Verhandlungen im Projektmanagement führen

Verhandlungen sind das „tägliche Brot“ von Projektmanagern. Sie kämpfen um Budgets und Ressourcen, um Fristverlängerungen, um Folgeaufträge - und natürlich um ihr eigenes Gehalt. Auf der anderen Seite des Verhandlungstisches führen sie beispielsweise Vorstellungsgespräche mit potenziellen Mitarbeitenden oder Preisverhandlungen mit Lieferanten. In großen Meetings mit Kunden ringen sie um sinnvolle Projektziele. Doch Verhandlungsgeschick ist nicht alles. Vieles, was man in einer Verhandlung braucht, ist reines Handwerkszeug und kann erlernt werden. Der folgende Artikel zeigt, wie man vorgehen kann, wenn eine Verhandlung ansteht.

Nicht jeder ist ein geborener Diplomat. Der Weg zu einem erfolgreichen Verhandlungsergebnis scheint für die meisten Menschen ohne gründliche Vorbereitung eher Glückssache zu sein. Tatsächlich nimmt die Vorbereitung einer Verhandlung oft mehr Zeit in Anspruch als die Verhandlung selbst. Durch ein strukturiertes Vorgehen können die Erfolgschancen jedoch deutlich erhöht werden. Dabei sind einige wesentliche Schritte zu beachten.
 
Schritt 1: Informationen einholen

Wer in eine Verhandlung geht, sollte sich möglichst umfassend über den Verhandlungspartner und sein Unternehmen informieren. Das Internet ist dabei eine große Hilfe. Die Website des jeweiligen Unternehmens bietet in der Regel Originalinformationen, aber auch Informationen aus anderen Quellen (z. B. Zeitungsartikel, soziale Netzwerke) lassen sich leicht recherchieren. Hilfreich sind auch Informationen und Dokumente aus früheren Geschäften mit demselben Kunden, die im Rahmen des Wissensmanagements aufbewahrt werden. Interessant ist zum Beispiel, welche Position der Gesprächspartner in seinem Unternehmen einnimmt, welche Aufgaben er hat und welche Motive er verfolgt. Baut sein Arbeitgeber zum Beispiel gerade Stellen ab, so dass er unter großem Erfolgsdruck steht? Oder geht er bald in den Ruhestand und legt weniger Wert auf das Budget im ausgehandelten Vertrag? Auch private Informationen können von großem Wert sein. Sie lassen sich am besten in informellen Gesprächen mit Personen herausfinden, die bereits mit der betreffenden Person zu tun hatten. So findet man auch Gemeinsamkeiten, die Nähe und Vertrauen schaffen (z. B. Hobbys, Bekannte oder Studienfach).
 
Schritt 2: Ziele herausfinden und gewichten

Im nächsten Schritt überlegt sich der Projektmanager, was er eigentlich erreichen will. Was sind seine Ziele? Oft bringt ein gemeinsames Brainstorming mit dem Projektteam mehr Ergebnisse als allein zu grübeln. Anschließend gewichtet er – eventuell auch gemeinsam mit dem Team – die gesammelten Punkte. So findet er heraus, welches das wichtigste Ziel ist. Auf dieses kann er sich bei der weiteren Vorbereitung konzentrieren. Außerdem schafft er sich so die Möglichkeit, bei weniger wichtigen Zielen Abstriche zu machen, um das Hauptziel zu erreichen. Nun gilt es, darauf zu achten, dass die Ziele realistisch, klar definiert, messbar und miteinander vereinbar sind. Ziele mit diesen Eigenschaften erleichtern die Argumentation und vermitteln dem Verhandlungspartner Kompetenz und Erfahrung. Schwammige Ziele hingegen ziehen die Verhandlungen unnötig in die Länge, da eine präzise Vereinbarung nicht möglich ist. Es empfiehlt sich, die Ziele stichpunktartig schriftlich festzuhalten. Der Projektmanager kann seinen „Spickzettel“ problemlos in das Gespräch mitnehmen. Auch bei telefonischen Verhandlungen ist ein „schlauer Zettel“ unerlässlich.

Schritt 3: Spielraum abklären

Der Projektmanager sollte sich notieren oder zumindest im Kopf behalten, wie groß der Verhandlungsspielraum ist bzw. wie weit das Verhandlungsergebnis von den gesetzten Zielen abweichen darf. Er legt fest, was das optimale Ergebnis wäre und was auf keinen Fall herauskommen darf. Schließlich denkt er über Kompromisslösungen nach und überlegt: „Was ist mein letztes Angebot?“ Um dies beurteilen zu können, kalkuliert bzw. verhandelt er z. B. vor Preisverhandlungen intern den zulässigen Kostenrahmen und holt Preise und Termine von möglichen Subunternehmern ein.
 
