Was ist ein Projektmanager?

Erfolgreiches Projektmanagement ist wichtig, um die Unternehmensziele zu erreichen und sich von der Konkurrenz abzuheben. Im Mittelpunkt stehen dabei die Projektmanager, die durch ihre Aufgaben eine entscheidende Rolle spielen. Sie müssen über eine Mischung aus technischem Fachwissen, organisatorischem Geschick und guten Kommunikationsfähigkeiten verfügen, um das Projekt zum Erfolg zu führen.

Ein Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt, das ein einmaliges Vorhaben mit bestimmten Rahmenbedingungen und Anforderungen ist, um ein vorgegebenes Ziel zu erreichen. 
Abhängig von der Größe des Projekts, der Erfahrung und den Kenntnissen des Projektmanagers arbeitet dieser als alleiniger Projektmanager oder zusammen mit Teilprojektmanagern. Insbesondere wenn ein Projekt zu komplex und die Arbeitsbelastung für einen einzelnen Projektleiter zu groß ist, kann es Teilprojektleiter geben, die jeweils ein eigenes Team leiten.
Wenn es beispielsweise darum geht, einen kleinen Spielplatz umzugestalten, kann ein Projektleiter diese Aufgabe allein übernehmen. Wenn es aber darum geht, einen neuen Tunnel für Autos zu bauen, der gleichzeitig von Fußgängern, Straßenbahnen und Radfahrern genutzt werden soll, ist viel mehr Planung erforderlich, weil das Projekt sehr komplex ist. In diesem Fall sind zusätzlich mehrere Teilprojektleiter erforderlich.
Die Rolle des Projektmanagers gibt es üblicherweise bei traditionell geplanten Projekten.
 
Exkurs: Traditionelles Projekt

Es handelt sich um ein traditionelles Projekt, wenn die einzelnen Aufgaben linear und nacheinander ablaufen und die einzelnen Phasen klar voneinander abgegrenzt sind. Das bedeutet, dass eine Phase erst begonnen werden kann, wenn die vorhergehende abgeschlossen ist. Es ist wichtig, dass der vorher festgelegte Projektplan eingehalten wird und so wenig wie möglich davon abgewichen wird, was bedeutet, dass dieser Ansatz sehr planungsorientiert ist. 
So wurde z. B. zu Beginn eines Spielplatzprojektes eine feste Reihenfolge festgelegt, nach der zuerst die Rasenflächen angelegt werden, dann die Spielgeräte und zum Schluss die Sitzgelegenheiten für die Eltern. Die erste Phase, das Anlegen der Rasenflächen, muss abgeschlossen sein, bevor die Spielgeräte und Sitzgelegenheiten gebaut werden.

In einem Projekt gibt es viele Rollen, die alle ihre eigenen Aufgaben haben, um zum Erfolg des Projekts beizutragen. Im Vergleich zum Projektmanager, der das Projekt als Ganzes steuert, haben diese Rollen spezifische Verantwortungsbereiche:
 
Auftraggeber: Der Auftraggeber initiiert und finanziert das Projekt und nimmt es schließlich ab. Dies unterscheidet sich von der Rolle des Projektmanagers, der für die operative Durchführung und Koordination des Projekts verantwortlich ist. Der Auftraggeber sollte bei wichtigen Entscheidungen im Projektverlauf konsultiert werden und unterstützt bei Problemen und Krisen.
 
Teilprojektleiter: Sie übernehmen die Verantwortung für bestimmte Teile des Projekts, was sich von der Rolle des Projektmanagers unterscheidet, der das gesamte Projekt überwacht. Bei Entscheidungen, die über seine Kompetenzen hinausgehen, muss der Projektmanager hinzugezogen werden.
 
Project Support: Im Gegensatz zum Projektmanager, der die Gesamtverantwortung für das Projekt trägt, konzentriert sich der Project Support auf die Sicherstellung und Durchführung der wirtschaftlichen, termin- und vertragsgerechten Abwicklung der projektbezogenen kaufmännischen Angelegenheiten.
 
Lenkungsausschuss: Anders als der Projektmanager, der operativ im Projekt tätig ist, hat der Lenkungsausschuss eine beratende, entscheidende und genehmigende Funktion. Da der Lenkungsausschuss neutral agieren muss, ist der Projektmanager kein Teil dessen.
 
Projektmitarbeiter: Diese Rolle unterscheidet sich vom Projektmanager dahingehend, dass die Projektmitarbeiter spezifische Arbeitspakete mit ihrem Know-how bearbeiten und dem Projektmanager gegenüber berichten.
 
Dokumentenmanager: Dokumentenmanager sind für die Verwaltung der für das Projekt relevanten Dokumente verantwortlich, einschließlich der Entscheidungen darüber, wie diese gespeichert und verwaltet werden und wer Zugang zu ihnen hat.

Jeder Projektmanager fängt einmal klein an und entwickelt im Laufe der Zeit Fähigkeiten und Eigenschaften, die ihn erfolgreicher machen. Aber auch wenn man gerade erst anfängt, gibt es einige Dinge, die einem helfen, ein guter Projektmanager zu werden. Dazu gehören Führungsqualitäten und Durchsetzungsvermögen, auf jeden Fall aber fachliche Kompetenz. Technische, betriebswirtschaftliche und vertragsrechtliche Kenntnisse sind ebenso wichtig wie methodische, soziale und organisatorische Fähigkeiten. Dazu gehört beispielsweise die Fähigkeit, Kosten, Termine und Leistungen im Blick zu behalten. Darüber hinaus sollte ein Projektmanager über ausgezeichnete Kommunikations- und Teamfähigkeit verfügen, empathisch und konfliktfähig sein sowie fair und offen mit allen Beteiligten umgehen. Da Führungspositionen mit einem hohen Maß an Verantwortung und Druck verbunden sind, sind eine hohe Belastbarkeit und ein effektives Stressmanagement von Vorteil.
Dies ist eine umfangreiche Liste, die die Grundlage für erfolgreiches Projektmanagement bildet. Anfangs können diese Fähigkeiten unterschiedlich ausgeprägt sein, da jedes Projekt und jede Situation andere Anforderungen stellt. Im Laufe der Zeit wächst man jedoch mit seinen Aufgaben, lernt ständig dazu und erweitert sein Basiswissen.

