Risikokommunikation - Relevanz und Vorgehensweise

Spätestens seit der Aufdeckung von Manipulationen und Unregelmäßigkeiten bei öffentlichkeitswirksamen Großprojekten wird von Unternehmen Transparenz gefordert. Doch wenn es um die Kommunikation bestimmter Risiken geht, ist Offenheit nicht immer die beste Lösung, und weil viele Projektmanager das wissen, kommunizieren sie instinktiv zurückhaltend oder gar nicht. Besser wäre es, bereits bei der Risikoanalyse die Risiken systematisch abzuklopfen und unter dem Aspekt der Kommunikation zu klären, ob die Information über Risiken unproblematisch oder eher kritisch ist. Darauf aufbauend ist vom Projektmanager ein geeignetes Konzept für die Kommunikation potenzieller und eingetretener Risiken zu entwickeln und umzusetzen.

Die Kommunikation von Risiken, einschließlich der Kommunikation mit der Öffentlichkeit, ist aus mehreren Gründen wichtig. Mit der Risikokommunikation kann der Projektmanager:

Transparenz schaffen

Risikokommunikation ermöglicht Transparenz und Offenheit in Bezug auf potenzielle Gefahren und Unsicherheiten, die mit einem Projekt verbunden sind. Dies trägt dazu bei, Vertrauen und Glaubwürdigkeit aufzubauen, sowohl innerhalb des Projektteams als auch bei den Stakeholdern.
 
Verantwortlichkeiten zuweisen

Durch die Kommunikation von Risiken werden die Beteiligten für mögliche Risiken und deren Auswirkungen in Verantwortung gesetzt. Dies schafft ein Bewusstsein dafür, dass Risiken nicht ignoriert werden können und dass geeignete Maßnahmen ergriffen werden müssen, um ihnen zu begegnen.
 
Entscheidungsgrundlagen aufbauen

Risikokommunikation liefert die erforderlichen Informationen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Durch das Verständnis über potenzielle Risiken können Entscheidungen auf einer soliden Grundlage getroffen werden, wodurch das Risiko von Fehlentscheidungen verringert wird.
 
Frühzeitig agieren

Wenn Risiken frühzeitig kommuniziert werden, haben die Beteiligten ausreichend Zeit, geeignete Maßnahmen zur Risikobeherrschung oder -minderung zu ergreifen. Eine rechtzeitige Kommunikation ermöglicht es, Risiken zu identifizieren, zu analysieren und geeignete Strategien zur Risikobehandlung zu entwickeln, bevor sie sich zu größeren Problemen entwickeln.
 
Sicherheit erhalten

Projekte können Risiken für die öffentliche Sicherheit und das damit verbundene Gemeinwohl mit sich bringen. Durch die Kommunikation von Risiken können mögliche Auswirkungen auf die Gesellschaft, die Umwelt oder andere wichtige Bereiche identifiziert und entsprechende Maßnahmen zur Risikominimierung und Gewährleistung der öffentlichen Sicherheit ergriffen werden.
 
Richtig informieren

Werden Risiken nicht offen kommuniziert, besteht die Gefahr, dass Gerüchte oder Fehlinformationen entstehen, die zu Missverständnissen und Verunsicherung führen können. Eine klare und transparente Risikokommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden und eine zutreffende Darstellung der tatsächlichen Risikosituation zu gewährleisten.

Manche Risiken eignen sich nicht oder nur bedingt zur Veröffentlichung:

1. Risiken, die auf verdeckten, den offiziellen Projektzielen widersprechenden Interessen der Stakeholder beruhen.

Aus der Welt des Projektmanagements

Das Unternehmen Alpha AG produziert das Gerät Kappa, das es zusammen mit der Firma Beta GmbH entwickelt hat. Mit der Neuentwicklung eines Ersatzprodukts möchte der Vorstand der Alpha AG das bestehende Gerät Kappa ersetzen, die Kooperation mit der Beta GmbH beenden und die eigene Marktposition festigen. Sollte die Beta GmbH erfahren, dass die Alpha AG ohne sie einen Nachfolger für das Gerät Kappa entwickelt, würde diese ebenfalls ein neues Gerät entwickeln und damit die Festigung der Marktposition der Alpha AG gefährden. Die Alpha AG kann deshalb weder über die Neuentwicklung, noch über die damit verbundenen Risiken offen sprechen.
 
