Soziale Strukturen als tragende Komponente

In jedem Team bildet sich eine soziale Struktur heraus, deren tragende Komponenten Rollen, Status und Regeln sind. Auf Teammitglieder werden Rollen übertragen, an die das Umfeld unterschiedliche Erwartungen stellen. Der Status ist das Ansehen des Einzelnen im Team, welches davon abhängt, inwieweit er zur Entwicklung und Leistungsfähigkeit des Teams beiträgt. Die Funktionsfähigkeit des Teams wird in entscheidendem Maße von den Regeln geprägt, die es sich entweder selbst gegeben hat oder die ihm von außen vorgegeben wurden.

Als Rollen bezeichnet man die Erwartungen von Teammitgliedern an andere Teammitglieder und an die Organisation. Sie werden unter anderem von der jeweiligen Persönlichkeit und ihrem Auftreten, ihren Werten, der Position, dem Status und der Aufgabe geprägt. Je Teammitglied bilden sich mehrere Rollen heraus. Bemüht sich der Projektmanager, die Unterschiede in den Erwartungen frühzeitig ans Tageslicht zu bringen, lassen sich Konflikte vermeiden.
Es gibt formelle und informelle Rollen:
Formelle Rollen beziehen sich auf die Aufgabe der einzelnen Personen. Sie sind im Unternehmen bereits definiert (z. B. Abteilungsleiter) oder werden von Fall zu Fall festgelegt (z. B. Projektmanager und seine Befugnisse). Die Beteiligten sollten spätestens in der Klärungsphase bestimmen, welche Erwartungen welcher Rolleninhaber erfüllen muss. Ziel ist, dass alle das gleiche Bild von jeder Rolle (= Rollenbild) haben. Entspricht ein Rolleninhaber diesen Erwartungen nicht, sind Konflikte vorprogrammiert. Probleme entstehen auch dann, wenn der Rolleninhaber mit der ihm zugedachten Rolle nicht einverstanden ist. Denn ein Mitarbeitender identifiziert sich nicht zwangsläufig mit der ihm zugedachten formellen Rolle. In solchen Fällen können intraindividuelle und schließlich interindividuelle Konflikte entstehen.
Der Projektmanager kann es zwar auch dem Team überlassen, Rollen zuzuweisen. Er muss aber gleichzeitig deutlich machen, dass jede Rolle für das Team wichtig ist. Im Konfliktfall stellt ein probeweiser Rollenwechsel (z. B. Protokollführer, Zeitwächter, Moderator) einen Lösungsansatz dar.
Dagegen entstehen informelle Rollen im Verlauf der Teamentwicklung auf psychosozialer Ebene. Häufig gibt es in Teams beispielsweise eine „graue Eminenz“ oder eine „gute Seele“, die die unangenehmen Arbeiten erledigen muss. Da die Bildung informeller Rollen nicht zu verhindern ist, sollte der Projektmanager versuchen, sie zumindest konstruktiv zu nutzen. So kann er zum Beispiel einen redegewandten Meinungsführer bitten, das Team bei externen Terminen zu vertreten. Er sollte schwächere Teammitglieder aber nicht unter Berufung auf die natürliche Rollenbildung sich selbst überlassen, sondern ihnen eine Chance zur Profilierung geben, zum Beispiel durch eine attraktive Aufgabe.

Der Status steht für das Ansehen des Teammitglieds bei den übrigen Gruppenmitgliedern. Er hängt vor allem davon ab, wie der Einzelne seine Rolle erfüllt und damit der Gruppe dient, aber auch von Persönlichkeit und Auftreten. Der formelle Status ist stark an die formelle Rolle gebunden.
Demgegenüber ist der informelle Status an das Verhalten des Betreffenden in der Gruppe gebunden.
Dabei kann sich die eigene Wahrnehmung von der Wahrnehmung der Gruppe unterscheiden. Der formelle Status weicht oft stark vom informellen ab, nach oben wie nach unten. Unterstützen kann der Projektmanager Teammitglieder mit niedrigem Status, indem er ihnen Gelegenheit gibt, ihre Stärken zu beweisen.
Mit geringem Ansehen im Team geht die Problematik des Mobbings einher: Das Team greift ein unbeliebtes, als unterlegen empfundenes Teammitglied systematisch an. Ziel ist es, dieses aus dem Team zu entfernen. Stress im Projekt und das Wegsehen von Vorgesetzten fördern diese Aggressionen weiter. Für Führungskräfte ist Mobbing unter ihren Mitarbeitenden oft schwer zu erkennen, handfeste Beweise gibt es zunächst oft nicht. Im Interesse des Projekterfolgs sollte sich der Projektmanager schon bei ersten Hinweisen bemühen, der Sache durch Gespräche mit Teammitgliedern auf den Grund zu gehen. Hat er sich eine ausreichende Informationsbasis aufgebaut, muss er das Problem gegenüber den beteiligten Mitarbeitenden offen ansprechen und gemeinsam mit ihnen nach Ursachen forschen und Lösungen erarbeiten. So wird die zunächst meist unterschwellig vorhandene Negativentwicklung an die Oberfläche und aus der für Mobbing typischen Tabuzone geholt.
Persönliche Antipathien hält eine funktionierende Gruppe aus, sofern sie offen angesprochen werden. Der Projektmanager ist aber gefordert, unterlegene Teammitglieder zu unterstützen, um zu verhindern, dass sie in eine Opferrolle gedrängt werden.
 

Eine funktionierende Teamarbeit setzt Regeln voraus, auf die sich das Team einigen und die es dann auch akzeptieren muss. Sie beziehen sich auf die folgenden Themen:
  

• Informations- und Datenflüsse
• Konfliktlösungsverfahren (z. B. Einsatz eines Mediators bei Streitfällen)
• Organisation der Zusammenarbeit (z. B. Arbeitszeiten, Pausen, Verfahren für Urlaubsanträge, Zuständigkeit für Materialbeschaffung)
• Leistungsziele und -maßstäbe
• Umgangsformen nach innen und außen
• Sprachregelungen nach außen 

Diese Regeln sollten möglichst frühzeitig gemeinsam im Team ausgehandelt und für alle Beteiligten transparent festgelegt werden. Dabei können unterschiedliche Erwartungen, Interessen und Vorstellungen zu Konflikten führen. Solche Auseinandersetzungen sind ein natürlicher Bestandteil der Teamentwicklung und sollten offen angesprochen werden. Insbesondere Gemeinsamkeiten und Unterschiede sowie Macht- und Entscheidungsstrukturen gilt es transparent zu machen und gemeinsam zu klären. Der Projektmanager übernimmt dabei eine wichtige unterstützende und moderierende Rolle, die ein hohes Maß an sozialer und emotionaler Kompetenz erfordert.

Die sozialen Strukturen eines Teams bilden die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Rollen, Status und gemeinsam vereinbarte Regeln beeinflussen maßgeblich, wie effektiv ein Team arbeitet und wie Konflikte entstehen bzw. gelöst werden. Diese sozialen Prozesse frühzeitig zu erkennen, transparent zu gestalten und aktiv zu begleiten, ist eine wichtige Rolle des Projektmanagers. Neben Vertrauen, Zusammenarbeit und Leistungsfähigkeit ist es gleichzeitig wichtig, Konflikte oder Anzeichen von Ausgrenzung und Mobbing frühzeitig anzusprechen und betroffene Teammitglieder zu unterstützen. So können Teams ihre Potenziale ausschöpfen und gemeinsame Ziele nachhaltig erreichen.