Die Bedeutung von Softskills im Projektmanagement

Softskills sind bestimmte Fähigkeiten, die in der heutigen Arbeitswelt mehr und mehr gefordert werden. Sie können Ihre Softskills im Laufe der Zeit entwickeln und ausbauen. Wenn Sie sie geschickt einsetzen, werden Sie nicht nur im Privat- sondern auch im Berufsleben davon profitieren. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Softskills als Projektmanager besonders von Bedeutung sind und wie Sie diese entwickeln können.

Softskills können methodische, persönliche und soziale Fähigkeiten umfassen, die effektives Handeln ermöglichen. Sie werden im Laufe der Zeit erworben und verbessern sich, wenn sie gefördert werden. Vieles hängt aber auch vom Menschen selbst ab, denn alle Menschen sind von Natur aus unterschiedlich veranlagt. So fällt es manchen Menschen leichter als anderen, sich in andere hineinzuversetzen oder Führungsaufgaben zu übernehmen. 
 

• Methodische Kompetenzen ermöglichen es, Aufgaben und Probleme zu lösen oder sich Fähigkeiten anzueignen, die zu Lösungen führen.
• Personale Kompetenzen sind solche, die sich vor allem auf sich selbst beziehen, weil sie zur eigenen Entwicklung beitragen.
• Soziale Kompetenzen sind vor allem im Umgang mit anderen Menschen hilfreich, weil sie Sympathie und Einfühlungsvermögen fördern.

Unabhängig davon, um welche Softskills es sich handelt, sind alle gleichermaßen wichtig, denn sie zeigen, welches Potenzial in einem steckt und wie man mit Menschen und der Umwelt umgeht. 
Die wichtigsten Softskills sind Kommunikation, Zeitmanagement, Führungsqualitäten, Teamfähigkeit, emotionale Intelligenz und kritisches Denken sowie die daraus resultierende Problemlösungskompetenz. 
Im Gegensatz zu den Softskills stehen die Hardskills. Diese sind ebenfalls erlernbar, aber im Gegensatz zu den Softskills auch nachweisbar bzw. überprüfbar. Dazu zählen beispielsweise Sprachkenntnisse. An dieser Stelle zeigt sich auch der wichtigste Unterschied, denn Softskills sind nicht abfragbar, sondern zeigen sich durch Handlungen, wohingegen Hardskills, wie bspw. Sprachkenntnisse, direkt erkennbar und abfragbar sind.

Wenn Menschen miteinander kommunizieren, tauschen sie Informationen aus. Im Projektmanagement sind dies u. a. Informationen, die für das Projekt wichtig sind, z. B. Termine, Projektziele oder Feedback. Dabei ist es besonders wichtig, diese Botschaften klar zu kommunizieren, um Missverständnisse zu vermeiden. Schließlich können Missverständnisse zu Fehlern im Projekt führen. Dies kann unter anderem dazu führen, dass der Zeitplan nicht eingehalten wird und sich das Projekt verzögert. 
Es geht aber nicht nur darum, wie man selbst kommuniziert, sondern auch darum, wie die Informationen beim Empfänger ankommen. Denn in eine Aussage kann durchaus das Falsche hineininterpretiert werden, was Folgen nach sich ziehen kann. Aus diesem Grund ist es wichtig, richtig zu kommunizieren.

Laut Paul Watzlawik und Kollegen gibt es 5 Axiome, die bei jeder Kommunikation angewendet werden. 

