Einsatz von Business Intelligence

Im Zeitalter der Digitalisierung und des ständigen Wandels ist es für Unternehmen entscheidend, ihre Projekte effizient zu planen, umzusetzen und zu überwachen. In dieser dynamischen Geschäftswelt können sich Unternehmen nicht mehr allein auf Bauchgefühl und Intuition verlassen. Stattdessen sind datengestützte Erkenntnisse und Entscheidungen der Schlüssel zum Erfolg. Hier setzt Business Intelligence (BI) an.

Business Intelligence zielt darauf ab, Entscheidungen auf der Grundlage gesammelter Daten zu treffen, um unter anderem Probleme aufzudecken, Gewinne und Leistungen zu steigern und Prozesse zu optimieren. 
BI bezieht sich somit auf Prozesse und Werkzeuge, mit denen unterschiedliche historische und aktuelle Geschäftsdaten aus verschiedenen Quellen gesammelt, sortiert, konsolidiert und analysiert werden. So werden verwertbare Erkenntnisse in Form von Berichten, Dashboards, Grafiken etc. generiert. Diese können dann verwendet werden, um fundierte Entscheidungen über das weitere Vorgehen bei bestimmten Aspekten des Projekts zu treffen. 
Hierbei ist es allerdings wichtig zu betonen, dass BI nur Informationen verwendet, die sich auf die Vergangenheit und die Gegenwart beziehen. Die Daten werden zwar zur Verfügung gestellt, die Entscheidungen müssen aber letztendlich von Ihnen selbst auf der Grundlage dieser Daten getroffen werden.
Häufig findet sich in diesem Zusammenhang auch der Begriff Business Analytics. Im Gegensatz dazu beschäftigt sich Business Analytics mit der genaueren Analyse von Daten, um tiefere Einblicke in die Daten zu erhalten und eine Aussage über die Wahrscheinlichkeit des Eintretens eines Ergebnisses zu treffen. Nichtsdestotrotz hat auch Business Intelligence einige Vorteile, die man für das Projekt nutzen kann.

Business Intelligence (BI) liefert wertvolle Erkenntnisse, die eine fundierte Entscheidungsfindung unterstützen. Im Gegensatz zur intuitiven Entscheidungsfindung, dem Bauchgefühl, basieren BI-gestützte Entscheidungen auf einer Datenanalyse, wodurch Stärken, Schwächen, Herausforderungen und Chancen identifiziert werden können, was wesentlich zur Steigerung des Projekterfolgs beiträgt. 
Ein wichtiger Punkt in diesem Zusammenhang ist die Wettbewerbsfähigkeit eines Projektes. Nur wenn diese hoch ist, wird es vom Markt angenommen und kann erfolgreich sein. BI kann hier helfen, indem Trends, Angebot und Nachfrage erkannt werden und so Chancen für den Projekterfolg erarbeitet werden können. Darüber hinaus ermöglicht der Vergleich des Ist-Zustandes mit dem Soll-Zustand eine Optimierung des Projektes, um es wettbewerbsfähig zu halten, z. B. durch eine effiziente Ressourcenallokation. Diese Anpassungen können das Projekt nicht nur vor potenziellen Risiken schützen, sondern auch helfen, finanzielle Schäden wie unerwartete Kosten oder Budgetüberschreitungen zu vermeiden. Mit Hilfe von BI-gestützten Kennzahlen kann frühzeitig erkannt werden, wo Handlungsbedarf besteht, was eine gezielte Problemlösung ermöglicht. Ein praktisches Beispiel ist ein Unternehmen mit mehreren Filialen, das dank BI erkennen kann, wo bestimmte Produkte fehlen, wodurch diese effizient zwischen den Standorten umverteilt werden können.

Aufgrund der Menge an Daten, die in diesem Prozess benötigt werden, wird die Erstellung in der Regel von der IT durchgeführt. Auf diese Weise kann eine große Menge an Informationen generiert werden, die das Projekt unterstützen. Da es mittlerweile aber auch Self-Service-BI-Tools gibt, die intuitiv bedienbar sind, können auch Personen ohne Programmierkenntnisse am Prozess teilnehmen und bei der Entscheidungsfindung unterstützt werden. Die Zentralisierung aller Informationen an einem Ort stellt zudem sicher, dass die benötigten Daten leicht auffindbar sind - ein entscheidender Vorteil, insbesondere wenn mehrere Abteilungen an einem Projekt beteiligt sind.
 
