Regulatorische Anforderungen im Risikomanagement

Für ein funktionierendes Risikomanagement ist es nicht nur wichtig zu wissen, welche Risiken existieren, sondern auch, wie ein effektives Risikomanagement aufgebaut werden kann, um die Projektziele zu erreichen. Hierfür gibt es Normen wie die ISO 31000, die branchenübergreifend Grundsätze, Rahmenbedingungen und Prozesse beschreibt, an denen sich das Risikomanagement orientieren kann. In diesem Zusammenhang taucht auch der Begriff GRC auf: Governance, Risk und Compliance. Was es damit auf sich hat und wie Risikomanagement umgesetzt werden kann, wird in diesem Artikel unserer Serie zum Risikomanagement erläutert.

Ein risikoarmes und gewinnbringendes Projektmanagement sollte auf allen drei Ebenen stattfinden: Governance, Risk und Compliance. 

Governance umfasst die Unternehmensführung. Dazu gehören die Beziehungen zu den Stakeholdern, das Vertragsmanagement auf der Grundlage von Anforderungen, Gesetzen und Normen sowie die Erstellung qualitativer und quantitativer Projektziele. Die Hauptakteure eines Projekts müssen Verantwortung übernehmen, um Transparenz zu gewährleisten. Dadurch kann jeder im Projekt verstehen, wie die eigene Arbeit mit der Arbeit der anderen zusammenhängt.
 
Risk bedeutet Risikomanagement. Es geht darum, Risiken zu identifizieren, zu analysieren, zu bewerten, zu überwachen und zu kontrollieren. Dazu können Risiken vermieden, reduziert oder übertragen werden, um ihre Auswirkungen und Eintrittswahrscheinlichkeiten zu minimieren, manchmal müssen Risiken auch einfach akzeptiert werden. Da sich die Risiken im Laufe des Projekts ändern können, handelt es sich um einen iterativen Prozess.
 
Compliance, also Regelkonformität, befasst sich mit der Einhaltung interner und externer Anforderungen wie Gesetzen, Verordnungen und Normen. Dazu müssen Verfahren etabliert werden, um rechtliche Sanktionen und Reputationsschäden zu vermeiden und damit die Qualität des Unternehmens zu steigern.
 
Diese drei Bereiche sind eng miteinander verzahnt und gewährleisten gemeinsam den Projekterfolg. Während Risikomanagement (Risk) und Regelkonformität (Compliance) dazu beitragen, Risiken zu minimieren und gesetzliche sowie interne Vorschriften einzuhalten, unterstützt Governance beide Aspekte durch effektive Steuerung und Entscheidungsfindung. Eine gut umgesetzte Governance sorgt dafür, dass Anforderungen strukturiert verwaltet, Risiken frühzeitig erkannt und Compliance-Maßnahmen konsequent umgesetzt werden. Indem alle Projektverantwortlichen die Einhaltung dieser Prinzipien sicherstellen, können fundiertere Entscheidungen getroffen und Unsicherheiten reduziert werden. Eine Norm, die dabei helfen kann, ist ISO 31000.

Nachdem die Bedeutung von Governance, Risk und Compliance erläutert wurde, betrachten wir nun die Rolle der ISO 31000 für ein effektives Risikomanagement.
Die ISO 31000 bietet einen strukturierten Rahmen für das Risikomanagement und definiert Grundsätze, Rahmenbedingungen und Prozesse, die für jede Art von Risiko angewendet werden können – unabhängig von Branche, Unternehmensgröße oder Projektphase. Diese Norm unterstützt Unternehmen dabei, Risiken systematisch zu erkennen, zu bewerten und zu steuern. Darüber hinaus gibt sie Anleitungen für die Durchführung von Risikobewertungsverfahren und zeigt auf, wie Maßnahmen implementiert werden können, um die Projektziele effektiv zu erreichen und Unsicherheiten zu minimieren.

Für die Einführung eines Risikomanagementsystems ist es wichtig, den Geltungsbereich festzulegen: Was sind die Gründe für die Einführung, welche Standards und Normen müssen berücksichtigt werden, und welche Anforderungen bestehen? Dabei spielen auch gesetzliche Regelungen wie die DSGVO eine wichtige Rolle.
Darüber hinaus müssen alle für den Prozess relevanten Begriffe definiert werden. Der Standard gibt Definitionen wie Risiko, Stakeholder und Wahrscheinlichkeit vor. Diese sollten jedoch um projektspezifische Anforderungen ergänzt werden.
Im weiteren Verlauf der ISO finden sich Prinzipien, die helfen, das Risikomanagement erfolgreich in das Projekt zu integrieren und den Umgang mit Risiken zu unterstützen. Dazu gehören:
  
1. Integration: Das Risikomanagement muss in alle Projektbereiche eingebettet werden. Die Projektleitung sollte klare Verantwortlichkeiten definieren, eine umfassende Strategie formulieren und sicherstellen, dass der Risikomanagementprozess regelmäßig überprüft und angepasst wird.
2. Gestaltung: Die Entwicklung des Risikomanagements erfordert die Berücksichtigung sowohl interner als auch externer Einflussfaktoren. Dazu zählen gesetzliche Vorgaben, wirtschaftliche Rahmenbedingungen, Unternehmenskultur und verfügbare Ressourcen. Ein klarer Plan mit definierten Zielen, Verantwortlichkeiten und Kommunikationswegen ist essenziell.
3. Implementierung: Die Umsetzung des Risikomanagements beginnt mit der Erstellung eines Maßnahmenplans. Dieser sollte spezifische Maßnahmen zur Risikominderung, notwendige Ressourcen und klare Entscheidungswege beinhalten. Alle Stakeholder müssen aktiv in den Prozess eingebunden und auf mögliche Unsicherheiten vorbereitet werden.
4. Überwachung und Bewertung: Der Erfolg des Risikomanagements muss kontinuierlich überprüft werden. Dazu gehört die regelmäßige Analyse der Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit sowie die Identifikation neuer Risiken. Falls erforderlich, sollten Anpassungen vorgenommen werden, um den Prozess zu optimieren.
5. Kontinuierliche Verbesserung: Ein effektives Risikomanagement ist ein dynamischer Prozess, der regelmäßig weiterentwickelt werden muss. Durch kontinuierliche Überwachung können Schwachstellen identifiziert und Verbesserungen implementiert werden. Dies gewährleistet eine langfristige Anpassungsfähigkeit und Effektivität des Systems.

Die Implementierung eines effektiven Risikomanagements nach ISO 31000 bietet Unternehmen eine strukturierte und bewährte Methode, um Risiken frühzeitig zu erkennen, zu bewerten und angemessen zu steuern. Durch die enge Verzahnung der Risiken mit Governance und Compliance können Unsicherheiten reduziert, fundierte Entscheidungen getroffen und gesetzliche Anforderungen erfüllt werden.
 
Trotz der Vorteile darf der Aufwand für Zeit und Ressourcen nicht unterschätzt werden. Unternehmen sollten sorgfältig abwägen, in welchem Umfang ein Risikomanagementsystem implementiert wird, um eine sinnvolle Balance zwischen Kosten und Nutzen zu erreichen. Eine gut durchdachte Integration führt langfristig zu einer stabileren und nachhaltigeren Unternehmensführung.