1. Man kann nicht nicht kommunizieren: Man kommuniziert auch über Körpersprache, d. h. über Mimik und Gestik. Gerade deshalb ist es wichtig, bei Gesprächen, Besprechungen etc. auch auf die körperlichen Äußerungen zu achten. Andernfalls kann es schnell zu Missverständnissen kommen.
2. Jede Beziehung hat eine Inhalts- und eine Beziehungsebene: Die Beziehung bildet den Rahmen für die Kommunikation. Wenn man mit jemandem befreundet ist, führt man ein anderes Gespräch als mit einem Arbeitskollegen oder einem Stakeholder. Einem Freund erzählt man viel. Gegenüber Teammitgliedern ist man auch sehr transparent, gerade weil eine offene Kommunikation für das Projekt sehr wichtig ist und sie das Projekt voranbringt. So kann man sich gegenseitig helfen und auf dem Laufenden halten. Dennoch ist die Kommunikation nicht so persönlich, wie zwischen Freunden. Gegenüber einem Stakeholder gibt man nur die Dinge aus dem Projekt preis, die absolut notwendig sind. Die Art und Weise der Kommunikation ist zum Teil auch eine Frage der Hierarchie, die im fünften Axiom angesprochen wird.
3. Kommunikation ist immer Ursache und Wirkung: Es findet ein ständiger Austausch statt, in dem jeder Gesprächsteilnehmer subjektiv seine eigene Struktur hat. Wenn die Meinungen über Ursache und Wirkung auseinandergehen, kann es zu Beziehungskonflikten kommen, in denen auch Kritik geäußert werden kann. Dabei sollte klar zwischen konstruktiver und destruktiver Kritik unterschieden werden. Denn nur konstruktive Kritik ist eine sinnvolle Form der Kommunikation. Sie zielt darauf ab, sinnvolle Alternativen auf eine sachliche Ebene zu bringen. Aber auch wenn eine Äußerung konstruktiv gemeint ist, kann es zu Missverständnissen kommen. Deshalb sollte man immer zuerst zuhören und nachfragen, wie etwas gemeint ist. Wenn man etwas nicht versteht, kann man nachfragen. Kritik sollte nicht persönlich genommen werden, sondern als konstruktiver Verbesserungsvorschlag verstanden werden. Auch in Projekten kommt es vor, dass Kritik geäußert wird. Sie sollte daher sachlich, einfühlsam und aus Ich-Botschaften bestehen. Das Konfrontationspotenzial ist dabei geringer.
4. Menschliche Kommunikation bedient sich analoger und digitaler Modalitäten: Dabei handelt es sich um Aussagen. Digitale Aussagen lassen keinen Interpretationsspielraum und jeder weiß genau, was gemeint ist. Analoge Aussagen sind solche, die viel Interpretationsspielraum lassen. Daher sollte in der Arbeitswelt darauf geachtet werden, dass Aussagen ohne Interpretationsrahmen gemacht werden. Ist dies nicht der Fall, dann muss das Gegenüber nachfragen, um keinen Interpretationsspielraum zu lassen.
5. Kommunikation ist symmetrisch oder komplementär: Symmetrie ist Kommunikation auf Augenhöhe, Komplementarität ist Kommunikation, die nicht auf Augenhöhe stattfindet. Beides hat Vor- und Nachteile. Bei symmetrischer Kommunikation konzentrieren sich beide Seiten auf die Gemeinsamkeiten und spiegeln diese in ihrem Verhalten wider. Hier ist darauf zu achten, dass sich nicht ein Partner über den anderen hinwegsetzt und dadurch eine komplementäre Kommunikation entsteht. Bei Scrum zum Beispiel sollten sich die Developer auf einer symmetrischen Basis begegnen und sich gegenseitig helfen. Bei der komplementären Kommunikation gibt es ein Gefälle, z. B., weil jemand ein höheres Bildungsniveau hat, was in diesem Zusammenhang eine Rolle spielt, oder weisungsbefugt ist etc. Es muss jedoch versucht werden, dass die Kommunikation nicht zu sehr auf dem Machtgefälle basiert und dass konstruktive Äußerungen gemacht werden. Denn wenn eine Führungsposition das Machtgefälle zu sehr ausnutzt, kann das leicht schiefgehen. Auch wenn es Hierarchien gibt und die Aufgabenpriorisierung des Projektmanagers respektiert werden muss, ist darauf zu achten, dass sich dies nicht in der Kommunikation niederschlägt, sondern dass auf Augenhöhe und mit Respekt kommuniziert wird.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass nur durch gute Kommunikation ein Projekt erfolgreich durchgeführt werden kann. Sei es in einem Jour fixe, in Daily Scrums oder Sprint Reviews. Über Mimik und Gestik werden Informationen geteilt, Kritik geäußert und kommuniziert. Daher ist es wichtig, sich dessen bewusst zu sein und die eigene Kommunikation entsprechend anzupassen. 
Dies gilt für alle Projektbeteiligten, insbesondere aber für den Projektleiter oder Personen in Führungspositionen. 
Aus diesem Grund ist es auch wichtig, ein Informationsmanagement und eine definierte Art der Kommunikation zu haben. Meistens wird dafür eine Software verwendet, mit der alles sofort geteilt werden kann und zur Verfügung steht. 
Die Kommunikation sollte auch projekt- und aufgabenbezogen sein, um Missverständnisse zu vermeiden.

