanagement-Software gibt, die diese Zeitmanagement-Tools unter einem Dach vereint. Diese Software ermöglicht es beispielsweise, To-Do-Listen zu erstellen, entweder für den eigenen Gebrauch oder zum Austausch mit Kollegen. Diese Aufgaben können dann mit Prioritäten, Terminen und Verantwortlichkeiten direkt in den Kalender übertragen werden. Ein gemeinsames Dashboard sorgt für eine transparente Planung, so dass jederzeit klar ist, wer wie weit ist und wo mögliche Probleme auftreten könnten. So werden unnötige Rückfragen und Unterbrechungen vermieden.
Kalender und To-Do-Listen
To-Do-Listen sind ein zentrales Element des Zeitmanagements. Ohne einen klaren Überblick über die anstehenden Aufgaben kann es leicht zu Verzögerungen im Projekt kommen, weil eine wichtige Aufgabe übersehen wurde. Deshalb ist es hilfreich, regelmäßig To-Do-Listen zu erstellen, z. B. am Ende einer Woche für die nächste Woche oder am Ende eines Arbeitstages für den nächsten Tag. Dies strukturiert die Arbeit und macht sie effizienter.
To-Do-Listen können sowohl von Einzelpersonen als auch von Teams verwendet werden. Wenn eine Liste vom gesamten Team verwendet wird, wird sichergestellt, dass jeder im Projekt weiß, was zu tun ist. Da die Aufgaben für alle zugänglich sind, kann unabhängig vom Rest des Teams gearbeitet werden, d. h. wenn jemand nicht erreichbar ist, bleibt die Arbeit nicht liegen.
Eine sinnvolle Ergänzung zu To-Do-Listen ist die Verknüpfung mit Kalendern. So können Aufgaben direkt in den Kalender übernommen werden, so dass ersichtlich ist, in welchem Zeitraum sie erledigt werden müssen. Diese Verknüpfung ermöglicht es auch, wiederkehrende Aufgaben zu definieren und festzulegen, wann sie wiederholt werden sollen. Zusätzlich können Fälligkeiten definiert werden, die durch Erinnerungen signalisiert werden. Dies ist besonders bei Aufgaben hilfreich, an denen mehrere Personen beteiligt sind. In solchen Fällen kann ein Kollege eine Erinnerung erhalten, sobald der vorherige Bearbeitungsschritt abgeschlossen ist, um nahtlos an der Aufgabe weiterzuarbeiten.
Kalender bieten auch die Möglichkeit, die Verfügbarkeit zu markieren. So können Kollegen sehen, wann man nicht gestört werden möchte, damit Aufgaben konzentriert und ohne Unterbrechungen erledigt werden können.
Um zu verhindern, dass zu viele Aufgaben an einem Tag geplant werden, kann die Aufgabenbearbeitung mit Zeiterfassungstools kombiniert werden. Mit diesem Tool kann der Beginn und das Ende einer Aufgabe dokumentiert werden. Dies hilft, den Aufwand für zukünftige Aufgaben besser einzuschätzen und den Arbeitstag effektiver zu planen. Die Erfassung der Arbeitszeit bietet insbesondere bei der Rechnungsstellung einen weiteren Vorteil: Bei der stundenweisen Abrechnung mit Kunden dient die erfasste Zeit als nachvollziehbarer Nachweis.
An dieser Stelle könnte der Eindruck entstehen, dass für all diese Funktionen separate Tools erforderlich sind. Dies ist jedoch nicht der Fall, da es Projektmanagement-Software gibt, die diese Zeitmanagement-Tools unter einem Dach vereint. Diese Software ermöglicht es beispielsweise, To-Do-Listen zu erstellen, entweder für den eigenen Gebrauch oder zum Austausch mit Kollegen. Diese Aufgaben können dann mit Prioritäten, Terminen und Verantwortlichkeiten direkt in den Kalender übertragen werden. Ein gemeinsames Dashboard sorgt für eine transparente Planung, so dass jederzeit klar ist, wer wie weit ist und wo mögliche Probleme auftreten könnten. So werden unnötige Rückfragen und Unterbrechungen vermieden.
Automatisierungsmöglichkeiten im Zeitmanagement
Projektmanagement-Software bietet verschiedene Automatisierungsfunktionen. Unter anderem können bestimmte Aufgaben automatisch Projekten oder Teammitgliedern zugewiesen werden. Dies spart Zeit, da Aufgaben nicht immer wieder manuell zugewiesen werden müssen. Es ist aber auch möglich, direkt auf Aufgaben zuzugreifen und dort die Zeiterfassung zu starten. Die erfassten Daten bilden die Grundlage für Auswertungen, mit denen das Zeitmanagement überwacht werden kann. Verzögerungen können so frühzeitig erkannt und entsprechende Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Darüber hinaus kann die Software auch Analysen zur Optimierung des Zeitmanagements durchführen. Ein Projektleiter kann auf Basis dieser Daten eingreifen, wenn der Aufwand für ein Projekt zu groß wird, z. B. wenn die vereinbarten Ziele überschritten werden, oder wenn Ressourcen umgeschichtet werden müssen, um das Projekt wieder in die richtige Richtung zu lenken.