Zu den Hauptaufgaben des Projektmanagers gehören die Planung, Überwachung und Steuerung des Projekts, die im Projektplan festgelegt sind. Dieser stellt die Gesamtplanung des Projektes dar und beinhaltet die Planung der zu erbringenden Leistungen, der zu erwartenden Kosten und der Termine. 
Sobald ein Auftrag vom Auftraggeber vorliegt, muss das Projektziel definiert werden. Dieses Ziel sollte so präzise, verständlich und positiv wie möglich beschrieben werden. Es muss lösungsneutral sein, damit sich bei auftretenden Problemen mögliche Lösungen nicht von vornherein ausschließen. Die einzelnen Anforderungen werden in einem Dokument zusammengefasst und sollten von allen Beteiligten akzeptiert werden. 
Da der Projektmanager das Projekt nicht alleine zum Erfolg führen kann, ist es wichtig, ein Team zusammenzustellen, das je nach Umfang des Auftrags unterschiedliche Rollen und Aufgaben übernimmt.
Da nun die Anzahl der benötigten Teammitglieder bekannt ist, kann das Budget festgelegt bzw. verteilt werden. Wenn kein Budget vom Auftraggeber vorliegt, kann ein Angebot mit den zu erwartenden Kosten erstellt oder das vorgegebene Budget verwaltet werden. In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig, die Risiken zu kalkulieren. Denn Projekte unterliegen unvorhersehbaren Problemen, die sich negativ auf das Projekt und damit auch auf das Budget auswirken können. Risikomanagement sichert das Projekt ab, da Risiken abgewehrt, vermieden, gemindert oder reduziert werden können, um eine positive Entwicklung zu steuern. Wird das Risiko von vornherein in der Budgetplanung berücksichtigt, können Budgetüberschreitungen vermieden werden. 
Wichtig ist auch die Definition von konkreten Leistungen bzw. Meilensteinen. Anhand der Meilensteine kann der Projektfortschritt gemessen werden, während eine erbrachte Leistung zu einem Ergebnis führt. Darüber hinaus müssen der Zeitrahmen und die Termine für die Erreichung des Projektziels festgelegt werden. Da es jedoch schwierig ist, die Dauer eines Gesamtprojekts vorherzusagen, kann das Projektteam das große Projekt in einzelne Arbeitspakete mit Teilaufgaben aufteilen, um die Zeit besser abschätzen und planen zu können.
Was bei aller Planung jedoch nicht vergessen werden darf, ist die Kommunikation. Sei es mit den Teammitgliedern oder mit den Stakeholdern. Beide sollten immer ausreichend über wichtige Schritte, Änderungen, Aufgaben etc. informiert werden, um ein positives Arbeitsklima zu schaffen, in dem das Projekt gut vorankommt.

Es gibt verschiedene Wege, Projektmanager zu werden, jeder mit seinen eigenen Vorteilen. Eine Möglichkeit ist das Studium, bei dem man einen Studiengang wie Betriebswirtschaft, Maschinenbau, Informatik oder auch Sozialwissenschaften mit einem Projektmanagementanteil wählen kann. Während des Studiums erwirbt man theoretisches Wissen, das man in der Berufspraxis anwenden kann. Je nach angestrebtem Berufsfeld sind unterschiedliche Fähigkeiten gefragt, daher gibt es keine Studienrichtung, die für alle passt. Eine Möglichkeit, um während des Studiums praktische Erfahrungen zu sammeln, ist ein duales Studium.
 
Auch aus dem Beruf heraus ist ein Quereinstieg in das Projektmanagement möglich. Zusatzausbildungen oder Zertifizierungen bieten die Möglichkeit, sich weiterzubilden und die grundlegenden Methoden und Techniken des Projektmanagements zu erlernen. Die IAPM bietet verschiedene Zertifizierungen an, die sowohl agiles als auch traditionelles Wissen zertifizieren und lebenslang gültig sind, so dass keine Rezertifizierung notwendig ist.
Man kann also sagen, dass der typische Einstieg in eine Projektmanagementkarriere häufig als Projektmitarbeiter erfolgt. Durch den kontinuierlichen Ausbau der oben genannten Fähigkeiten, Eigenschaften und den Erwerb von Zertifizierungen qualifiziert man sich immer weiter und kann schließlich die Position eines Projektmanagers erreichen. Es gibt viele Wege, diese spannende Rolle zu erreichen.

Wie in jedem Beruf ist es notwendig, Erfahrungen zu sammeln, sich weiterzubilden und Zertifizierungen anzustreben. Aber man muss sich nicht nur fachlich, sondern auch persönlich weiterentwickeln. Fachliches Wissen ist wichtig, um voranzukommen, aber genauso wichtig sind persönliche Fähigkeiten wie Kommunikations- und Konfliktfähigkeit oder ganz einfach: die so genannten Soft Skills. Durch kontinuierliche Weiterbildung schafft man den Sprung vom Projektmitarbeiter zum Projektmanager.
Projektmanager ist also ein abwechslungsreicher Job, der einen immer wieder fordert und fördert.