Planning Poker - Aufwände leicht geschätzt
Die Aufwandsschätzung ist für die Projektplanung von großer Bedeutung. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten wie Bottom-Up, Top-Down oder die Delphi-Methode. Auch Planning Poker kann bei der Aufwandsschätzung helfen.
Inhalt
Was ist Planning Poker?
Planning Poker ist eine spielerische Aktivität zur Konsensfindung im Team, bei der relative Aufwandsschätzungen für User Stories verwendet werden. Aufwandsschätzungen werden verwendet, um den Umfang und die Größe einer User Story zu bestimmen. User Stories sind Einträge im Product Backlog, die die Sicht des Kunden und des Endbenutzers auf das Produkt widerspiegeln. Planning Poker hat seinen Ursprung in Scrum und kann daher auch als Scrum Poker bezeichnet werden. Es wird insbesondere in agilen Softwareprojekten eingesetzt.
Wer nimmt am Planning Poker teil?
Am Planning Poker nehmen alle Developer, der Auftraggeber bzw. bei Scrum der Product Owner und ein neutraler Moderator bzw. der Scrum Master teil. In der Regel sollten nur Teammitglieder teilnehmen, die auch in der Lage sind, sich zu der Aufgabenstellung in Form von User Stories zu äußern und die Gruppe sollte nicht größer als 10 Personen sein. Der Moderator ist für die Präsentation der User Stories verantwortlich und beantwortet eventuell auftretende Verständnisfragen.
Planning Poker durchführen - Die Schritte
Die User Stories werden zunächst einzeln vorgestellt. Die Teilnehmenden haben nun Zeit, Fragen zu stellen. Es ist von Vorteil, eine Uhr zu stellen, damit der zeitliche Rahmen nicht überstrapaziert wird. Anschließend wird der relative Arbeitsaufwand von den Teilnehmenden geschätzt. Dazu gibt es Schätzkarten mit Punktwerten in Fibonacci-Zahlen: 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21 usw., auch Story Points genannt. Diese Zahlen ergeben sich aus der Summe der vorhergehenden Zahlen, z. B. 3 setzt sich aus 1 und 2 zusammen. Diese immer größer werdende Zahl soll die zunehmende Unsicherheit der Schätzgenauigkeit verdeutlichen. Mit diesem Gedanken im Hinterkopf werden die Schätzkarten verdeckt ausgelegt und wenn alle Teilnehmenden ihre Schätzung abgegeben haben, werden die Karten aufgedeckt. Daraus ergeben sich drei Möglichkeiten:
- Alle sind sich einig und die User Story erhält die entsprechenden Story Points. Das bedeutet, dass alle Teilnehmenden die User Story mit dem gleichen Aufwand bewerten.
- Es besteht eine Meinungsverschiedenheit, aber die Punkte liegen nahe genug beieinander, so dass der höhere Wert für den Aufwand der User Story verwendet wird.
- Es besteht Uneinigkeit und die Punkte liegen zu weit auseinander, als dass man sich ohne Diskussion einigen könnte. Dann geschieht genau das. Die Mitglieder sollten diskutieren, warum sie diese Punkte ausgewählt haben. Dies kann dazu führen, dass sich die Meinungen ändern und eine Neubewertung stattfinden kann. Werden die Karten umgedreht und besteht Einigkeit, wird mit der nächsten User Story fortgefahren. Wird auch nach mehreren Versuchen keine Einigung erzielt, wird die User Story zurückgestellt. Entweder wird sie ausformuliert und beim nächsten Treffen erneut diskutiert, oder die User Story wird in kleinere User Stories unterteilt, was die Entscheidung beim nächsten Durchgang erleichtern könnte.
Vorteile von Planning Poker
Der oben beschriebene Prozess ermöglicht eine Projektplanung, die viele Unsicherheiten beseitigt. Durch die Abschätzung der Dauer der User Stories können der Zeitaufwand für einen Sprint und die benötigten Ressourcen besser abgeschätzt werden. Auf diese Weise können auch die Impediments besser eingeschätzt und eventuell neue Erkenntnisse zu den bereits vorhandenen hinzugefügt werden. Impediments sind alles, was die Arbeit behindert oder verzögert. Wenn sie bekannt sind, können sie besser gehandhabt werden. Je nachdem, wer betroffen ist, muss das Team oder der Scrum Master dafür sorgen, dass sie gelöst werden. Beispiele dafür sind ungeplante Meetings, Konflikte im Team oder fehlende Mitarbeiter.
Die Moderation des Meetings sorgt für einen strukturierten Ablauf und verhindert, dass sich die Beteiligten in unnötigen Diskussionen verlieren. Diskussionen, die nicht zu einer Lösung führen, können abgebrochen werden und auch der durch die Uhr vorgegebene zeitliche Rahmen ist hilfreich. So wird verhindert, dass eine einzelne User Story den vorgegebenen Rahmen überschreitet und zurückgestellt wird, wenn keine Einigung erzielt werden kann.
Da die Vergabe der Punkte unabhängig voneinander erfolgt, die Meinung also nicht von anderen beeinflusst werden kann, ist sichergestellt, dass auch wirklich die eigene Meinung geäußert wird. Denn oft ist man unsicher und hält sich mit der eigenen Meinung zurück oder passt sich der Meinung anderer an. Hier hat man aber nicht die Möglichkeit dazu, denn eine bewusste Diskussion darüber, warum man etwas wie eingeordnet hat, findet erst später statt. Dabei geht es dann um fachliche Meinungen und nicht um eine Gruppendynamik, der man sich vielleicht beugt, um überzeugt zu werden. Jede Meinung wird berücksichtigt, gehört und gewürdigt. Auf diese Art und Weise kann Planungsunsicherheit durch den Prozess reduziert werden.