Automatisierungsmöglichkeiten sind daher effiziente Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu optimieren und wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen.
Welche Software oder welches Tool zum Einsatz kommt, hängt letztlich von den individuellen Anforderungen ab. Neben den Zeiterfassungsfunktionen können weitere Aspekte bei der Auswahl eines Tools von Bedeutung sein, wie z. B. eine Chatfunktion oder die Möglichkeit, Videokonferenzen durchzuführen. Viele Softwareprogramme bieten eine Vielzahl von Funktionen, die jedoch nicht alle unbedingt benötigt werden oder nicht spezifisch genug für die jeweiligen Anforderungen sind.
Für solche Fälle gibt es Automatisierungstools, die mehrere Tools miteinander verbinden, um eine effizientere Planung zu ermöglichen. Diese Automatisierung funktioniert, indem ein Ereignis in einem Tool eine Aktion in einem anderen Tool auslöst. Ein bekanntes Beispiel ist Zapier. Dieses Tool verbindet verschiedene Anwendungen und Dienste miteinander, um Arbeitsabläufe zu optimieren und manuelle Aufgaben zu reduzieren. Mit Hilfe von „Zaps“, also automatisierten Workflows, können Aktionen auf verschiedenen Plattformen ausgelöst werden.
Automatisierungstools können auch in Kombination mit Projektmanagement-Software verwendet werden. Asana kann beispielsweise mit Google Kalender verknüpft werden. Eine mögliche Anwendung könnte folgendermaßen aussehen: In Asana wird festgelegt, dass ein bestimmter Meilenstein zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden soll. Sobald dies geschieht, wird durch die Automatisierung automatisch ein Kalendereintrag erstellt, der signalisiert, dass ein Meeting angesetzt werden muss, um den Fortschritt zu besprechen.
Auch innerhalb einer Software können Arbeitsabläufe automatisiert werden. Beispielsweise könnte ein Kalender automatisch freie Termine erfassen und per E-Mail vorschlagen, ohne dass manuell danach gesucht werden muss.
Vorteile der Automatisierung
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen bietet zahlreiche Vorteile. Ein wesentlicher Aspekt ist die Effizienzsteigerung, da durch die Automatisierung zeitaufwändige manuelle Tätigkeiten wegfallen und somit mehr Zeit für die eigentliche Arbeit bleibt. Ein weiterer Vorteil ist der zentrale Zugriff. Es ist von Vorteil, möglichst viele Funktionen in einer einzigen Software zu vereinen. Außerdem führt die Zentralisierung zu einer verbesserten Kommunikation und Zusammenarbeit. Statt mehrere Plattformen für E-Mails, Telefonate oder Chats zu nutzen, sind alle wichtigen Kommunikationswege an einem Ort gebündelt. Automatische Aktualisierungen in Kalendern oder Dashboards sorgen zudem dafür, dass alle Beteiligten auf dem neuesten Stand sind, ohne ständig nachfragen zu müssen.
Nachteile der Automatisierung
Neben den Vorteilen bringt die Automatisierung auch einige Herausforderungen mit sich. Eine mögliche Gefahr ist eine zu große Abhängigkeit. Eine zu starke Fixierung auf ein Tool oder eine Software kann problematisch werden, insbesondere wenn das Tool ausfällt oder die Funktionalität nicht mehr ausreicht. Ein weiteres Problem ist die Komplexität der Tool-Landschaft. Die Vielfalt der verfügbaren Tools, Softwarelösungen und Kombinationsmöglichkeiten kann überwältigend sein. Gerade für Einsteiger kann es eine Herausforderung sein, die richtige Software auszuwählen. Diese Entscheidung kann sich später als einschränkend erweisen, wenn bestimmte benötigte Funktionen fehlen. Daher ist es wichtig, die Auswahl sorgfältig zu treffen.
Ein weiterer kritischer Punkt ist der Datenschutz. Viele populäre Tools speichern die Daten auf Servern außerhalb Deutschlands, was Herausforderungen im Hinblick auf die DSGVO mit sich bringt. Um diesen Problemen entgegenzuwirken, gibt es jedoch Alternativen, die ihre Server in Deutschland betreiben und somit eine datenschutzkonforme Nutzung ermöglichen.
Automatisierungsmöglichkeiten sind daher effiziente Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu optimieren und wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen.
