Umgang mit unsicheren Faktoren im Projekt

Eine Entwicklung im Projektmanagement ist seit vielen Jahren die zunehmende Komplexität von Projekten und die Unsicherheiten, die mit einer sich ständig verändernden Welt einhergehen. Projektmanager müssen daher in der Lage sein, mit hochkomplexen Zusammenhängen und vielschichtigen Projekten umzugehen. Energiesparkonzepte, umweltfreundliche Technologien und die gestiegenen Anforderungen an die Effizienz von Projekten machen einen kompetenten Projektmanager unersetzlich, zumal mit der gestiegenen Komplexität und Unsicherheit natürlich auch mehr Verantwortung und Aufgaben einhergehen.

Eine Straße mit Bäumen am Rande der Straße.

Inhalt

Herausforderungen des Projektmanagers

Während Fachleute, Architekten und Auftraggeber nur den ihnen anvertrauten Teil eines Projekts betrachten müssen, ist es Aufgabe des Projektmanagers, den Überblick zu behalten und alle Aspekte im Auge zu behalten. Das ist keine leichte Aufgabe. Je komplexer ein Projekt ist, desto größer sind die Ungewissheiten und Unsicherheiten. Je umfangreicher und vielschichtiger ein Projekt ist, desto länger wird die Liste der Risiken und der Dinge, die schief gehen können. Darüber hinaus haben all diese Risiken vielfältige Einflüsse und Auswirkungen auf andere Projektbereiche. Soziale, technische, organisatorische und finanzielle Zusammenhänge müssen zunächst identifiziert, analysiert und dann bewertet und überwacht werden, um die Risiken für das Projekt zu erkennen und zu minimieren. Aus tausenden von möglichen Lösungen die richtige zu finden, ist nicht immer einfach, vor allem wenn man bedenkt, dass sich die Rahmenbedingungen immer ändern können.

Ungewissheit fordert das komplexe Denken

Ständige Unsicherheit und wechselnde Anforderungen sind etwas, womit Projektmanager möglichst souverän umgehen müssen. Die Strategien dafür sind sehr unterschiedlich. Ein scharfer Verstand allein reicht nicht aus, um Unsicherheiten im Blick zu behalten und angemessen darauf zu reagieren. Auch Software stößt in vielen Situationen an ihre Grenzen, wenn es darum geht, Dinge zu berechnen und eindeutig zu bestimmen. Stellen Sie sich einen Computer vor, der Tausende von Rechenaufgaben in Sekundenschnelle bewältigt – das ist beeindruckend. Aber er kann die Aufgabe nur dann richtig lösen, wenn er alle Parameter kennt und den mathematischen Gesetzen folgen kann. Sobald es zu viele Unbekannte gibt, stößt auch eine Projektmanagementsoftware an ihre Grenzen. Wenn die menschliche Komponente ins Spiel kommt, kann die Software nicht mehr eindeutig vorhersagen, was passieren wird. Wie wird der Kunde reagieren? Für welches Material entscheidet sich die Bauleitung und wann kommt endlich die Baugenehmigung mit der letzten Änderung? Mit diesen Unsicherheiten muss der Mensch trotz maschineller Unterstützung weiterhin umgehen können.

Ungewöhnliches wird gefordert

Als Projektmanager muss man auf fast alles vorbereitet sein. Flexibilität, schnelles Umdenken und vor allem Kreativität im Umgang mit neuen Gegebenheiten sind gefragt. Heute, wo agile Ansätze allgegenwärtig sind, ist das starre Festhalten an Strategien und Methoden in vielen Bereichen eher überholt. Von Projektmanagern wird erwartet, dass sie bei Bedarf von Standardmethoden abweichen und neue Wege gehen. Sie sollen auch ungewöhnliche Methoden erlernen, um sie im Zweifelsfall anwenden zu können. Die Herangehensweisen an komplexe Projekte mit vielen Unsicherheiten sind vielfältig - und der Projektmanager muss sich für eine der vielen Herangehensweise entscheiden, um sein Projekt auf Kurs zu halten.

Chance oder Risiko?

Unsicherheit bedeutet immer Chance und Risiko zugleich. Viele Projektmanager, vor allem diejenigen, die gerne mit festen Strukturen arbeiten und versuchen, möglichst viel Sicherheit in ihre Projekte zu bringen, neigen dazu, Ungewissheit als Bedrohung zu empfinden. Natürlich sollte man als Projektmanager immer wachsam sein und Risiken frühzeitig erkennen. Aber die Gratwanderung zwischen der Eliminierung von Risiken und dem Erkennen von Chancen ist eine der besonderen Fähigkeiten, die Projektmanager im Laufe ihrer Karriere entwickeln müssen. Agiles Projektmanagement verkörpert diesen Weg. Projekte Schritt für Schritt anzugehen und nach jedem Schritt die Möglichkeit eines Kurswechsels, neuer Strategien und innovativer Methoden in Betracht zu ziehen, fällt vielen schwer.

Unsicherheiten für sich nutzen

Eine Strategie für den richtigen Umgang mit Unsicherheit besteht darin, sie möglichst als Chance zu sehen. Denken Sie über alle Möglichkeiten nach, die das Unbekannte bietet. Definieren und ergreifen Sie alle Maßnahmen, um mögliche Risiken zu vermeiden und potenzielle Chancen zu nutzen. Betrachten und analysieren Sie jede unerwartete und für das Projekt wichtige Wendung, um sie für das Projekt zu nutzen. Improvisation ist eine der gefragten Soft Skills. Seien Sie ein Improvisationskünstler, der auf sein Publikum reagiert und je nach Publikum und Stimmung einen anderen Trick zeigt. Die Fähigkeit zur Improvisation und das Gespür für die richtige Strategie haben viele erfolgreiche Projektmanager gemeinsam.
Sicherlich ist ein gewisses Talent dafür erforderlich, aber es gibt zahlreiche Techniken und Methoden, um auf die unterschiedlichsten Situationen angemessen zu reagieren.

Autor: IAPM intern

Schlagworte: Projektmanagement, Tipps, Risiko