Schritt 4: Gesprächsstrategie zurechtlegen

Der Projektmanager muss sich nun überlegen, wie er seine Argumentation aufbauen will. Er stellt sicher, dass er die notwendigen Argumente, Beispiele, Szenarien usw. zum richtigen Zeitpunkt parat hat. Nichts ist ärgerlicher, als wenn einem ein gutes Argument zu spät einfällt. Dabei ist es wichtig, sich in den Gesprächspartner hineinzuversetzen: Hält er das Angebot (z. B. Preis, Produkt, Lieferbedingungen) für etwas Nützliches? Wie dringend braucht er es? Hat er Alternativen?
 
Schritt 5: Äußeres Umfeld vorbereiten

Wenn der Gesprächspartner ins Haus kommt, sollte der Projektmanager als Gastgeber dafür sorgen, dass er sich wohlfühlt. Jetzt heißt es: Schreibtisch aufräumen, Gästestuhl von Fusseln befreien, Fußboden und Waschräume auf Sauberkeit prüfen, Gläser ohne Fingerabdrücke besorgen, dafür sorgen, dass jederzeit jemand einen kleinen Imbiss besorgen kann. Solche vermeintlichen Kleinigkeiten sind nicht zu unterschätzen. Wenn der Verhandlungspartner kein Ordnungsfanatiker ist - Glück gehabt. Aber wappnen sollte man sich auf jeden Fall. Für manche Verhandlungen ist die Wahl eines neutralen Ortes von entscheidender Bedeutung.

Im Verlauf eines Verhandlungsgesprächs gibt es einige Fallstricke, die es zu vermeiden gilt, um eine reibungslose und angenehme Kommunikation zu gewährleisten. Im Folgenden finden Sie einige Punkte, die Ihnen dabei helfen können:
 
Ziele im Auge behalten

Eine wichtige Grundregel, die immer beachtet werden sollte, besteht darin, die festgelegten Ziele während des gesamten Gesprächs klar vor Augen zu haben. Wenn der Projektmanager diese Ziele im Auge behält, kann er schnell reagieren, wenn sein Gesprächspartner versucht, das Gespräch in eine für ihn vorteilhafte Richtung zu lenken. Es ist hilfreich, sich Notizen zu relevanten Aussagen zu machen, um im weiteren Gesprächsverlauf die Orientierung zu behalten. Auf diese Weise werden auch die Ergebnisse des Gesprächs direkt dokumentiert und festgehalten. Es empfiehlt sich, diese Vorgehensweise auch bei vermeintlich weniger wichtigen Anlässen beizubehalten.
 
Gemeinsamkeiten betonen

Der Projektmanager sollte die Gemeinsamkeiten, die er in der Vorbereitung recherchiert hat, gleich zu Beginn des Gesprächs einfließen lassen. Dadurch wird der Gesprächspartner motivierter zuhören, da eine positive Entscheidung oft auch auf Sympathie beruht. Es ist wichtig, dass der Projektmanager seinem Gesprächspartner zeigt, dass er sich aus Respekt und Professionalität über ihn und sein Unternehmen informiert hat. Dies vermittelt das Gefühl, dass er die Positionen und Motive seines Gegenübers versteht.
Es ist sehr wichtig, immer wieder die Vorteile einer Zusammenarbeit hervorzuheben, so dass beide Seiten von einem Vertragsabschluss profitieren. Ziel ist eine Win-Win-Situation, bei der es am Ende keine Verlierer, sondern nur Gewinner gibt. Eine solche langfristige und erfolgreiche Geschäftsbeziehung wird durch gegenseitiges Verständnis und das Herausarbeiten gemeinsamer Interessen gefördert.
 
Aktiv zuhören

Für eine erfolgreiche Gesprächsführung sind einige grundlegende Verhaltensweisen von großer Bedeutung. Ein Schlüsselelement ist es, dem Gesprächspartner die Möglichkeit zu geben, seine Gedanken vollständig und ohne Unterbrechungen zu äußern. Als Projektmanager ist es jedoch ebenso wichtig, aktiv zuzuhören und aufmerksam zu sein. Aktives Zuhören heißt: 
 

• Dem Gesprächspartner durch kleine Äußerungen wie "mhm" und "aha" oder durch nonverbale Signale wie Kopfnicken und Gesten zuzustimmen und damit zu bestätigen, dass man seine Aussagen verstanden hat und respektiert.
• Während des Gesprächs Augenkontakt zu halten, um eine persönliche Verbindung herzustellen und ein Gefühl der Wertschätzung zu vermitteln.
• Nachdem der Gesprächspartner seine Meinung geäußert hat, diese in eigenen Worten wiederzugeben und durch eigene Erfahrungen zu ergänzen. Dies zeigt, dass man aktiv zuhört und sich auf den Inhalt des Gesprächs konzentriert.
• Erst nachdem man die Argumente des Gesprächspartners gehört und verstanden hat, die eigenen Argumente vorzubringen. Dadurch verschafft man sich einen Wissensvorsprung, den man im weiteren Gesprächsverlauf für eine konstruktive Diskussion nutzen kann.
• Bei Unklarheiten nachzufragen, um sicherzustellen, dass man die Aussagen des Gesprächspartners richtig interpretiert. Dadurch zeigt man Interesse und Engagement für das Gesprächsthema.

