Mehrere Projekte verwalten: Tipps, um organisiert und effizient zu bleiben

Das Jonglieren mit zahlreichen wichtigen Aufgaben ist ein hektischer Job, und die gleichzeitige Verwaltung dieser Aufgaben stellt für viele professionelle Projektmanager eine erhebliche Stressquelle dar. Obwohl große Unternehmen über das nötige Budget verfügen, um spezielle Mitarbeitende für das Projektmanagement einzustellen, erwarten kleinere Unternehmen, dass ihre Funktionsmanager diese Aufgabe übernehmen und ähnliche Aufgaben wie Projektmanager erfüllen.  
Hier liegt die eigentliche Herausforderung und es werden professionelle Projektmanager benötigt. Die gleichzeitige Abwicklung mehrerer Projekte kann jedoch selbst für qualifizierte Projektmanager mit einschlägigem Fachwissen entmutigend sein. Für diejenigen, denen es an Erfahrung und entsprechender Ausbildung mangelt, kann die Aufgabe sogar unmöglich erscheinen.

Projektmanagement ist die Kunst, verschiedene Personen und Ressourcen durch Teamarbeit zu nutzen, um die Ziele innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens zu erreichen. Es ist der Fahrplan, der ein Team mit verschiedenen Fähigkeiten ausstattet, die für einen erfolgreichen Projektabschluss erforderlich sind. Von der sorgfältigen Planung und Delegation bis hin zur reibungslosen Durchführung und Übergabe sind die Projektmanager dafür verantwortlich, diese Projekte innerhalb des vorgegebenen Budgets und Zeitrahmens zu leiten.
Dieser Ansatz betont:
 

• Kollaboration
• Koordinierung
• Führung
• Lieferbare Ergebnisse

Planen Sie, bevor Sie etwas beginnen

Bei der Verwaltung mehrerer Projekte ist es wichtig, alles im Voraus zu planen, um ein Projekt erfolgreich zu leiten. Überlegen Sie sich alle möglichen Vorgehensweisen und Notfallpläne für den Fall, dass Ihr Plan nicht wie geplant aufgeht. Sie müssen sowohl für sich selbst als auch für Ihr Team realistische Erwartungen setzen, da dies eine wesentliche Eigenschaft eines erfolgreichen Projektmanagers ist, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
Ihr Team und Sie selbst werden bei der Bearbeitung verschiedener Projekte höchstwahrscheinlich auch unter geistiger Ermüdung leiden. Daher sollten Sie auch in Zeiten geringer Arbeitsbelastung Pausen in Ihren Aktionsplan aufnehmen.
 
Nutzen Sie jedes Werkzeug, das Ihnen zur Verfügung steht

Auch wenn Sie ein hervorragender Projektmanager sind, werden Sie immer Unterstützung brauchen. Aus diesem Grund können Projektmanagement-Tools für Sie und Ihr Team bei der Verwaltung eines Projekts sehr effektiv und zeitsparend sein.
Moderne Projektmanagement-Software ist mit allen Funktionen ausgestattet, die ein Projektmanager braucht, um mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten.
Es gibt viele Multi-Projektmanagement-Tools auf dem Markt, die für die Verwaltung einer großen Anzahl von Projekten ausgelegt sind. Sie verfügen über recht benutzerfreundliche und intuitive Funktionen, die es auch Personen mit wenig Erfahrung im Projektmanagement ermöglichen, nahtlos an dem Prozess teilzunehmen.
 
Mit Hilfe eines Projektmanagement-Tools können Sie:
 

• Den Fortschritt des Projekts mühelos verfolgen und Aufgaben an Ihre Teammitglieder delegieren.
• Den Projektfortschritt mit Hilfe verschiedener Diagramme, Grafiken, Illustrationen und anderer Infografiken visualisieren.
• Erledigen Sie Ihre täglichen Aufgaben, verfolgen Sie laufende, zugewiesene Projekte und auch den Fortschritt Ihres Teams und vieles mehr auf Knopfdruck. 
• Führen Sie mehrere zeitaufwändige Aufgaben durch und visualisieren Sie diese, um mehr Zeit zu sparen und Ihre Pläne zu verfeinern, damit Sie jedes Ihnen zugewiesene Projekt erfolgreich abschließen können. 

