Projektmanagement in Start-ups

„Das“ Projektmanagement gibt es nicht, es gibt Projektmanagement in unterschiedlichsten Ausgestaltungen und Erscheinungsformen. Auch wenn die Techniken und Methoden sich im Großen und Ganzen ähneln, so sind gewisse Ansätze doch unterschiedlich, je nachdem, in welchem Umfeld Projekte durchgeführt werden. In einem Start-up ist Projektmanagement eine ganz besondere Herausforderung, weil hier meist die Ressourcen fehlen, um erfahrene Projektmanager zu beschäftigen. Dennoch stehen Deadlines an, Budgets sind sehr eng bemessen und die Qualität muss stimmen, weil sonst das Start-up keine Chance auf eine Zukunft hat. Gerade die ersten Projekte eines Start-ups sind meist sehr spannend – und auch spannungsgeladen.

Am Anfang eines jeden Start-ups stehen außergewöhnliche neue Ideen, die in Form von ambitionierten Projekten umgesetzt werden sollen. Diese ersten Projekte einer jungen, aufstrebenden Firma entscheiden bereits darüber, ob sich das Unternehmen halten oder zur Eintagsfliege wird.
Ein Misserfolg am Anfang ist keine Option - dafür ist das Geld in der Regel zu knapp und die Erwartungen der Investoren oder Unterstützer zu hoch. Professionalität auf allen Ebenen ist daher auch für ein Start-up höchstes Gebot. Schwierig ist dabei häufig, dass ein Start-up noch keine festen Strukturen aufgebaut hat und die Ressourcen oft sehr begrenzt sind. Zudem mangelt es häufig noch an Erfahrung. Das alles muss durch Eifer und Begeisterung wett gemacht werden. Wer ein Projekt in einem Start-up zu einem Erfolg werden lassen will, muss daher möglichst pragmatisch und professionell an seine Aufgaben herangehen. Wenn kaum Zeit für das Erlernen und Ausprobieren für umfangreiche Analysen und Methoden vorhanden ist, muss das Ziel auf andere Weise erreicht werden. Resultate müssen mit dem geringst möglichen Aufwand erbracht werden, es ist also Effizienz gefragt. Es ist ein schmaler Grat zwischen "keine Zeit mit komplizierten Methoden vergeuden" und "professionell und kreativ arbeiten". Auch wenn es in diesem Zusammenhang verlockend sein kann: Vergessen Sie nie, sich mit dem Projektmanagement zu befassen, denn Projekte spielen eine wichtige Rolle in Ihrer neuen Funktion.

Als CEO eines Start-ups müssen Sie Ihre Kunden davon überzeugen, dass Sie alles im Griff haben und Ihre Projekte professionell abwickeln, möglicherweise sogar in noch stärkerem Maße als etablierte Unternehmen dies tun müssen. Projektmanagement ist also wichtig für Sie. Lassen Sie sich nicht von dicken Wälzern und Abhandlungen sowie Methodensammlungen abschrecken. Suchen Sie nach einem praktisch und schnell anwendbaren Ansatz. Die meisten Methoden lassen sich so weit vereinfachen, dass sie auch von Einsteigern einsetzbar sind.
Folgen Sie dem Leitfaden des Projektmanagements: Definieren Sie Ziele und Aufgabenstellung sehr präzise, erstellen Sie einen Zeitplan, eine Übersicht über die Ressourcen und definieren Sie die gewünschte Qualität. Halten Sie Ihre Entscheidungen fest und dokumentieren Sie wichtige Schritte im Projekt. Setzen Sie Prioritäten und evaluieren Sie alles, was Sie tun, in regelmäßigen Abständen. Kommunizieren Sie eng mit Stakeholdern und lassen Sie sie an Entscheidungen und wichtigen Meilensteinen stets teilhaben. So werden nicht nur Fehlentwicklungen vermieden, sondern auch die Beziehungen zum Auftraggeber auf einem Niveau gehalten, das für den Erfolg des Projekts wichtig sein kann. Zeigen Sie, dass Sie sich engagieren und geben Sie den Kunden das Gefühl, stets die Zügel in der Hand zu halten. Um auf Eventualitäten vorbereitet zu sein, sollten Sie auch eine Risikoanalyse machen. Sie können dies streng nach den Vorgaben von professionellen Methoden tun, oder auch einfach ganz pragmatisch und formlos die Frage "was kann schief gehen, wie schlimm kann es werden und was können wir tun, um es zu verhindern?" beantworten.

Für ein gutes und professionelles Projektmanagement sind schon hunderte von Programmen und Tools entwickelt worden. Letztendlich lassen sich jedoch alle Methoden und Techniken auch mit einem Stift und einem Blatt Papier bearbeiten. Gerade in einem Start-up ist es wichtig, kein Geld für teure Software auszugeben, wenn noch nicht klar ist, ob die Methode auch die Richtige für das Unternehmen ist. Ihre Risikoanalyse, Zieldefinition und Zeitplanung können ebenso gut mit sehr einfachen Mitteln gemacht werden. Setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen und halten Sie Ihre Ideen und Ergebnisse auf Papier fest. Arbeiten Sie aktiv mit To-Do-Listen, mit Diagrammen und am besten auch mit einem knappen Projekttagebuch. Versuchen Sie den Überblick über das Team, das Budget und das Projekt im Allgemeinen zu behalten, indem Sie mit einfachen Mitteln hochwertige Ergebnisse verfolgen. Wenn eine Methode Ihnen zu kompliziert erscheint, vergeuden Sie nicht zu viel Zeit. Wählen Sie eine einfachere Methode und legen Sie los. Wenn die ersten Projekte erfolgreich abgeschlossen worden sind, können Sie und Ihr Team an einer Schulung teilnehmen, um die Methoden theoretisch zu erlernen, zu perfektionieren oder zu professionalisieren.

Die Tatsache, dass in einem Start-up meist nur sehr wenig personelle Ressourcen vorhanden sind, bringt oft unzählige Überstunden mit sich, aber eben auch den Vorteil, dass die wichtigen Schritte in einem oder zwei Köpfen gespeichert sind und dass die wichtigen Hürden von genau diesen Personen genommen werden. Die ersten Projekte in einem Start-up eignen sich hervorragend, um hochwertige Erfahrungen im Projektmanagement zu sammeln und einen Grundstein zu legen.