Stakeholderanalyse einfach erklärt

Viele Menschen haben Einfluss auf oder Interesse an einem Projekt. Eine frühzeitige Analyse der Personen, die als Stakeholder Einfluss nehmen können, kann das Projektrisiko reduzieren, da negative Auswirkungen erkannt und minimiert werden können. Aber auch positive Einflüsse werden erkannt und können für das Projekt genutzt werden. Doch was genau ist ein Stakeholder, was ist eine Stakeholderanalyse und was ist dabei zu beachten?

Stakeholder sind juristische oder natürliche Personen, die aus unterschiedlichen Gründen Einfluss und/oder Interesse am Projekt haben. Der Einfluss kann direkt oder indirekt sein. Ebenso kann das Interesse positiv oder negativ sein, entweder als Wunsch nach Erfolg oder als Verlangen nach Misserfolg. 
Stakeholder können Mitarbeitende, Kunden, Partner, Verbände, Aktionäre oder auch Behörden sein. Diese Liste ließe sich beliebig fortsetzen, da für jedes Projekt unterschiedliche Stakeholder in Frage kommen. Deshalb ist für jedes Projekt eine Stakeholderidentifikation notwendig. Dabei werden die einzelnen Stakeholder identifiziert, die für das Projekt wichtig sind. 
Darauf aufbauend kann die Stakeholderanalyse durchgeführt werden. Die Analyse umfasst u. a. Strukturieren, Entscheiden, Analysieren, Priorisieren, Bewerten und Evaluieren. Bei einer Vielzahl von Stakeholdern mit unterschiedlichen Interessen und Einflussmöglichkeiten ist dies besonders wichtig, da auf Basis der Analyse unterschiedlich mit den Stakeholdern umgegangen wird. Sie sollte so früh wie möglich durchgeführt werden, um die Stakeholder nach Einflussmöglichkeiten zu priorisieren und Methoden zum Umgang mit Hindernissen und Widerständen zu identifizieren. Es können aber auch positiv eingestellte Stakeholder identifiziert werden, die das Projekt unterstützen und damit zum Erfolg beitragen können. Damit ist eine gute Basis für die Kommunikation mit den Stakeholdern geschaffen. 
Zur Visualisierung der Stakeholder kann eine Stakeholdermatrix verwendet werden. Dabei werden die Stakeholder entsprechend ihrer Interessen und ihres Einflusses in einer Grafik positioniert. Doch wie kommt man genau an diesen Punkt?

Um Stakeholder analysieren zu können, muss man zunächst wissen, wer diese überhaupt sind.

Stakeholderidentifikation

Zunächst müssen die Personen identifiziert werden, die ein Interesse an und einen Einfluss auf ein Projekt haben und somit die Stakeholder darstellen. Dies ist der erste Schritt des Stakeholdermanagements. Wie bereits erwähnt, gibt es interne und externe Stakeholder. Interne Stakeholder sind direkt in das Projekt involviert. Dies können z. B. Teammitglieder, Vorgesetzte oder auch Auftraggeber sein, die an sicheren Arbeitsplätzen oder einem erfolgreichen Projektabschluss interessiert sind. Externe Stakeholder sind diejenigen, die nur indirekt beteiligt sind. Das können Kunden sein, die sich für das Produkt interessieren und eine bestimmte Preisvorstellung haben, oder Lieferanten, die auf regelmäßige Aufträge hoffen. 
Zur Identifikation kann man sich also nicht nur die Frage stellen, wer intern oder extern betroffen sein könnte, sondern auch einfach die lange Liste derer anschauen, die liefern, kaufen oder finanzieren. 
Das Interesse der Stakeholder kann sich nicht nur auf den Erfolg des Projektes beziehen, sondern auch auf dessen Misserfolg. Es kann sich um indirekte Stakeholder handeln, wie z. B. Konkurrenten, die ihr Produkt als erste auf den Markt bringen wollen und dabei möglicherweise den Preis unterbieten.

Um zu wissen, in welche Richtung die Interessen gehen, ist eine Stakeholderanalyse wichtig.
 
