5 Tipps für die Verfolgung des Projektfortschritts

Das Scheitern von Projekten ist für jedes Unternehmen kostspielig, und etwa 15 % aller Projekte gelten als komplett gescheitert. Was nützt es also, einen hervorragenden Projektplan zu erstellen, wenn Ihr Team nicht in der Lage ist, diesen rechtzeitig umzusetzen? Ein guter Projektplan allein garantiert also noch nicht, dass die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Oft geht bei der Durchführung eines Projekts etwas schief, und Projekte können aus dem Ruder laufen. Entscheidend ist daher, wie Ihr Team den Plan umsetzt und wie gut Sie als Projektmanager den Projektfortschritt in jeder Phase von Anfang bis Ende verfolgen können. 
Sie müssen wissen, was wo und wann passiert, und genau hier kommt die Projektverfolgung ins Spiel. Sie sorgt dafür, dass Ihre Projekte nicht aus dem Ruder laufen und keine Rückschläge erleiden.
Ein Rettungsschwimmerturm

Inhalt

Die größten Herausforderungen bei der Verfolgung des Projektfortschritts

Die Verfolgung des Projektfortschritts ist kein einfacher Prozess, und Projektmanager sind dabei mit einer Reihe von Herausforderungen konfrontiert. Wir haben eine Liste von Problemen zusammengestellt, die bei der Durchführung eines oder mehrerer Projekte auftreten können. Lassen Sie uns nun gemeinsam einen Blick darauf werfen.
 
  • Die ungleiche Verteilung der Arbeitsbelastung ist ein häufiges Problem, das auftritt, wenn Projektmanager den Teammitgliedern Aufgaben zuweisen. Einige Personen erhalten mehr Arbeit, als sie bewältigen können, und diese Überlastung führt zu schlechter Leistung, geringer Produktivität und hohem Stressniveau. 
  • Unklare Ziele und mangelnde Orientierung führen zum Scheitern vieler Projekte, da das Team ständig im Unklaren darüber ist, ob das Projekt in die richtige Richtung geht. 
  • Die Verwendung veralteter oder unpassender Tools schränkt Ihre Möglichkeiten ein, den Projektfortschritt in jeder Phase genau zu überwachen. Sie müssen ein erstklassiges Projektmanagement- und Teamzusammenarbeitstool verwenden, das eine Reihe von Funktionen wie Zeiterfassung, Dateimanagement, Whiteboards und Gantt-Diagramme, Instant Messaging usw. bietet, um eine nahtlose Zusammenarbeit Ihres Teams zu gewährleisten. 
  • Schlechte Kommunikation ist einer der Hauptgründe für Projektverzögerungen, da Informationen verstreut sind und nicht alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Viele wichtige Informationen gehen verloren, was zu Verzögerungen bei Reaktionen und Maßnahmen führt, die notwendig sind, um das Projekt auf Kurs zu halten.

5 Tipps, die Ihnen helfen, Projekte in jeder Phase zu verfolgen

Ein Projekt kann noch so gut geplant sein, es können unerwartete Ereignisse eintreten, die das Projekt zum Scheitern bringen. In diesem Fall ist die Projektüberwachung für die Projektmanager sehr nützlich, da sie den Fortschritt in jeder Phase verfolgen können. Sie können Probleme erkennen und sich rechtzeitig darum kümmern, damit sie nicht zu einem großen Problem werden. 
Im Folgenden finden Sie einige Tipps für eine erfolgreiche Projektverfolgung, damit Ihre Projekte rechtzeitig abgeschlossen werden und Ihre Kunden zufrieden sind.

Tipp 1: Beziehen Sie Ihr Team in die Projektverfolgung ein

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Projektverfolgung allein in der Verantwortung des Projektleiters liegt, sollten Sie sich eines Besseren belehren lassen. Da Ihr Team gemeinsam an einem erfolgreichen Projekt arbeiten wird, sollten Sie alle Teammitglieder einbeziehen und sie ermutigen, ihre wertvollen Ideen einzubringen. Erklären Sie ihnen, wie wichtig die Projektverfolgung ist und wie sie dabei helfen kann, den Fortschritt bei den ihnen zugewiesenen Aufgaben zu messen. Es ist wichtig, dass Ihr Projektteam an der Festlegung der Projektziele beteiligt ist, da es diejenigen sind, die an der Erreichung dieser Ziele arbeiten werden.

Tipp 2: Verwenden Sie das beste Projektverfolgungswerkzeug

Kurz gesagt: Ohne das richtige Projektverfolgungsinstrument können Sie Ihre Projekte nicht vollständig verfolgen. Hochwertige Projektverfolgungssoftware liefert Ihnen detaillierte Informationen über den Projektfortschritt. Sie erhalten zeitgesteuerte Gantt-Diagramme, Drag-and-Drop-Tabellen und listenbasierte Tabellenansichten, die Ihnen helfen, den Projektfortschritt zu bewerten und gleichzeitig nahtlos mit Ihren Teammitgliedern zusammenzuarbeiten. Neben der Projektverfolgung bieten die Tools eine Reihe von Funktionen, die Sie bei der Verwaltung verschiedener Aspekte Ihrer Arbeit unterstützen, z. B. Zeiterfassung, Dateimanagement, Online-Korrekturen, Instant Messaging, benutzerdefinierte Berichte, Kalender und vieles mehr.

