Was ist Risikomanagement? Eine Einführung

Ein Projektteam arbeitet an der Entwicklung einer neuen Tastatur. Der Projektleiter fordert das Team auf, mögliche Risiken zu identifizieren, die während der Entwicklung auftreten könnten. Dabei stellt sich die Frage, warum Risiken überhaupt eine Rolle spielen sollten, da die Herstellung einer Tastatur auf den ersten Blick eine relativ sichere Angelegenheit zu sein scheint – schließlich benutzen Millionen von Menschen täglich eine Tastatur.
 
Trotz dieser Einschätzung ist es unerlässlich, auf mögliche Risiken vorbereitet zu sein. Hier kommt das Risikomanagement ins Spiel. Es ermöglicht, unvorhergesehene Probleme frühzeitig zu erkennen und so den Projekterfolg zu sichern.

Bevor man sich mit dem Konzept des Risikomanagements beschäftigt, ist es wichtig zu verstehen, was ein Risiko ist. Ein Risiko kann auf verschiedene Weisen definiert werden. Im Projektmanagement, basierend auf der DIN 69901-5, wird ein Projektrisiko als „mögliche negative Abweichung im Projektverlauf (relevante Gefahren) gegenüber der Projektplanung durch das Eintreten von ungeplanten oder das Nicht-Eintreten von geplanten Ereignissen oder Umständen (Risikofaktoren)“ beschrieben.
 
Risiken können aber auch als Wagnis gesehen werden, welches mit einem Nachteil verbunden sein kann. Sie stellen Unsicherheiten dar und können die Zielerreichung beeinflussen. Ein Risiko ist also ein ungewisses Ereignis, das eintreten kann, aber noch nicht eingetreten ist und somit nur mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit eintritt. Tritt es ein, können sowohl Chancen als auch Gefahren entstehen. Chancen sind positive Zielabweichungen, Gefahren hingegen negative. Um diese Risiken einschätzen zu können, bedarf es des Risikomanagements.

Risikomanagement ist ein systematischer Prozess, der auf den Grundsätzen der Kontextbestimmung, Bewertung, Behandlung, Steuerung, Überwachung und Dokumentation von Risiken beruht. Ziel dieses Prozesses ist es, Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Empfehlungen für den Umgang mit ihnen zu entwickeln. Dies ermöglicht es dem Auftraggeber, zwischen verschiedenen Handlungsoptionen zu wählen. Jeder Schritt des Risikomanagements ist nachvollziehbar und dokumentierbar, sodass Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet sind.
 
Da Risiken in jedem Projekt unvermeidbar sind, ist es von entscheidender Bedeutung, sie rechtzeitig zu erkennen und angemessen damit umzugehen. Bedrohliche Risiken sollten vermieden oder beseitigt werden, bevor sie zu ernsthaften Problemen führen, während Chancen, die sich aus Risiken ergeben, aktiv genutzt werden sollten. Dabei reicht es nicht aus, sich allein auf Erfahrung zu verlassen; es bedarf eines strukturierten Risikomanagements, um Risiken systematisch zu erfassen und zu bewerten.
 
Auch wenn es keine einheitlichen Vorgaben für das Risikomanagement gibt, da jedes Projekt individuelle Anforderungen und Rahmenbedingungen hat, ist es wichtig, klare Regeln aufzustellen. Ein transparenter und offener Kommunikationsprozess fördert die Akzeptanz und das Engagement aller Beteiligten.

Das Hauptziel des Risikomanagements ist die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen, technisch einwandfreien, termingerechten, rechtssicheren und wirtschaftlich erfolgreichen Projektabwicklung. Es ermöglicht, negative Abweichungen im Projektverlauf frühzeitig zu erkennen und proaktiv zu handeln, um mögliche negative Auswirkungen zu minimieren. Gleichzeitig strebt das Risikomanagement ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Risiken und Chancen an, um das bestmögliche Projektergebnis zu erzielen. Dieser Prozess ist kontinuierlich und begleitet das gesamte Projekt, um jederzeit optimal auf Veränderungen reagieren zu können.

Die Vorteile des Risikomanagements sind vielfältig. Durch die gezielte Fokussierung auf die wenigen Risiken, die ein Projekt am stärksten beeinflussen können, lassen sich knappe Ressourcen effizient einsetzen. Werden diese Risiken frühzeitig erkannt und erfolgreich minimiert, können potenzielle Probleme vermieden und damit Zeit und Aufwand gespart werden. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Produkte rechtzeitig mit dem richtigen Inhalt, in der erforderlichen Qualität und innerhalb des geplanten Budgets geliefert werden. Eine verbesserte Planung und Projektabwicklung wirkt sich zudem positiv auf die Motivation der Mitarbeitenden aus. Eine etablierte Risikokultur ermöglicht es, kalkulierte Risiken einzugehen, was die Angst vor Unsicherheit verringert und den Beteiligten hilft, ein besseres Verständnis für den Umgang mit Herausforderungen zu entwickeln. Dadurch können Chancen aktiv genutzt werden, anstatt sich ausschließlich auf Fehler und Probleme zu konzentrieren. Risikomanagement leistet somit einen entscheidenden Beitrag zur Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit und zur Sicherung des Projekterfolgs.
 
Risikomanagement hat jedoch auch Nachteile. Es kann hohe Kosten verursachen, da neben den bestehenden Strukturen ein zusätzlicher Bereich aufgebaut werden muss, der weitere Ressourcen bindet. Zudem stößt das Risikomanagement häufig auf Vorbehalte, da für eine umfassende Analyse alle Risiken offengelegt werden müssen und damit Schwachstellen im System befürchtet werden. Hinzu kommt, dass viele Risiken nur subjektiv eingeschätzt werden können und oft die Erfahrung im Umgang mit solchen Analysen fehlt, was die Akzeptanz des Risikomanagements beeinträchtigt. Dies kann dazu führen, dass das Risikomanagement im Projektalltag als störend empfunden wird und die gewohnten Arbeitsabläufe erschwert.

Die Vorteile des Risikomanagements verdeutlichen, wie wichtig dieser Prozess für den Erfolg eines Projekts ist. Die damit verbundenen Herausforderungen sind jedoch nicht zu unterschätzen. Insbesondere sind die Ängste und Bedenken der Mitarbeitenden ernst zu nehmen. Es empfiehlt sich, sie frühzeitig in den Prozess einzubinden, um ihre Position zu stärken und Widerstände zu minimieren. Zudem ist es wichtig, dass die Bewertung der Risiken nicht nur einer Person überlassen wird, da unterschiedliche Perspektiven ein und dasselbe Risiko entweder als Gefahr oder als Chance interpretieren können.
 
Ein erfolgreich durchgeführtes Risikomanagement bildet somit eine solide Basis für den Projekterfolg. In diesem Sinne entscheiden sich die Mitarbeitenden gemeinsam, den Weg des Risikomanagements zu beschreiten und es gezielt auf das Projekt anzuwenden.