Projektmanagement Fehler, die Sie unter allen Umständen vermeiden sollten

Zwei Post-its auf einem Tisch mit der Aufschrift "Plan A" und "Plan B"
Projektmanagement ist eine vielseitige und sehr komplexe Materie, in der niemand auf alle Situationen vorbereitet sein kann. Erfahrene Projektmanager können allerdings vieles antizipieren und sind immer auf unerwartete Wendungen gefasst. Genauso wie es erfolgversprechende Taktiken und Strategien gibt, gibt es auch jede Menge Standard-Fehler, die begünstigen können, dass im Verlauf eines Projekts alles schief geht.

Misserfolge in Projekten

Fragt man Unternehmer danach, wie wichtig sie Projektmanagement einschätzen, so erhält man von fast allen die Antwort, dass Projektmanagement für den Erfolg ihres Unternehmens von essentieller Bedeutung ist. Umso wichtiger ist es also, das Projektmanagement jemandem anzuvertrauen, der sich damit wirklich auskennt und Anfängerfehler vermeidet. Während eine Statistik besagt, dass 97% aller Unternehmensleiter Projektmanagement für entscheidend halten, besagt eine andere Statistik, dass weniger als 3% aller Unternehmen tatsächlich 100% ihrer Projekte auch erfolgreich abschließen. Durchschnittlich ist erschreckenderweise eine Misserfolgsrate von fast 70% zu beobachten. Das mag auch damit zusammenhängen, dass laut einer Studie von Wrike nur 56% aller Projektmanager eine Zertifizierung vorweisen können.

Ziele definieren ist die absolute Grundlage

Aber genug von Zahlen und Statistiken. Es lässt sich zusammenfassen, dass längst nicht alle Projekte zu einem erfolgreichen Ende geführt werden, aus unterschiedlichen Gründen. In diesem Artikel soll es um Fehler gehen, die gerne gemacht werden und die den Erfolg Ihrer Projekte und damit Ihr Unternehmen in Gefahr bringen. Analysten benennen das Fehlen eines klaren geschäftlichen Ziels als einen der Hauptfehler. Dies gilt für alle Projekte: Wer nicht definiert hat, wo die Reise hin geht, wird niemals sein Ziel erreichen. Klingt vollkommen banal – und dennoch machen viele Unternehmen den Fehler, sich nicht ganz zu Beginn schon ein klar umrissenes und definiertes Ziel zu setzen. Dabei geht es auch darum, zu erkennen, wann dieses Ziel erreicht ist. Vor allem in der Entwicklung schießt man auch mal über das Ziel hinaus, was zu Problemen führen kann. Im Rahmen der Zieldefinition schadet es auch nicht, sich Gedanken darum zu machen, was der Sinn und Zweck des Projektes ist und warum das Projekt von Bedeutung ist für das Unternehmen und seine Strategie. Die KPIs, welche gemessen und erreicht werden sollen, müssen ebenso definiert werden, wie das eigentliche Ziel.

Smarte Ziele stecken

Eine gute Strategie, um Ziele zu setzen, ist SMART. Die SMART Kriterien sind Specific, Measurable, Attainable, Relevant und Timely. Das bedeutet, dass die Projektkriterien spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgerecht sein müssen. Indem man diese Kriterien überprüft, kann man leicht herausfinden, ob die gesteckten Ziele realistisch sind oder nicht. Beim Zielsetzen schadet es auch nicht, die Teams mit einzubeziehen. Studien haben erwiesen, dass kollaborativ entwickelte Ziele realistischer und damit leichter zu erreichen sind.

Klare Verantwortlichkeiten festlegen

Fehler Nummer zwei bezieht sich auf die Verantwortlichkeiten im Team. Es ist für den Erfolg unabdingbar, dass alle wissen, was ihre Aufgaben sind und welche KPIs gelten. Erstaunlicherweise ist diese einfache Prämisse meist nicht gegeben. Eine ganz einfache Methode, um diesem Umstand Herr zu werden, ist, ein Kickoff-Meeting abzuhalten, bei dem alle Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten klar und deutlich formuliert werden. Oft ist „Wir wussten gar nicht, wo wir anfangen sollten“ ein Satz, der einem Projekt zum Verhängnis wird, weil er durchaus sehr ernst gemeint ist. Wenn alle genau wissen, womit sie starten und wofür sie verantwortlich sind, trägt das auch ein gutes Stück zur Motivation bei.

Priorisieren für den Erfolg

Der dritte Fehler, der in Projekten oft gemacht wird, liegt in der Priorisierung. Diese hat viele Ebenen. Zum einen müssen die einzelnen Projekte innerhalb eines Unternehmens gegeneinander abgewogen und priorisiert werden. Dazu lohnt es sich, einen Blick auf die Gesamtziele des Unternehmens zu werfen und die Projekte hier einzuordnen. Zudem müssen innerhalb eines jeden Projektes Prioritäten geschaffen werden. Welche Aufgaben sind die wichtigsten? Welche müssen als erstes oder unter allen Umständen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden? Vielleicht hilft es, ein Stufenmodell aufzusetzen, bei dem die Aufgaben entweder in kritisch oder wichtig oder gut, wenn sie erledigt sind, unterteilt werden. Auf diese Weise stürzen sich die motivierten Mitarbeiter zunächst auf die kritischen Aufgaben. Haben Sie schon von der 80/20 Regel gehört? In der Praxis zeigt sich, dass 20% aller Aufgaben zu 80% der Produktivität führen, während man sich mit den restlichen 80% unverhältnismäßig lange herumquält. Diese Regel – ob sie nun zu 100% zutrifft, oder nur teilweise – kann bei der Priorisierung enorm helfen.

Die richtigen Leute und die richtige Kommunikationsbarriere

Ein Fehler kann es auch sein, die falschen Projektmanager auf einem Projekt zu haben. Das heißt nicht, dass Sie nur Top-Manager brauchen, sondern dass Sie ein wenig Zeit darauf verwenden sollten, die richtigen Leute für die jeweils richtige Aufgabe zu finden. Manager ist nicht gleich Manager und wenn Sie Ihr Personal ein wenig kennen, dann haben Sie sicherlich schon eine Idee, wer für welchen Job die richtige Person ist. Manchmal macht eine Affinität zu einem bestimmten Thema den feinen Unterschied in Motivation, Können und Erfolg aus. Zum Ende muss noch ein Wort an die Kommunikation verloren werden. Es muss sein, auch wenn Sie es nun schon sehr oft gehört haben: Kommunikation macht den Unterschied zwischen Misserfolg und Erfolg in jedem Projekt.
 
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Autorin: IAPM intern

Schlagworte: Projektmanagement, Projektziele, Projektplanung, Projektstrukturierung, Tipp, Ratgeber

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