Das richtige Projektziel finden

Ein Projekt hat in der Regel ein konkretes Ziel. Sie wollen ein Hotel bauen? Sie wollen ein Produkt auf den Markt bringen, dass eine bestimmte Aufgabe erfüllt? Sie wollen ein Programm entwickeln, das eine bestimmte Funktion ausübt? In all diesen Fällen haben Sie ein Projekt - ein Projekt mit einem Ziel. Es gibt aber auch viele Projekte, bei denen das Ziel nicht so klar definiert ist, wie es zum Beispiel bei Umstrukturierungsprojekten oft der Fall ist. Stellen Sie sich zum Beispiel ein Projekt zur Optimierung eines Unternehmens vor. Es gibt eine Vision: Unser Unternehmen soll besser, schneller, zukunftsorientierter, erfolgreicher und wettbewerbsfähiger werden. Ist das ein Ziel? Irgendwie schon, aber irgendwie ist es auch kein Ziel, das auf einem klaren Weg erreicht werden kann. Viele Wege führen nach Rom, aber selbst der Kunde ist sich nicht immer sicher, ob es Rom oder vielleicht doch Neapel sein soll.

Ihr Kunde hat vielleicht eine Vision oder ein Ziel vor Augen. Es ist aber ein abstraktes Ziel, ein Ziel, das auf vielen Wegen erreicht werden kann. Wenn das Projektziel unbekannt oder weniger klar ist, gibt es drei Möglichkeiten. Das sind Interpretation, Blindflug oder Nachfragen. Als Projektmanager müssen Sie auf die eine oder andere Weise ein klares Projektziel definieren. Bleiben wir bei dem Beispiel, dass ein Unternehmen optimiert werden soll. Das könnte bedeuten, dass es für die Mitarbeitenden attraktiver werden soll. In diesem Fall wäre eine Mitarbeitendenbefragung eine gute Idee. Es könnte aber auch bedeuten, dass Strukturen und Hierarchien neu organisiert werden sollen oder dass die Produktivität gesteigert werden soll. Aus einer Vision lassen sich also leicht drei (mit etwas Fantasie auch viel mehr) unterschiedliche Projektziele ableiten. Was sollen Sie jetzt tun? 

Sie interpretieren die Vision des Kunden und versuchen, aus den Ihnen vorliegenden Informationen ein konkretes Projektziel abzuleiten. Damit können Sie dann arbeiten und ein Projekt realisieren. Diese Option wird häufig gewählt und kommt auch vielen Kunden entgegen, vor allem solchen, die sich mit Entscheidungen schwer tun und selbst nicht genau wissen, was eigentlich das Beste wäre. Unternehmen können sich mit einem vagen Ziel an Sie wenden, denn Sie haben die Expertise und wissen, was getan werden muss, um das Unternehmen zu optimieren. Sie können eine SWOT-Analyse durchführen, die Stärken und Schwächen des Unternehmens ermitteln, Chancen und Risiken herausarbeiten und die Ist-Situation analysieren. Sie formulieren Erfolgskriterien, Teilziele und ein starkes Projektziel, das Sie mit Zahlen messbar machen. Das alles stellen Sie der Unternehmensleitung vor und wenn Ihr Vorschlag überzeugt, wird das Projekt mit Sicherheit ein großer Erfolg. Wenn Sie jedoch die Vision des Kunden interpretieren, besteht die Gefahr, dass Ihre Vorstellung von Optimierung nicht mit der des Kunden übereinstimmt. Sie müssen viel Vorarbeit leisten, ohne sicher zu sein, dass diese überhaupt erwünscht ist. Wenn die von Ihnen interpretierten Ziele nicht mit den Vorstellungen der einzelnen Mitglieder des Entscheidungsgremiums übereinstimmen, kann Ihr Image als Experte Schaden nehmen. Hinzu kommt, dass Missverständnisse viel zusätzliche Arbeit verursachen.

Die zweite Option ist die Variante für risikofreudige Menschen. Vielleicht freuen Sie sich über die ungenaue Zielvorgabe, weil Sie nun quasi freie Hand haben, Ihr Traumprojekt zu verwirklichen und Ihre eigenen Vorstellungen umzusetzen. Sie haben genau eine Chance, ein grandioses Projekt auf die Beine zu stellen und zu präsentieren. Das Risiko ist enorm, denn der Schuss ins Blaue geht allzu oft nach hinten los. Nur selten gelingt es, alle von der eigenen Idee zu überzeugen. Am Ende wird man von den Auftraggebern oft zu Recht dafür verantwortlich gemacht, dass etwas ganz anderes als das Gewünschte entstanden ist. Mangelnde Kommunikation und vielleicht auch eine Portion Selbstüberschätzung und Wagemut führen in vielen Fällen zu einem kleinen Desaster (vielleicht auch für Ihre Karriere).

Naheliegend, aber nicht immer gewählt: Nachfragen. Das Ziel ist nicht klar formuliert, also versuchen Sie durch gezieltes Nachfragen das Ziel so genau wie möglich zu definieren. Je nach Ziel und Auftraggeber kann dies sehr mühsam sein. Sie fragen so lange, bis Sie klar vor sich sehen, was der Kunde genau will. Man bohrt und bohrt und fragt so lange, bis alles klar ist. Es kann helfen, gemeinsam Analysen durchzuführen oder Interviews auf verschiedenen Ebenen im Unternehmen zu führen. Es kann sein, dass man am Anfang ein paar Stunden mit Grundsatzdiskussionen verbringt, aber bald hat man die richtigen Leute am Tisch und kommt voran. Die Zeit, die Sie in die Recherche und die Suche nach der Zielvorstellung stecken, kann sehr gut investiert sein, denn die Zeit, die Sie anschließend in das eigentliche Projekt investieren, ist mit Sicherheit gut angelegt und Sie wissen, dass das, was Sie umsetzen auch wirklich gewünscht ist.

Um ein Projekt erfolgreich durchzuführen, ist ein klar definiertes Ziel unerlässlich. Häufig haben Kunden eine Vision, vom Endzustand des Projektes, aber keine konkreten Ziele. Visionen sind zweifellos wichtig, aber nur wer auf Ziele hinarbeitet, kann am Ende auch überprüfen, ob sie erreicht wurden. Eine Vision ist meist abstrakt und schwer greifbar. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, von der Vision zum Ziel zu gelangen, wobei das Nachfragen die geschickteste, wenn auch zeitaufwändigste Methode ist. Durch aktives Nachfragen und den Austausch mit dem Kunden kann die Vision in greifbare Ziele übersetzt und so ein klarer Weg zur Realisierung des Projekts definiert werden.