Beim Zeitmanagement geht es vor allem darum, Aufgaben und Tätigkeiten so zu organisieren und zu planen, dass die Zeit produktiv genutzt werden kann. Dies ist besonders wichtig, da man sich bei mangelnder Organisation verzetteln kann und nicht schafft, was man sich vorgenommen hat. Dies gilt nicht nur für die individuelle Planung, sondern auch für die Planung eines Projektes. Es geht um Effektivität und Effizienz, also darum, die richtigen Dinge zu tun und die Dinge richtig zu tun, was die Produktivität fördert.
Wenn möglich, sollten Aufgaben delegiert werden. Man muss nicht alles selbst machen, denn zu viele Aufgaben können dazu führen, dass die Zeit nicht effektiv genug genutzt wird. Um herauszufinden, was man selbst machen muss, und was delegiert werden kann, ist die Eisenhower-Matrix hilfreich. 
Bei der Arbeit sollte man sich auf die Ziele konzentrieren und nicht nur auf die reine Tätigkeit. Der Mensch ist nicht immer gleich leistungsfähig, sondern hat Zeiten, in denen er besonders viel schafft, und Zeiten, in denen er weniger leistungsfähig ist. Dies sollte beim Zeitmanagement berücksichtigt werden. Die schwierigsten Aufgaben bzw. die, die die höchste Konzentration erfordern, sollten in den besten Zeiten erledigt werden. Zum Ausgleich sollten aber auch immer wieder Pausen eingeplant werden, um wieder produktiv arbeiten zu können. 
In diesem Zusammenhang sollte auch Multitasking vermieden werden, damit die Aufgaben gut erledigt werden können. Das heißt, man sollte seine Termine so einteilen, dass man sie nacheinander abarbeiten kann. 
Wer also seine Zeit vernünftig einteilt, hat gute Chancen, produktiv zu arbeiten und viel zu erreichen. 
Das gilt sowohl für die Projektmanager, die viele Termine im Projekt koordinieren müssen, als auch für die Developer während des Sprints.     

Um die Mitglieder eines Projektteams gemeinsam auf ein Ziel auszurichten, sind Führungsqualitäten erforderlich. Dazu ist es wichtig, selbst organisiert zu sein. Das bedeutet, die eigenen Aufgaben zu strukturieren und zu organisieren und genau zu wissen, was man weitergeben und wie man dem eigenen Team helfen kann. Welche Aufgaben sind zu erledigen, wer hat wo Probleme, gibt es Unstimmigkeiten? Was sind die Stärken und Schwächen der einzelnen Mitglieder und wie kann man sie unterstützen, damit sie die Aufgaben richtig erledigen? Müssen sie motiviert werden, brauchen sie Anerkennung oder Anreize? Man muss das Team gut genug kennen, um mit ihm kommunizieren zu können. Es müssen genügend Details und Zusammenhänge vermittelt werden, damit alle das Projektziel verstehen. 
Deshalb ist es für einen Projektmanager auch wichtig, sich ständig weiterzubilden und sein Wissen zertifizieren zu lassen. Wenn sich jemand auf eine neue Stelle bewirbt, sieht die Personalabteilung bereits in der Bewerbung, in welchen Bereichen der Kandidat Erfahrung hat und welche Führungsqualitäten er mitbringen könnte.

Wenn man in einem Team arbeitet, kann es zu verschiedenen Interaktionen kommen. Man diskutiert oder konkurriert miteinander, man kooperiert oder geht Kompromisse ein. Wichtig ist jedoch, dass man miteinander und nicht gegeneinander arbeitet, sich gegenseitig respektiert und bei Meinungsverschiedenheiten nicht ausfallend wird. 
Konkurrenz ist nicht immer etwas Schlechtes, denn sie motiviert das Team gegenseitig, das Ziel zu erreichen. Die Frage ist nur, wie exzessiv sie betrieben wird. Denn wenn das zu Problemen im Team führt, dann muss der Projektleiter o. ä. eingreifen und versuchen, die Mitglieder zur Zusammenarbeit zu bewegen. Es ist nämlich wichtig, dass trotz allem zusammengearbeitet wird. Es dürfen keine Informationen zurückgehalten werden. Ein guter Projektmanager zeichnet sich auch dadurch aus, dass er ohne Konkurrenzdenken unter den Teammitgliedern sieht, dass sie gute Arbeit leisten, so dass die Teammitglieder nicht denken, sie müssten die anderen übertrumpfen. Gerade bei Scrum bringen die einzelnen Mitglieder unterschiedliche Fähigkeiten mit, die vielleicht gar nicht vergleichbar sind. Dementsprechend unterschiedlich kann auch das Team sein. Manchen fällt es leichter, im Team zu arbeiten, weil sie Teamplayer sind. Andere sind eher Einzelgänger. Auch das muss man erkennen und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen, damit sich jeder Einzelne gesehen fühlt und gerne im Team arbeitet. 
Dazu gehört auch, eigene Ideen zu vertreten, ohne die Ideen anderer herabzuwürdigen, bzw. die Ideen anderer zu unterstützen und Kritik an eigenen Ideen anzunehmen, ohne sie persönlich zu nehmen.