Aufgaben nach Prioritäten ordnen

Ein weiterer Schlüssel zum erfolgreichen Management eines Projekts ist die Fähigkeit, Aufgaben effektiv zu priorisieren. Projektmanager müssen über diese wesentliche Eigenschaft verfügen, um die Aufgaben mit hoher Bedeutung zu erkennen und entsprechend zu priorisieren, damit sie zuerst in Angriff genommen werden. Außerdem müssen sie in der Lage sein, zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Denn dringende Aufgaben wirken sich, wenn sie unvollständig sind, negativ auf das Projekt aus und sollten daher zuerst angegangen werden.
 
Passen Sie Ihren Plan durch regelmäßige Überprüfungen an

Unabhängig von den Ergebnissen hat es keinen Sinn, sich starr an den ursprünglichen Aktionsplan zu halten. In solchen Fällen ist Flexibilität eine höchst wünschenswerte Eigenschaft eines effektiven Projektmanagers. Bei der Leitung mehrerer Projekte besteht immer die Möglichkeit, dass Unwägbarkeiten auftreten, die manchmal die gesamte Sichtweise des Projektmanagements durcheinander bringen können.  
Die beste Vorgehensweise wäre, ein Projekt-Kickoff-Meeting einzuberufen und regelmäßige Überprüfungssitzungen durchzuführen, um den ursprünglichen Plan für einen erfolgreichen Abschluss aller Projekte auf dem neuesten Stand zu halten.
 
Delegieren Sie, wenn es nötig ist

Ein effektiver Projektmanager weiß, wann er die Führung übernehmen muss und wann er den Teammitgliedern die Durchführung eines bestimmten Projekts überlassen sollte. Deshalb müssen Sie eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Ihren Teammitgliedern fördern und Ihre Aufgaben entsprechend verteilen, wenn Ihre Arbeitslast zu groß wird.
 
Konzentriert bleiben

Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig leiten, ist es offensichtlich, dass Sie nicht in der Lage sein werden, jeder Aufgabe, die Ihnen zugewiesen wurde, Ihre volle Aufmerksamkeit zu widmen. Um ein erfolgreicher Projektmanager zu werden, müssen Sie sich daher auf die anstehende Aufgabe konzentrieren. Die Verwendung einer Projektmanagement-Software, die für die Verwaltung kleinerer Teams konzipiert ist, wird Ihnen dabei sicherlich helfen. 
Eine weitere Möglichkeit, dieses Ziel zu erreichen, besteht darin, jedem Projekt auf der Grundlage seiner jeweiligen Prioritäten einen bestimmten Zeitrahmen zuzuweisen, um sicherzustellen, dass Sie sich voll und ganz auf Ihre Projekte konzentrieren können. 
 
Offene Kommunikation aufrechterhalten

Eine wirksame und offene Kommunikation ist einer der wichtigsten Aspekte des Projektmanagements. Bei vielen erfolgreichen Projektmanagement-Methoden, darunter Scrum und Kanban, wird eine kollaborative Arbeitsumgebung besonders hervorgehoben, in der jedes noch so kleine Detail mit dem gesamten Team geteilt wird.
Die Aufrechterhaltung einer offenen Kommunikation wird sogar noch wichtiger, wenn mehrere Projekte verwaltet werden, da mögliche Hürden bereits im Vorfeld kommuniziert wurden und erhebliche Projektverzögerungen vermieden werden können. Entscheidend ist auch, dass Sie Ihren Stakeholdern gegenüber offen sind, wenn es um Ihre Fähigkeit geht, ein Projekt durchzuführen.

Die effektive Verwaltung mehrerer Projekte erfordert einen strategischen Ansatz mit angemessener Planung, Prioritätensetzung und Koordination. Ein Projektmanager muss die Aufgaben sehr strategisch angehen, um die Projekte erfolgreich abzuschließen. Andererseits sind der wirksame Einsatz von Instrumenten, die Delegierung von Aufgaben an die richtigen Personen und die Förderung einer offenen Kommunikation im Team ebenfalls hilfreich, um das Gleichgewicht zu wahren und die erfolgreiche Durchführung des Projekts zu gewährleisten. Daher hilft die Umsetzung dieser Strategien den Projektmanagern, ihre Autorität wiederzuerlangen, die Produktivitätsraten zu verbessern, die Projektfristen einzuhalten und ihre organisatorischen Ziele zu erfüllen.