Der Prozess beginnt mit der Sammlung von Daten aus einer Vielzahl von Quellen, sowohl historische als auch aktuelle, die dann in ein Data Warehouse oder einen anderen Speicherort importiert werden. Diese Daten müssen in eine strukturierte Form gebracht werden, um eine korrekte Indizierung und Archivierung zu gewährleisten. Anschließend werden die Datensätze organisiert und analysiert, um Muster und mögliche Unregelmäßigkeiten zu erkennen. Basierend auf diesen Analysen werden Dashboards und Berichte erstellt, die als Grundlage für die weitere Planung dienen. Für jeden dieser Schritte stehen spezialisierte Werkzeuge zur Verfügung, die den Zugriff und die Analyse der Informationen vereinfachen und so die Benutzerfreundlichkeit weiter erhöhen.

Diese Werkzeuge sorgen alle im Großen und Ganzen dafür, dass Daten im Hintergrund aufbereitet, abgeglichen, bearbeitet, verarbeitet etc. werden oder sie unterstützen den Anwender bei der Interpretation der Ergebnisse, um Entscheidungen treffen zu können.

BI-Reporting

Hier geht es um die Darstellung von Daten und Erkenntnissen durch die Erstellung von Berichten mit Zusammenfassungen und visuellen Elementen. Es gibt verschiedene Arten von Berichten:
 

• Ein standardisierter Bericht enthält Datengruppen, d. h. Elemente, die sich gegenseitig ergänzen. Sie werden regelmäßig erstellt, um zu einem bestimmten Zeitpunkt, z. B. nach Erreichen eines Meilensteins, alle erforderlichen Informationen zu liefern.
• Ein Ad-hoc-Bericht wird für die schnelle Ausgabe von Daten verwendet, die in dringenden Situationen benötigt werden, d. h. diese Berichte werden nur erstellt, wenn ein Informationsbedarf vorliegt.

Abfrage

Hier soll es möglich sein, Fragen zu stellen und diese über intuitive Schnittstellen beantwortet zu bekommen. Auf diese Weise sollen Antworten ohne Programmierkenntnisse ermittelt werden. 

BI-Dashboards

Dashboards dienen dazu, die benötigten Kennzahlen in Form von Diagrammen, Grafiken oder auch Tabellen darzustellen und somit die Daten besser zu visualisieren. Jeder kann diese visuell aufbereiteten Daten zur Analyse nutzen und auch einfach weitergeben. So entsteht ein Überblick über die gesamte Unternehmensleistung aus der Vogelperspektive. Es geht hier also vor allem um die Informationsdichte und es können ggf. Trends, Muster u.ä. im Auge behalten werden.

Wie bei allen Prozessen gibt es auch bei BI einige Dinge, die bei der Anwendung zu beachten sind. Vor allem ist es wichtig, sich bewusst zu sein, dass die Daten, mit denen die Analyse durchgeführt wird, fehlerhaft sein können, was zu falschen Schlussfolgerungen führen kann. Auch wenn die Analyse den Entscheidungsprozess beschleunigt, braucht man Zeit, um sich mit der Technik vertraut zu machen. Da so viele Dinge berücksichtigt werden müssen, kann es einige Zeit dauern, bis der Prozess integriert ist. Dies hängt aber auch stark davon ab, für welche Art von BI sich ein Unternehmen entscheidet. Entweder müssen nur wenige Personen in der IT-Abteilung geschult werden oder die einzelnen Teams müssen für die Anwendung ausgebildet werden. Dies hängt auch stark von der Struktur des Unternehmens ab. Bei einer großen Anzahl von Mitarbeitenden kann es sinnvoll sein, das Thema in der IT-Abteilung zu belassen, während in kleinen Unternehmen keine Ressourcen für zusätzliches Personal zur Verfügung stehen und daher die vorhandenen Mitarbeitenden geschult werden müssen.
Vor der Anschaffung eines Tools sollte auch überlegt werden, welche Funktionen genau benötigt werden, da die Anschaffung mit Kosten verbunden ist. Deshalb ist es wichtig, sich genau zu überlegen, was man braucht.

Mit modernen BI-Tools können Daten selbst abgefragt, Dashboards erstellt und visualisiert werden, um Ergebnisse auf einen Blick zu finden und zu teilen. Da die Datenabfrage und die Erstellung von Berichten und Visualisierungen mittlerweile automatisiert sind, geht der Prozess deutlich schneller, auch wenn eine umfangreiche Einarbeitung erforderlich ist. Dennoch kann Business Intelligence dabei helfen, die richtigen Entscheidungen für ein Projekt zu treffen und damit den Erfolg zu steigern.