Von der Identifikation zur Analyse

Ziel ist es, den Einfluss und die Einstellung zum Projekt zu erfassen und die Motivation und Ziele zu verstehen. Dies kann durch die Verteilung von Fragebögen an die Stakeholder oder durch Interviews geschehen. Beides kann sich auf den Projektverlauf, die Ziele, Meilensteine und mögliche Kritikpunkte beziehen. Aber auch Brainstorming oder Brainwriting ist eine gute Möglichkeit, um herauszufinden, welche Vision die einzelnen Stakeholder für das Produkt haben.
Die Stakeholder können in zwei Kategorien eingeteilt werden:
 

• Einfluss: Ist dieser groß oder gering?
• Interesse: Soll das Projekt Erfolg haben, scheitern oder sind die Stakeholder diesem neutral gegenüber eingestellt? 

Für die weitere Bewertung stellt sich die Frage:
Wenn ein Stakeholder überhaupt nicht in der Branche arbeitet oder gar keine Kenntnisse oder Erfahrungen hat, wie groß kann dann sein Interesse bzw. sein Einfluss sein? Wenn Änderungen vorgenommen werden oder Dinge anders geplant werden, als es die Stakeholder gerne hätten, wie würden sie reagieren? Wenn ihre Ideen nicht berücksichtigt werden, hat das einen negativen Einfluss oder ist das kein großes Problem? 
Auf der Grundlage dieser Analyse wird die Stakeholdermatrix erstellt. Hier gibt es zwei Achsen, die das Interesse und den Einfluss darstellen, so dass sich insgesamt vier Quadranten ergeben:

1. Geringer Einfluss und geringes Interesse: Diese Stakeholder spielen für das Projekt keine große Rolle, so dass es nicht notwendig ist, sich intensiv mit ihnen zu beschäftigen.
2. Geringer Einfluss und großes Interesse: Diese Stakeholder sollten nicht aus den Augen verloren werden, da sie oft für kleine Details entscheidend sein können.
3. Großer Einfluss und geringes Interesse: Diese Stakeholder sollten zufrieden gestellt werden, da sie einen großen Einfluss auf das Projekt haben. Da sie aber nicht wirklich interessiert sind, muss die richtige Balance in der Kommunikation gefunden werden, um sie nicht zu verschrecken.
4. Großer Einfluss und großes Interesse: Die Stakeholder müssen voll in das Projekt einbezogen und ausreichend informiert werden, da sie sowohl großen Einfluss als auch großes Interesse am Projekt haben.
 
Von der Analyse zur Stakeholderkommunikation

Sobald die Stakeholder entsprechend analysiert wurden, kann die Kommunikation mit ihnen festgelegt werden. Wenn die richtige Kommunikation gewählt wird, kann der Einfluss und das Interesse für das Projekt genutzt werden, um es zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. Je wichtiger die Stakeholder sind, desto häufiger sollte mit ihnen kommuniziert werden. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten.
 
1. Geringer Einfluss und geringes Interesse: Diese Stakeholder können über Newsletter informiert werden, die z. B. vierteljährlich verschickt werden. Da sie wenig Einfluss und Interesse haben, ist es nicht notwendig, sie regelmäßig zu kontaktieren.
2. Geringer Einfluss und großes Interesse: Diese können ebenfalls über einen Newsletter informiert werden, aber nicht nur einmal im Quartal, sondern immer dann, wenn ein wichtiges Zwischenziel oder ein Meilenstein erreicht wurde. Denn aufgrund des hohen Interesses ist eine regelmäßige Kommunikation wichtig. 
3. Großer Einfluss und geringes Interesse: Da diese einen großen Einfluss auf das Projekt haben und daher unbedingt informiert werden sollten, kann man sie zu Treffen einladen oder telefonisch informieren. Da das Interesse jedoch gering ist, ist die Frequenz nicht sehr hoch und sollte sich an den Wünschen der Stakeholder orientieren.
4. Großer Einfluss und großes Interesse: Da sowohl der Einfluss als auch das Interesse hoch sind, ist es wichtig, regelmäßig mit diesen Stakeholdern zu kommunizieren. Sie können zu Sprint Review Meetings oder zu Feedbackrunden eingeladen werden. Die Kommunikation kann aber auch allgemein während eines Sprints oder einer bestimmten Phase stattfinden.
 