Eine solche Gesprächsführung führt zu einer effektiven und respektvollen Kommunikation, in der beide Seiten gehört und verstanden werden. Sie schafft eine angenehme Gesprächsatmosphäre, in der die Beteiligten offener und kooperativer miteinander umgehen können.
 
Gesprächspartner einbeziehen

Eine effektive Methode, den Gesprächspartner aktiv einzubeziehen, ist das Stellen von Fragen. Ein Beispiel wäre: "In welchen Bereichen sehen Sie Verbesserungspotenzial für unser Produkt?" Offene Fragen, die Raum für umfassendere Antworten lassen, eignen sich besser als einschränkende Ja-Nein-Fragen. Im weiteren Verlauf des Gesprächs können die Formulierungen verfeinert werden, z. B. durch die Frage: "Können Sie mir eine verbindliche Zusage geben?"
 
Körpersprache

Körpersignale sind von großer Bedeutung, da sie unausgesprochene Botschaften vermitteln, die nicht unterschätzt werden sollten. Während einer Verhandlung ist es wichtig, sein Gegenüber freundlich und gleichzeitig selbstbewusst anzusehen. So vermittelt man, dass man sich in der Nähe seines Gegenübers wohl fühlt, gleichzeitig aber auch klar und bestimmt auftritt. Offene Augen signalisieren Interesse an der Person und ihren Ausführungen, während ein Blick nach oben eine optimistische Haltung ausdrückt.
Es ist wichtig, dass der Oberkörper dem Gesprächspartner zugewandt ist und die Hände locker geöffnet sind, um Offenheit und Kommunikationsbereitschaft zu demonstrieren. Das Verschränken der Arme vor dem Körper kann ein Signal von Verschlossenheit und Abwehr sein. Wenn man diese Körpersignale bewusst wahrnimmt und entsprechend einsetzt, kann man während der Verhandlung eine positive und offene Atmosphäre schaffen, die zu einem erfolgreichen Ergebnis führen kann. Bei der Körpersprache ist unbedingt zu beachten, dass bei Verhandlungen im internationalen Bereich Besonderheiten auftreten können.
 
Ausdrucksweise

Nur wer verstanden wird, kann erfolgreich verhandeln. Deshalb gilt:
 

• Prägnante Formulierungen verwenden und komplexe Schachtelsätze vermeiden.
• Beispiele und Bilder verwenden, um komplexe Sachverhalte anschaulich zu erklären.
• Fachbegriffe vermeiden, mit denen der Gesprächspartner nicht vertraut ist. Auch wenn dadurch einige technische Details fehlen oder die Erklärung oberflächlicher erscheint, ist es wichtig, dass die Kernaussage deutlich wird.
• Die "Sprache" des Gesprächspartners sprechen, die durch Ausbildung, Kultur und Unternehmenskultur beeinflusst sein kann.
• Auf die Reaktionen des Gesprächspartners achten. Hat er vielleicht etwas nicht verstanden? In diesem Fall sollte die Erklärung wiederholt oder nachgefragt werden, z. B. mit der Frage: "Habe ich mich verständlich ausgedrückt?

Es ist wichtig, die Ergebnisse eines Gesprächs schriftlich festzuhalten. Am besten ist es, die während des Gesprächs gemachten Notizen sofort zu ergänzen, solange die Erinnerung noch frisch ist. So bleibt nichts Wichtiges unerwähnt. Ist ein offizielles Protokoll vorgesehen, sollte der Verhandlungspartner die Gesprächsergebnisse vor Ort lesen und gegenzeichnen können. Dieses Vorgehen ist für beide Seiten von Vorteil, da es spätere Missverständnisse vermeidet und die Vereinbarungen klar und eindeutig sind.

Ob mit dem Auftraggeber, den Lieferanten oder den Teammitgliedern: Projektmanager verhandeln täglich Themen, die von unterschiedlichen Auffassungen oder gegensätzlichen Interessen der Parteien geprägt sind. Dabei einen Interessenausgleich und eine Einigung zu erzielen, zeichnet ihn aus. Verhandlungsgeschick gehört daher zu den Kernkompetenzen des Projektmanagers und die Vorbereitung auf die Verhandlung spielt eine wichtige Rolle für den Erfolg. Je qualifizierter die Informationen des Projektmanagers über die Partner sind, mit denen er etwas zu verhandeln hat, und je besser seine Verhandlungsstrategie aufgebaut ist, desto wahrscheinlicher ist ein gutes Verhandlungsergebnis. Wenn beide Seiten ein gutes Gefühl haben und das Verhandlungsergebnis als Win-Win-Situation betrachten können, hat der Projektmanager erfolgreich verhandelt.