Kommunikation mit Auftraggebern und Sponsoren

Bei vielen Projekten haben Sie mit Projektsponsoren zu tun. Daher möchten wir dieses Thema einmal näher beleuchten. Die Kommunikation mit Auftraggebern ist eine der wichtigsten Arten von Kommunikation im Business-Umfeld. Generell ist eine gute, transparente Kommunikation das Herzstück eines jeden Projektes und einer der wichtigsten Faktoren für den Projekterfolg. Viele Fachleute gehen davon aus, dass Kommunikation zu 50 bis 80 Prozent ausschlaggebend für Erfolg in einem Projekt ist. Die Kommunikation mit Projektsponsoren nimmt hier natürlich eine entscheidende Rolle ein, denn ohne die Finanzierung eines Projektes gibt es kein Projekt. Und letztendlich müssen die Auftraggeber Entscheidungen für den Projektablauf treffen, die ebenfalls ausschlaggebend für den Erfolg sind. Es spricht also alles dafür, die Kommunikation mit Projektsponsoren und Auftraggebern prioritär zu behandeln.
Ein Mann beugt sich über seinen Laptop, im Hintergrund laufen Menschen an einem Whiteboard mit Notizen vorbei.

Inhalt

Tu Gutes und sprich darüber

Wer schreibt, der bleibt, aber wer spricht, macht Fortschritte. Denken Sie immer daran, dass es unheimlich wichtig ist, den Auftraggebern niemals das Gefühl zu geben, etwas zu verpassen oder irgendwo außen vor zu sein. Oberste Prämisse ist, dass die Sponsoren immer über den Verlauf ihres Projekts informiert sind. Sie sollten mit dem Projekt so gut vertraut sein, wie der Projektmanager und seine engen Mitarbeiter – mindestens aber über alle wichtigen Steps. Sicherlich können Sie die Details soweit aufbereiten, dass sie kompakt vermittelt werden können, aber Ihr Ansprechpartner beim Auftraggeber sollte nie das Gefühl haben, dass Sie etwas verschweigen. Oft sind Sponsoren nicht vom Fach. Teilweise finanzieren sie mehrere Projekte gleichzeitig und haben nur begrenzt Zeit, um sich mit Details zu befassen. Bereiten Sie also alles so auf, dass es leicht verständlich ist auch für jemanden, der mit allen Fachbegriffen nicht vertraut ist. Ein Tipp: Haben Sie immer die Details und Zusatzinformationen in der Hinterhand. Sie schreiben im Grunde zwei Berichte, einen einfachen und schnell überblickbaren und einen ausführlichen, falls Ihr Sponsor in bestimmten Bereichen tiefer einsteigen will. So wirken Sie zudem perfekt vorbereitet und können auf jede Frage antworten.

Entscheidungen herbeiführen

Sie sind der Projektmanager, also müssen Sie die Informationen zum Projekt in einer Weise präsentieren, dass die Sponsoren und Auftraggeber ihre Entscheidungen treffen können. Sie haben sicherlich eine gute Vorstellung davon, welches die beste Entscheidung für das Projekt ist. Die Sponsoren haben deutlich weniger Einblick in das Projekt und vertrauen auf Ihre Empfehlung. Aber gleichzeitig müssen sie das Gefühl haben, alle Optionen zu kennen und eine eigene und vor allem fundierte Entscheidung zu treffen. Das ist nur fair und liegt auch in Ihrem Interesse. Behalten Sie auch immer den Gedanken im Hinterkopf, dass in vielen Fällen eine nicht getroffene oder aufgeschobene Entscheidung deutlich mehr Probleme verursachen kann, als eine möglicherweise nicht optimale Entscheidung. Die Herausforderung ist, in kurzer Zeit prägnant und präzise alle Fakten auf den Tisch zu legen, um die beste Entscheidung möglich zu machen.

So kurz wie möglich, so ausführlich wie nötig

Das ist nun schon die dritte Phrase, die hier zum Besten gegeben wird. Entschuldigen Sie bitte. Aber dieser Merksatz trifft es einfach sehr gut: Halten Sie Ihre Kommunikation mit den Sponsoren so knapp wie möglich und gleichzeitig so präzise wie möglich. Eine Gratwanderung. Hier ein paar Tipps, wie es gelingen kann: Wenn Sie eine E-Mail an Ihre Sponsoren verfassen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um über die Betreffzeile nachzudenken. Halten Sie Ihre E-Mail generell eher kurz und wählen Sie eine besonders prägnante Betreffzeile. Nur wenige Worte, aber aussagekräftig und auf den Punkt gebracht. Für den Inhalt der E-Mail bieten sich Spiegelstriche oder Listen von Stichworten an. Alles weitere wird in einem längeren Dokument erklärt, während durch die E-Mail schon das Wichtigste kommuniziert ist. Es darf kein Zweifel daran bestehen, wo welche Art von Entscheidung gefragt ist. Es kann sich auch anbieten, in einer Liste aus acht Stichpunkten diejenigen farbig zu hinterlegen, bei denen eine Entscheidung getroffen werden muss. Gantt Diagramme eignen sich gut, um den Projektfortschritt darzustellen und zu veranschaulichen, aber weniger für die Kommunikation mit Sponsoren und Auftraggebern, weil in einem Gantt-Chart einfach so unheimlich viele Informationen gebündelt sind. Versuchen Sie also eine Übersicht zu erstellen, die ihrem Namen gerecht wird und die übersichtlich ist. Noch ein Tipp: Immer im PDF-Format verschicken, damit jeder die Information öffnen und lesen kann.

Persönliche Termine für wichtige Entscheidungen

Eine E-Mail ist ein beliebtes und praktisches Kommunikationsmittel. Wenn aber wirklich wichtige Entscheidungen anstehen, lohnt es sich, einen persönlichen Termin mit Ihrem Sponsor zu vereinbaren. Das gilt vor allem für den Fall, dass sensible Informationen vermittelt und heikle Fragen angesprochen werden müssen. Teilweise kann es auch clever sein, vor einem wichtigen Briefing-Termin ein Treffen für die Vorbereitung gemeinsam mit den Sponsoren zu organisieren. Dabei können alle wichtigen Punkte angesprochen werden. Zu diesem Termin bereiten Sie am besten eine Tagesordnung vor, auf der klar steht, um welche Punkte und Fragen es gehen wird. So ist sichergestellt, dass in der Vorbereitung keine wichtigen Fragen ausgelassen werden und dass sich die Sponsoren auf alle Fragen vorbereiten können. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Wünsche und Anregungen des Sponsors während dieses Vorbereitungstermins richtig verstanden haben. Und am wichtigsten: Die Sponsoren werden beim Briefingtermin keine Überraschungen erleben und sich bestens vorbereitet fühlen.
Autorin: IAPM intern 

Schlagworte: Projektmanagement, Kommunikation, Sposoren, Stakeholder, Tipp

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