Die Moderation des Meetings sorgt für einen strukturierten Ablauf und verhindert, dass sich die Beteiligten in unnötigen Diskussionen verlieren. Diskussionen, die nicht zu einer Lösung führen, können abgebrochen werden und auch der durch die Uhr vorgegebene zeitliche Rahmen ist hilfreich. So wird verhindert, dass eine einzelne User Story den vorgegebenen Rahmen überschreitet und zurückgestellt wird, wenn keine Einigung erzielt werden kann.
Da die Vergabe der Punkte unabhängig voneinander erfolgt, die Meinung also nicht von anderen beeinflusst werden kann, ist sichergestellt, dass auch wirklich die eigene Meinung geäußert wird. Denn oft ist man unsicher und hält sich mit der eigenen Meinung zurück oder passt sich der Meinung anderer an. Hier hat man aber nicht die Möglichkeit dazu, denn eine bewusste Diskussion darüber, warum man etwas wie eingeordnet hat, findet erst später statt. Dabei geht es dann um fachliche Meinungen und nicht um eine Gruppendynamik, der man sich vielleicht beugt, um überzeugt zu werden. Jede Meinung wird berücksichtigt, gehört und gewürdigt. Auf diese Art und Weise kann Planungsunsicherheit durch den Prozess reduziert werden.
Nachteile von Planning Poker
Obwohl Planning Poker viele Vorteile hat und dem Team bei der Entscheidungsfindung helfen kann, sollte nicht übersehen werden, dass auch Nachteile damit verbunden sind.
Wie eingangs erwähnt, ist es wichtig, dass nur Teammitglieder, die mit User Stories vertraut sind, aktiv am Prozess teilnehmen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Mitglieder ohne Erfahrung teilnehmen und keinen wirklich wertvollen Beitrag leisten. Dies kann dazu führen, dass kein Konsens erreicht wird und wertvolle Zeit verloren geht, da der Moderator die Diskussion nicht zügig abschließen kann. Neben der mangelnden Erfahrung kann es auch sein, dass die User Story zu komplex ist und daher im Vorfeld festgelegt werden sollte, wie viel Zeit für die Auswertung aufgewendet werden soll.
Die Schätzung des Aufwands anhand der auf den Karten dargestellten Zahlen kann ebenfalls eine Herausforderung darstellen, da es sich um abstrakte Werte handelt, die nicht einfach in konkrete Größen umgerechnet werden können. Eine Umrechnung ist nur dann sinnvoll, wenn sie für das gesamte Projekt einheitlich angewandt wird, um Inkonsistenzen zu vermeiden. Andernfalls könnten ähnliche Dinge in verschiedenen Sprints unterschiedlich bewertet werden. Das Team muss also lernen, mit den abstrakten Zahlen auf den Karten effektiv umzugehen.
Ein weiterer Aspekt ist, dass die Punkte zwar unabhängig voneinander vergeben werden, aber in der anschließenden Diskussion Mitglieder dazu gedrängt werden können, ihre Meinung zu ändern, um eine Einigung zu erzielen, die sie eigentlich nicht unterstützen. Dies ist jedoch ein Problem, das auch bei vielen anderen Methoden auftreten kann und daher schwer zu vermeiden ist.
Wie eingangs erwähnt, ist es wichtig, dass nur Teammitglieder, die mit User Stories vertraut sind, aktiv am Prozess teilnehmen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Mitglieder ohne Erfahrung teilnehmen und keinen wirklich wertvollen Beitrag leisten. Dies kann dazu führen, dass kein Konsens erreicht wird und wertvolle Zeit verloren geht, da der Moderator die Diskussion nicht zügig abschließen kann. Neben der mangelnden Erfahrung kann es auch sein, dass die User Story zu komplex ist und daher im Vorfeld festgelegt werden sollte, wie viel Zeit für die Auswertung aufgewendet werden soll.
Die Schätzung des Aufwands anhand der auf den Karten dargestellten Zahlen kann ebenfalls eine Herausforderung darstellen, da es sich um abstrakte Werte handelt, die nicht einfach in konkrete Größen umgerechnet werden können. Eine Umrechnung ist nur dann sinnvoll, wenn sie für das gesamte Projekt einheitlich angewandt wird, um Inkonsistenzen zu vermeiden. Andernfalls könnten ähnliche Dinge in verschiedenen Sprints unterschiedlich bewertet werden. Das Team muss also lernen, mit den abstrakten Zahlen auf den Karten effektiv umzugehen.
Ein weiterer Aspekt ist, dass die Punkte zwar unabhängig voneinander vergeben werden, aber in der anschließenden Diskussion Mitglieder dazu gedrängt werden können, ihre Meinung zu ändern, um eine Einigung zu erzielen, die sie eigentlich nicht unterstützen. Dies ist jedoch ein Problem, das auch bei vielen anderen Methoden auftreten kann und daher schwer zu vermeiden ist.
Fazit
Planning Poker ist eine spielerische Art, den Aufwand für ein Projekt abzuschätzen. Mit der richtigen Einschätzung des Aufwands können frühzeitig Entscheidungen getroffen werden, die das Projekt in die richtige Richtung lenken oder sogar aus einem drohenden Scheitern herausführen. Darüber hinaus ist es eine lockere Form der Besprechung, die auch das Team als solches zusammenbringen kann und einen regen Austausch untereinander fördert.
Autor: IAPM intern
Schlagworte: Projektmanagement, Planning Poker