Welche Software oder welches Tool zum Einsatz kommt, hängt letztlich von den individuellen Anforderungen ab. Neben den Zeiterfassungsfunktionen können weitere Aspekte bei der Auswahl eines Tools von Bedeutung sein, wie z. B. eine Chatfunktion oder die Möglichkeit, Videokonferenzen durchzuführen. Viele Softwareprogramme bieten eine Vielzahl von Funktionen, die jedoch nicht alle unbedingt benötigt werden oder nicht spezifisch genug für die jeweiligen Anforderungen sind.
Für solche Fälle gibt es Automatisierungstools, die mehrere Tools miteinander verbinden, um eine effizientere Planung zu ermöglichen. Diese Automatisierung funktioniert, indem ein Ereignis in einem Tool eine Aktion in einem anderen Tool auslöst. Ein bekanntes Beispiel ist Zapier. Dieses Tool verbindet verschiedene Anwendungen und Dienste miteinander, um Arbeitsabläufe zu optimieren und manuelle Aufgaben zu reduzieren. Mit Hilfe von „Zaps“, also automatisierten Workflows, können Aktionen auf verschiedenen Plattformen ausgelöst werden.
Automatisierungstools können auch in Kombination mit Projektmanagement-Software verwendet werden. Asana kann beispielsweise mit Google Kalender verknüpft werden. Eine mögliche Anwendung könnte folgendermaßen aussehen: In Asana wird festgelegt, dass ein bestimmter Meilenstein zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden soll. Sobald dies geschieht, wird durch die Automatisierung automatisch ein Kalendereintrag erstellt, der signalisiert, dass ein Meeting angesetzt werden muss, um den Fortschritt zu besprechen.
Auch innerhalb einer Software können Arbeitsabläufe automatisiert werden. Beispielsweise könnte ein Kalender automatisch freie Termine erfassen und per E-Mail vorschlagen, ohne dass manuell danach gesucht werden muss.
Vorteile der Automatisierung
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen bietet zahlreiche Vorteile. Ein wesentlicher Aspekt ist die Effizienzsteigerung, da durch die Automatisierung zeitaufwändige manuelle Tätigkeiten wegfallen und somit mehr Zeit für die eigentliche Arbeit bleibt. Ein weiterer Vorteil ist der zentrale Zugriff. Es ist von Vorteil, möglichst viele Funktionen in einer einzigen Software zu vereinen. Außerdem führt die Zentralisierung zu einer verbesserten Kommunikation und Zusammenarbeit. Statt mehrere Plattformen für E-Mails, Telefonate oder Chats zu nutzen, sind alle wichtigen Kommunikationswege an einem Ort gebündelt. Automatische Aktualisierungen in Kalendern oder Dashboards sorgen zudem dafür, dass alle Beteiligten auf dem neuesten Stand sind, ohne ständig nachfragen zu müssen.
Nachteile der Automatisierung
Neben den Vorteilen bringt die Automatisierung auch einige Herausforderungen mit sich. Eine mögliche Gefahr ist eine zu große Abhängigkeit. Eine zu starke Fixierung auf ein Tool oder eine Software kann problematisch werden, insbesondere wenn das Tool ausfällt oder die Funktionalität nicht mehr ausreicht. Ein weiteres Problem ist die Komplexität der Tool-Landschaft. Die Vielfalt der verfügbaren Tools, Softwarelösungen und Kombinationsmöglichkeiten kann überwältigend sein. Gerade für Einsteiger kann es eine Herausforderung sein, die richtige Software auszuwählen. Diese Entscheidung kann sich später als einschränkend erweisen, wenn bestimmte benötigte Funktionen fehlen. Daher ist es wichtig, die Auswahl sorgfältig zu treffen.
Ein weiterer kritischer Punkt ist der Datenschutz. Viele populäre Tools speichern die Daten auf Servern außerhalb Deutschlands, was Herausforderungen im Hinblick auf die DSGVO mit sich bringt. Um diesen Problemen entgegenzuwirken, gibt es jedoch Alternativen, die ihre Server in Deutschland betreiben und somit eine datenschutzkonforme Nutzung ermöglichen.
Fazit
Projektmanagement-Tools und -Software sind für die Koordination von Projekten unerlässlich. Unabhängig davon, ob ein Tool, mehrere Tools oder eine Software verwendet werden, wird die Projektorganisation und das Zeitmanagement erleichtert. Durch die vielen Automatisierungsmöglichkeiten kann Zeit gespart werden, die an anderer Stelle eingesetzt werden kann. Die Auswahl und Einarbeitung kann eine Herausforderung sein, aber letztendlich ist es von Vorteil, alles an einem Ort zu haben.
Autor: IAPM intern
Schlagworte: Projektmanagement, Zeitmanagement