Gerade in Situationen, die viel Stress verursachen oder in denen man sich nicht einig ist, können Emotionen hochkochen. Diese starken Emotionen empfinden wir in Bezug auf eine bestimmte Situation. Deshalb ist es wichtig, sich dessen bewusst zu sein und Emotionen nicht aus dem Zusammenhang zu reißen. Man muss aber auch lernen, Emotionen zu erkennen. Das kann durch Aussagen, Gesten, aber auch durch Mimik geschehen. Manchen Menschen fällt das leichter als anderen. Um dies zu fördern, sollte an der Selbstwahrnehmung gearbeitet werden. Denn wenn wir in der Lage sind, unsere eigenen Emotionen einzuschätzen und zu analysieren, warum wir in einer bestimmten Situation so und nicht anders gehandelt haben, können wir auch besser verstehen, warum jemand anderes so handelt.
Wenn wir unsere Emotionen erkannt haben, können wir einfühlsam und sensibel darauf reagieren. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass sich die andere Person gesehen und verstanden fühlt, und man kann gemeinsam an der Lösung des Problems arbeiten. Wenn man also angemessen reagiert, kann man verhindern, dass Konflikte zwischen den Parteien entstehen. Diese können auch besser gelöst werden, da man sich in die Lage der Personen hineinversetzen kann, ihnen das Gefühl gibt, dass ihre Emotionen legitim sind und ihnen dann einen Weg zur Lösung aufzeigt. Auf diese Weise kann auch die Beziehung zwischen den Parteien verbessert werden.

Kritisches Denken hilft, die richtigen Fragen zur richtigen Zeit zu stellen, ein Problem aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten und zu analysieren, um zu einer Schlussfolgerung über die richtige Lösung eines Problems zu gelangen oder Probleme leichter zu lösen. Um dies zu erreichen, ist es am besten, Informationen aus verschiedenen Quellen zu sammeln oder zu beobachten, was andere in einer ähnlichen Situation tun. Neben diesen Punkten sollte man sich aber auch darüber im Klaren sein, welche Einflussfaktoren es gibt, wie relevant bestimmte Daten sind und ob man alle Informationen hat. Wenn man während des gesamten Prozesses offen und unvoreingenommen bleibt, kann man zu einer Lösung kommen, die man präsentieren und analysieren kann, ob sie ausreicht, um das Problem zu lösen.

Durch veränderte äußere Einflüsse, Homeoffice oder auch hybride Modelle verändern sich auch die Anforderungen an Softskills. Kreatives Denken ist heute sehr gefragt, da man gerade in einem agilen Umfeld immer wieder vor neuen Herausforderungen steht und immer wieder neue Lösungsansätze finden muss. Kreativität muss nicht immer etwas mit Kunst zu tun haben, sondern ist einfach eine Fähigkeit, mit der Neues und auch Verwertbares geschaffen werden kann. In agilen Projekten steht das Ende noch nicht fest und auf dem Weg dorthin können Probleme auftauchen, für die Lösungen gefunden werden müssen. In solchen Situationen ist kreatives Denken ebenso gefragt wie Agilität und Flexibilität. Gerade die letzten Jahre haben dafür gesorgt, dass man sich von einem Tag auf den anderen auf eine neue Arbeitsweise einstellen muss, und es ist von großem Vorteil, wenn man sich gut und schnell auf neue Situationen einstellen kann.

Die oben genannten Softskills sind von Vorteil, wenn man als Projektmanager durchstarten will. Nicht nur für sich selbst, sondern auch für das Team. Denn durch die meisten der oben genannten Fähigkeiten sorgt man für einen besseren Workflow und eine gute Zusammenarbeit im Team. Gerade wenn man sich neu bewirbt, ist es also durchaus von Vorteil, die Softskills mit Beispielen im Lebenslauf zu benennen.