Agile Ansätze richtig anwenden

Beim Projektmanagement gibt es viele verschiedene Ansätze und Vorgehensweisen. Es gibt Projekte, bei denen es sinnvoll ist, das Vorhaben auf traditionelle Weise zu organisieren, d. h. es werden Kosten-, Zeit- und Leistungsziele definiert, es gibt Lasten- und Pflichtenhefte, und alles wird von Anfang bis Ende detailliert geplant. Eine Alternativen zum traditionellen Planungsansatz stellt der agile Ansatz dar.
Laut einer Studie von BearingPoint aus dem Jahr 2022 gibt es drei Dimensionen der Agilität: Es gibt Organisationen, die nicht agil arbeiten (Non-agile). Diese Organisationen, welche immerhin 28 % der Befragten ausmachten, planen wie oben beschrieben. Meistens handelt es sich dabei um öffentliche Verwaltungen oder Versicherungsunternehmen. Bei der zweiten Dimension handelt es sich um die Agile Starter, zu denen 44 % der Befragten gehören. Dies sind vor allem Einzelhändler oder Unternehmen aus der Automobilindustrie. Der dritte und am weitesten entwickelte Typus sind die Agile Practitioner. Mitglieder dieses Typs sind, wie könnte es anders sein, Unternehmen, die im IT-Sektor angesiedelt sind. Zu dieser Dimension zählen sich 28 % der Befragten.
Vier junge Menschen befinden sich in einer Wohnküche und arbeiten.

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Gilt bei Agilität das Motto ganz oder gar nicht?

Jahr für Jahr wird mehr Geld in neue digitale Technologie investiert. Arbeitsplätze werden mit besserer Hardware ausgestattet und es wird abgewogen, welche Software für das jeweilige Unternehmen oder Projekt die richtige ist. Doch nicht nur die Arbeitstechnik und Arbeitsplatzausstattung spielt eine wichtige Rolle: Auch die Wahl des richtigen Projektmanagementansatzes trägt maßgeblich zum erfolgreichen Abschluss von Projekten bei. Noch vor wenigen Jahren setzten vor allem Unternehmen, die digitale Lösungen entwickeln, auf Scrum oder Kanban. Doch wie die oben erwähnte Studie und viele andere Untersuchungen zeigen: Agilität ist längst kein Phänomen mehr, das nur in der IT-Branche zu finden ist. Auch Unternehmen aus anderen Bereichen als dem IT-Sektor setzen immer mehr auf Agilität. Doch wie sieht es eigentlich aus, wenn Organisationen nur teilweise agil arbeiten oder sich nur "die Rosinen herauspicken" und das auswählen, was ihnen am besten passt? Wenn Organisationen nur teilweise agil arbeiten, weil das am besten zu ihrer Organisation passt, dann ist das durchaus in Ordnung. Tatsache ist aber dann auch, dass sie eben nicht vollständig agil arbeiten. Es ist jedoch wichtig, dass jedes Unternehmen so arbeitet bzw. jedes Projekt so durchgeführt wird, wie es am sinnvollsten ist. Wenn ein Projekt eng mit staatlichen Auftraggebern zusammenarbeitet und klare Aussagen über die benötigte Zeit oder das Budget machen muss, dann muss dies bei der Wahl des "perfekten" Planungsansatzes berücksichtigt werden - aber es würde nichts dagegensprechen innerhalb dieses fixen Zeitrahmens in Sprints zu planen. Doch wieso sollten Unternehmen in einem solchen Szenario nicht gleich komplett traditionell planen? Die Antwort ist einfach: Agiles Arbeiten hat einige Vorteile gegenüber traditionellem Arbeiten.