Tipp 3: Überprüfen Sie die Verteilung der Arbeitslast

Um sicherzustellen, dass Ihr Projekt wie geplant abläuft, müssen Sie dafür sorgen, dass die Arbeitsbelastung gleichmäßig auf Ihr Team verteilt wird. Eine unzureichende Verteilung der Ressourcen kann zu einer Überlastung der Teammitglieder führen, was wiederum eine schlechte Arbeitsmoral, geringe Produktivität und das Scheitern des Projekts zur Folge haben kann. An dieser Stelle können Sie die Aufgabenmanagementfunktion der von Ihnen gewählten Projektverfolgungssoftware nutzen. Mit dieser Funktion können Sie Ihr Projekt in Arbeitspakete und Aufgaben unterteilen, diese Ihren Teammitgliedern zuweisen, Fristen setzen und den Fortschritt in jeder Phase verfolgen. Sie erhalten ein klares Bild von der Verfügbarkeit und den Fähigkeiten der Teammitglieder und können die Aufgaben entsprechend zuweisen, um die Ressourcen optimal zu nutzen.

Tipp 4: Setzen Sie messbare Ziele und halten Sie sich daran

Wenn Sie sich keine Projektziele setzen, können Sie diese auch nicht verfolgen. Die Erfolgskontrolle beginnt mit der Festlegung von Zielen und der Zuweisung messbarer Kennzahlen (KPIs). Die Ziele, die Sie für Ihre Teammitglieder festlegen, sollten SMART (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert) sein. Bei der Projektverfolgung geht es darum, die tatsächliche Leistung mit den geschätzten Ergebnissen zu vergleichen. Eine Baseline ist eine nützliche Funktion einer leistungsstarken Projektmanagementsoftware, die Projektmanager dabei unterstützt, den tatsächlichen Fortschritt mit dem geschätzten Fortschritt zu vergleichen. Sie können eine Baseline mit realistischen Zielen erstellen, die den Standard festlegt, anhand dessen die Projektleistung verfolgt und verglichen werden kann. Da bei Projekten Änderungen auftreten können, die sich auf den Projektplan und die Zeitplanung auswirken, ist die Überwachung der Baseline sehr wichtig.

Tipp 5: Informieren Sie die Stakeholder des Projekts über den Fortschritt

Bei der Verfolgung von Projekten ist es ebenso wichtig, dass Sie Ihre Ergebnisse mit allen relevanten Stakeholderndes Projekts teilen. Tatsächlich hängt Ihr Erfolg als Projektmanager von der Art und Weise ab, wie Sie berichten. Die Projektbeteiligten müssen über den Projektfortschritt auf dem Laufenden gehalten werden und verstehen, was das Projekt verzögert. Es ist wichtig, dass die Projektmanager regelmäßige Teamsitzungen abhalten, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Eine regelmäßige Projektüberwachung ermöglicht es den Projektmanagern, potenzielle Hindernisse zu erkennen und rechtzeitig Anpassungen am Projektplan vorzunehmen. Wenn zum Beispiel ein bevorstehender Termin wahrscheinlich nicht eingehalten werden kann, müssen die Stakeholder sofort informiert werden.

Abschließende Worte

Bei der Planung und Durchführung von Projekten reicht es nicht aus, einfach nur zu liefern. Sie müssen Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abliefern, und eine regelmäßige Projektverfolgung in jeder Phase ermöglicht es Ihnen, die Projektziele zu erreichen.  Mit einer erstklassigen Projektmanagementsoftware mit Nachverfolgungsfunktionen können Sie den Projektfortschritt in Echtzeit verfolgen. So können Sie fundierte Entscheidungen treffen, die Ihnen helfen, die besten Endergebnisse zu erzielen, die alle Ihre Anforderungen erfüllen.

Tipps zur Verfolgung des Projektfortschritts
Autorin: Nandini Sharma ist Marketingmanagerin bei ProofHub. Sie verfügt über fast zehn Jahre Erfahrung in diesem Bereich und hat im Laufe ihrer Karriere eine Reihe von erfolgreichen Branding- und Marketingkampagnen durchgeführt. 
Als Marketingspezialistin verfügt Nandini über umfassendes technisches Know-how und ist stets über die neuesten Trends in der digitalen Welt informiert. Sie setzt Marketingstrategien immer perfekt um. Im Laufe der Jahre hat sie sich auf vielen beliebten Online-Plattformen ein breites Publikum aufgebaut. Wenn sie nicht gerade ungewöhnliche Marketingideen ausarbeitet, kann man sie dabei beobachten, wie sie ihre Kreativität in Kunst und Handwerk kanalisiert.
Schlagworte: Projektmanagement, Projektfortschritt, Tipps

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