Die Häufigkeit und die Wahl der Kommunikationsmittel hängen jedoch auch von den Wünschen der Stakeholder ab. So können Stakeholder, die sich im gleichen Quadranten befinden, unterschiedlich häufig kontaktiert werden.
Neben den bereits genannten Kommunikationsmöglichkeiten können auch Präsentationen und die Projektwebsite genutzt werden, um die Stakeholder zu informieren. Auch Veranstaltungen, zu denen die Stakeholder eingeladen werden, können genutzt werden.

Aber auch bei einer erfolgreichen Analyse können Herausforderungen auftreten, die sich erst im späteren Projektverlauf zeigen, die sich jedoch mit etwas Bewusstsein gut bewältigen lassen.

Subjektivierung: Es kann passieren, dass zu viele Informationen in die Analyse hineininterpretiert werden. Die Lösung ist, dass mehrere Personen ihre Meinung zu einem Punkt äußern. So kann überprüft werden, ob es sich um eine subjektive Einschätzung handelt oder ob mehrere Teammitglieder zu den gleichen Ergebnissen kommen. Auf diese Weise wird die Analyse objektiver.

Persönliche Interessen: Dieser Punkt geht Hand in Hand mit dem oben genannten, da man sich auch von persönlichen Interessen beeinflussen lassen kann. Sowohl Sympathie als auch Antipathie können zu einer anderen Bewertung der Analyse führen und sollten daher vermieden werden.

Die Ergebnisse der Analyse sollten nicht veröffentlicht werden: Geschieht dies doch, kann dies Auswirkungen auf das Projekt haben, da Stakeholder versuchen könnten, das Projekt in ihrem Sinne zu beeinflussen. Dies kann sowohl negativ als auch positiv sein, denn wenn ein Konkurrent erfährt, woran gearbeitet wird und in welche Richtung das Projekt geht, kann dies den Erfolg des Projekts gefährden. Es ist daher darauf zu achten, dass Ergebnisanalysen nur den Beteiligten zugänglich gemacht werden.

Die Analyse ist eine Momentaufnahme: Projekte ändern sich häufig, ebenso wie die Interessen der Stakeholder. Daher sollte die Analyse zu Beginn des Projekts durchgeführt und von Zeit zu Zeit überprüft werden, ob sie noch aktuell ist. Das bedeutet, dass eine Evaluierung immer wieder durchgeführt werden sollte.

Übertragbarkeit auf andere Projekte: Da jedes Projekt individuell ist und somit auch andere Schwerpunkte und damit Stakeholder hat, sollte eine Analyse nicht 1:1 auf ein anderes Projekt übertragen werden. Natürlich kann auf die gemachten Erfahrungen und die Dokumentation zurückgegriffen werden, jedoch sollte die Einordnung immer wieder überprüft werden, da das Projekt sonst vor großen Herausforderungen stehen könnte.

Die Identifikation und anschließende Analyse der Stakeholder ist ein wichtiger Punkt, um die mit ihnen verbundenen Erfolgschancen und Risiken zu erkennen. Die gewonnenen Erkenntnisse können genutzt werden, um die Stakeholder in die eine oder andere Richtung zu beeinflussen und so mit ihnen zu kommunizieren, dass ein Maximum für den Projekterfolg und die eigenen Unternehmensziele erreicht wird. Wenn man sich die Herausforderungen vor Augen führt und versucht, diese Punkte bestmöglich zu berücksichtigen, schafft man eine gute Basis für das Projekt und kann auf Basis der Stakeholderanalyse bzw. des Stakeholdermanagements auch eine damit verbundene Risikoanalyse durchführen. So kann sichergestellt werden, dass das Projekt gegen viele Risiken gewappnet ist.