Agile Ansätze und ihre Vorteile

Die Mehrheit der Großunternehmen und Konzerne nutzt Ansätze wie Scrum oder DevOps. Vor allem dort, wo der Softwareanteil hoch ist, die Beziehung zum Kunden direkt ist und die Entwickler in direktem Kontakt mit dem Nutzer stehen, nutzen Unternehmen agile Rahmenwerke. Dies geschieht vor allem in Bereichen wie der Entwicklung von Apps und Webportalen oder der Erstellung von E-Shops und allen denkbaren anderen Lösungen im Bereich des Internet of Things. Aber auch Unternehmen, die sich mit der Anpassung von Software-Frontends, der sogenannten UX, beschäftigen, greifen zunehmend auf agile Ansätze zurück. Und dafür gibt es gute Gründe:
Wenn ein Projekt komplett agil geplant wird, dann gibt es eine gewisse Flexibilität hinsichtlich des Liefertermins und des Lieferumfangs. Aber die Lieferung findet natürlich trotzdem statt, und zwar häufiger als im klassischen Projektmanagement. In einem agilen Projekt erfolgt die Freigabe bzw. Auslieferung iterativ, was bedeutet, dass man schneller Feedback vom Kunden bzw. Nutzer erhält, was wiederum dazu führt, dass das User-Feedback schneller eingearbeitet werden kann. Fehler können auf diese Weise früher erkannt und korrigiert werden.

Optimierung auf oberster Ebene

Während es einige Branchen gibt, die eher für die Arbeit mit agilen Ansätzen prädestiniert sind als andere, gibt es auch Abteilungen in einzelnen Unternehmen, die eher traditionellen Ansätzen treu bleiben. Dazu gehören z. B. die Personalabteilung oder - für das Projektmanagement relevant - das Programmmanagement oder die Projektportfoliosteuerung.
Doch gerade in diesen Bereichen kann agiles Projektmanagement von enormer Bedeutung sein. In diesen beiden Bereichen werden unterschiedliche Teams und mehrere Projekte auf einmal gesteuert. Überall dort, wo zwischen mehreren agil arbeitenden Teams vermittelt und mit ihnen geplant wird, ist es dringend angeraten, agile Methoden zu verwenden. Durch agiles Management soll die Zusammenarbeit von mehreren Teams so koordiniert werden, dass die Arbeit zielorientiert verläuft, Doppelarbeit vermieden wird und jedes Mitglied eines Teams den Gesamterfolg eines Projekts im Blick haben kann. Diese Ziele unterstehen dem Hauptziel, die Produktqualität zu erhöhen. Auch die schnellere Kundenorientierung und die klare Zielausrichtung werden verfolgt. Alle diese Erfolge stellen sich jedoch erst nach und nach ein.

Grenzen agiler Ansätze

Die richtige Umsetzung und Nutzung agiler Ansätze ist für viele Unternehmen immer noch ein Problem. Es gibt verschiedene Gründe, warum die Umsetzung agiler Ansätze scheitert. Zum einen kann es am Personal liegen. Agile Methoden und Frameworks leben von den Menschen, die dahinterstehen. Die Frameworks und Methoden müssen entwickelt und angewendet werden, um komplexe Projekte abteilungsübergreifend zu managen. Immer mehr agile Teams werden in einzelnen Projekten eingesetzt. Durch das Zusammenspiel vieler Teams werden jedoch immer wieder neue Ansätze benötigt. Und hier liegt das zweite Problemfeld. Wo es vor einigen Jahren noch nahezu undenkbar war ohne Scrum zu arbeiten, spielen heute möglicherweise andere Frameworks eine zentralere Rolle, da Scrum an seine Grenzen stößt, insbesondere wenn es um die oben erwähnte Skalierung geht. Hier kann es sinnvoller sein, spezielle Skalierungsframeworks wie LeSS oder SAFe zu implementieren.

Neue Ansätze im Projektmanagement durch mehr Software

Dadurch, dass der Anteil von Software in den verschiedenen Produkten und Dienstleistungen immer höher wird, verändert sich die Planung und Durchführung von Projekten erheblich. Die Entwicklungszeiten werden immer kürzer, so dass klassische Methoden allein kaum noch eine Chance haben, das Ziel zu erreichen. Zudem sind klassische Methoden einfach nicht auf die Arbeit mit mehreren Teams zugeschnitten. Hinzu kommt, dass sich Methoden, die aus dem agilen Arbeiten stammen, immer mehr durchsetzen: Tägliche Meetings und Lessons Learned Sessions sind aus dem Alltag der Produktentwickler nicht mehr wegzudenken. Hinzu kommt, dass die Komplexität der Projekte durch die Digitalisierung ständig zunimmt. Am deutlichsten zeigt sich dieses Phänomen in der Softwareentwicklung. Der Druck auf Unternehmen, ihre Prozesse in der Organisation und die Unternehmenskultur anzupassen, wächst und die Umstellung der Unternehmenskultur darf nicht zu lange dauern.

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Autor: IAPM intern 
Schlagworte: Agiles Projektmanagement, Tipp

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