2. Risiken, die ein kulturell unübliches Maß an Selbstoffenbarung voraussetzen.

Aus der Welt des Projektmanagements

Im Entwicklungsprojekt für eine Waschmaschine wurde dem Projektmanager von seinem Top-Management eine Geheimhaltungserklärung abverlangt. Als ein Test fehlschlug, durfte der Projektmanager wegen der unterschriebenen Erklärung, den externen Projektpartnern nichts über den Versuch sagen. Er durfte sich also nicht ohne weiteres in die Karten schauen lassen. Erschwerend kam nun hinzu, dass er seinen Partnern aus einem bestimmten Kulturkreis, auch auf deren Rückfragen hin, nicht offen sagen konnte, dass der Test stattgefunden, aber nicht erfolgreich war. Dem Projektmanager war es unmöglich, „nein“ zu sagen, er musste also ausflüchtige Antworten geben und die Wahrheit verdeckt halten.
 
3. Risiken, die den Charakter einer „sich selbst erfüllenden Prophezeiung“ haben.

Projektmanager sollten die Wirkung von Risiken, bei denen sich der Schaden, der durch das Risiko im Risikoeintrittsfall verursacht oder die Eintrittswahrscheinlichkeit durch die Kommunikation des potenziellen Risikos selbst erhöht wird, vorher auf ihre Tauglichkeit zur Veröffentlichung hin untersuchen.

Aus der Welt des Projektmanagements

Ein Mitarbeiter bekam im Zuge der Risikoanalyse mit, dass der Projektmanager ihn für leistungsschwach und deshalb für ein Projektrisiko hielt. Die Folge: Der Mitarbeiter war verunsichert, er fiel wegen Krankheit häufiger aus und seine Leistung ging nach unten. Der Projektmanager fühlt sich bestätigt.
 
4. Risiken, die ihre Ursache in unterschiedlichen Interessenlagen der Stakeholder haben.

Aus der Welt des Projektmanagements

Aus der Sicht des Projektmanagers: Als Bewerber, der an einer Ausschreibung teilnimmt, kann der Projektmanager seine Risiken nicht offen kommunizieren, weil der Auftrag dann an den Wettbewerber ginge, der die Risiken geheim gehalten hat. 
 
Aus der Sicht des Projektauftraggebers: Ein potenzieller Auftraggeber kommuniziert die ihm bekannten kostenrelevanten Risiken zurückhaltend, weil er beabsichtigt dem Auftragnehmer einen Festpreisauftrag zu übertragen.
 
Projektmanager behandeln solche Risiken aufgrund ihrer „politischen“ Wirkung meist außerhalb des formalen Risikomanagement-Prozesses. Denn eine Dokumentation der Risiken ist immer mit der Gefahr verbunden, dass vertrauliche Informationen nach außen dringen. Wenn das formale Risikomanagement aber nur die offiziell „kommunizierbaren“ Risiken berücksichtigt, sinkt seine Aussagekraft insgesamt. Lediglich Schlüsselpersonen, die alle Informationen haben, können dann noch beurteilen, wie hoch das Risikopotenzial in diesem Projekt wirklich ist. Alle anderen Projektbeteiligten sind nicht in der Lage, die gesamte Tragweite der Projektrisiken zu erfassen.

Fällt die Entscheidung, die Wahrheit zu präsentieren, ist ein entschlossenes Vorgehen wichtig. Halbherzigkeit wird als Unsicherheit gedeutet und fordert interessierte Kreise zu unangenehmen Fragen heraus.
Bei der Kommunikation von Risiken sollte der Projektmanager bestimmte Vorgehensweisen beachten, um eine effektive und zielgerichtete Kommunikation zu gewährleisten, das bedeutet:

Risikobewusstsein schaffen

Neben der reinen Kommunikation von Risiken ist es wichtig, das Bewusstsein für Risikomanagement im gesamten Projektteam und bei den Stakeholdern zu schärfen. Erklären Sie die Bedeutung von Risiken, ihre Auswirkungen auf das Projekt und die Rolle jedes Einzelnen bei der Risikobehandlung.
 
Zielgruppen identifizieren

Bestimmen Sie, wer die relevanten Stakeholder für die Risikokommunikation sind. Dies können interne Teammitglieder, Projektmanager, Führungskräfte, Auftraggeber, Lieferanten, externe Interessengruppen oder die breite Öffentlichkeit sein. Berücksichtigen Sie die spezifischen Informationsbedürfnisse und das Fachwissen der Zielgruppen.
 
Botschaften klar definieren

Formulieren Sie die Risikobotschaften klar, präzise und verständlich. Vermeiden Sie Fachjargon oder technische Details, sofern diese nicht für die Zielgruppe relevant sind. Stellen Sie sicher, dass die Botschaften die wesentlichen Informationen über das Risiko, seine Auswirkungen und die geplanten Maßnahmen zur Risikobehandlung enthalten.
 
Kommunikationskanäle auswählen

Wählen Sie die geeigneten Kommunikationskanäle aus, um die Risikoinformationen an die Zielgruppen zu übermitteln. Dies kann Meetings, E-Mails, Berichte, Präsentationen, interne Kommunikationstools oder öffentliche Kommunikationsmittel umfassen. Berücksichtigen Sie die Präferenzen der Zielgruppen und stellen Sie sicher, dass die gewählten Kanäle die Informationen effektiv vermitteln.
 
Zwei-Wege-Kommunikation unterstützen

Fördern Sie eine offene und konstruktive Kommunikation, indem Sie den Stakeholdern die Möglichkeit geben, Rückmeldungen, Fragen oder Bedenken zu äußern. Schaffen Sie ein Umfeld, in dem ein Dialog stattfinden kann, um ein besseres Verständnis der Risiken zu fördern und potenzielle Lösungen zu entwickeln.
 
Angemessene Frequenz beachten

Bestimmen Sie die erforderliche Frequenz der Risikokommunikation, um sicherzustellen, dass die Informationen aktuell und relevant bleiben. Dies kann je nach Projektphase, Risikoausmaß oder Bedürfnissen der Zielgruppen variieren. Ein regelmäßiger Austausch von Informationen ist wichtig, um ein kontinuierliches Risikomanagement zu ermöglichen.
 
Kommunikation aktuell halten

Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig die Risikokommunikation, um neue Risiken zu berücksichtigen oder Änderungen in bestehenden Risiken zu kommunizieren. Stellen Sie sicher, dass die Risikoinformationen auf dem neuesten Stand sind und dass relevante Updates zeitnah mitgeteilt werden.

Die Berücksichtigung dieser Punkte kann dem Projektmanager helfen, die Kommunikation von Risiken in seinem Projektmanagement zu verbessern.

Die genaue Vorgehensweise bei der Kommunikation von Risiken kann je nach Projekt, Organisation und Stakeholder variieren. Um eine effektive und erfolgreiche Risikokommunikation für das Projekt zu gewährleisten muss die Kommunikation demgemäß projektindividuell erfolgen und den spezifischen Anforderungen und jeweiligen Bedürfnissen angepasst werden. Die ersten hierfür notwendigen Überlegungen sollte der Projektmanager im Startprozess seines Projekts anstellen und die daraus abgeleiteten Maßnahmen während des Realisierungs- und im Abschlussprozess umsetzen.