Hilfestellung beim Zeitmanagement

Als Führungskraft sind Sie in der Position, Ihren Mitarbeitenden und Teamkollegen mit Rat und Tat zur Seite zu stehen. Dabei geht es nicht nur um fachliche Fragen und die Unterstützung durch technische Hilfsmittel, sondern auch um die Förderung von Soft Skills und die Bewältigung organisatorischer Probleme, die sich im Arbeitsalltag oft zwischen die projektbezogenen Anforderungen schieben. Insbesondere das Zeitmanagement ist ein Aspekt, dem viele Menschen sowohl im privaten als auch im beruflichen Bereich zu wenig Beachtung schenken. Oft liegt der Fokus mehr auf fachlichen Aspekten und das Zeitmanagement wird vernachlässigt. Doch gerade dann, wenn ein Team mit einer Deadline in Verzug gerät, ist es wichtig, sich bewusst mit Zeitmanagement auseinanderzusetzen. Allzu oft wird versucht, den Rückstand durch Überstunden oder andere kurzfristige Maßnahmen aufzuholen, was aber selten die langfristige Lösung ist.

Kennen Sie das aus Ihrem Arbeitsalltag? Immer wieder kommt es vor, dass Ihr Team Termine verschiebt oder Teammitglieder häufig zu spät kommen. Oft liegt das Problem nicht beim gesamten Team, sondern bei einer Person, die ihre Aufgaben erst in letzter Minute oder nach mehrmaliger Erinnerung erledigt. Statt sich auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren, wird nach Ausreden gesucht. Diese Verspätungen können sich auch auf die Aufgaben der anderen Teammitglieder auswirken. Gibt es auch bei Ihnen Situationen, in denen Mitarbeitende E-Mails zu ungewöhnlichen Zeiten beantworten, zum Beispiel mitten in der Nacht oder am Wochenende? Aber warum ist das überhaupt nötig, warum nicht während der Arbeitszeit? Ein gutes Zeitmanagement zeigt, dass jemand in der Lage ist, seine Zeit effektiv einzuteilen und sich gut zu organisieren. Die genannten Beispiele zeigen aber auch, dass es Menschen gibt, die damit Schwierigkeiten haben, und die Gründe dafür können vielfältig sein.

Häufig ist ein schlechtes Zeitmanagement das Ergebnis einer Kombination von Faktoren wie mangelnde Prioritätensetzung und ineffektive Planung, die zusammen eine effiziente Nutzung der verfügbaren Zeit erschweren. 
 
Fehlende Prioritäten

Fehlende Prioritäten können dazu führen, dass sich Mitarbeitende in unwichtigen Aufgaben verlieren und wertvolle Zeit vergeuden. Wenn das Ziel unklar ist, wird die Arbeit ungerichtet und ineffizient ausgeführt, da ein klarer Fokus fehlt. Darüber hinaus kann eine schlechte Dokumentation dazu führen, dass wichtige Dokumente verloren gehen und wertvolle Zeit mit der Suche nach Informationen vertan wird. Eine zu enge oder zu optimistische Planung kann dazu führen, dass sich die Beschäftigten überfordert und gestresst fühlen, was die Effizienz ihrer Arbeit beeinträchtigt. Ein ständiges Aufschieben von Aufgaben verstärkt dieses Problem, da wichtige Aufgaben unerledigt bleiben und sich schließlich ein großer Berg an Arbeit auftürmt.
 
Unzureichende Vorbereitung

Eine unzureichende Vorbereitung von Meetings führt regelmäßig zu zeitraubenden Diskussionen ohne klaren Fokus. Darüber hinaus schränkt die Annahme einer zu großen Anzahl von Aufträgen die Möglichkeit einer effizienten Ressourcenallokation ein, was zu Engpässen und ineffizienter Arbeit führen kann. Die Tendenz von Managern, Aufträge bis zur letzten Minute aufzuschieben oder unklare Projektziele zu kommunizieren, führt zu Unsicherheit und verringert die Effizienz der Umsetzung. Das Fehlen klarer Ziele und eine ineffiziente Arbeitsweise auf der Managementebene behindern die Gesamtleistung des Teams und tragen zu Zeitverlusten bei. Die oben genannten Punkte der Dokumentation und der zu optimistischen Zeitplanung finden sich auch hier wieder.
 
Stress

Hoher Stress kann zu dem Gefühl führen, Aufgaben schnell erledigen zu müssen, was zu einer ineffizienten Nutzung der Zeit führen kann. Außerdem kann die Fähigkeit, klare Prioritäten zu setzen, beeinträchtigt werden, so dass Zeit für unwichtige Aufgaben vergeudet wird. Schwierige, schnelle und fundierte Entscheidungen werden seltener getroffen, was zu Verzögerungen führen kann.
Dies kann dazu verleiten, ohne angemessene Pausen zu arbeiten, was sich langfristig negativ auf die Produktivität auswirken kann.

Vor dem Gespräch mit dem Mitarbeiter sollten Sie sich dessen Aufgaben ansehen, um individuell auf die Situation eingehen zu können. Wenn der Mitarbeiter das gleiche Arbeitspensum wie seine Kollegen hat, liegt das Problem möglicherweise im Zeitmanagement des Mitarbeiters. In diesem Fall liegt der Schwerpunkt darauf, gemeinsam einen Arbeitsplan zu erstellen. Dabei kann eine Prioritätenliste helfen. Ein Brainstorming könnte zeigen, ob Ihr Mitarbeiter die Prioritäten genauso sieht oder eine andere Perspektive hat - dies könnte ein Ansatzpunkt sein.
Sobald die Prioritäten festgelegt sind, kann es sinnvoll sein, einen täglichen oder wöchentlichen Fortschrittsbericht einzuführen. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick über die Aktivitäten Ihres Mitarbeiters und können eventuelle Engstellen schnell erkennen. Gleichzeitig kann der Mitarbeiter seine Leistungen präsentieren und es wird schnell klar, wo die Problembereiche liegen. Möglicherweise verstrickt sich der Mitarbeiter in aufwändige Recherchen, wird durch zu viele Anrufe oder E-Mails unterbrochen oder hat noch unklare Prioritäten und undefinierte Arbeitsschritte. In solchen Fällen kann es sinnvoll sein, einige Aufgaben an Kollegen abzugeben, insbesondere wenn es sich um Tätigkeiten handelt, die die betreffende Person nicht gut beherrscht oder die zu viel Zeit in Anspruch nehmen.
Sie sollten gemeinsam erreichbare Zwischenziele formulieren und die anstehenden Aufgaben so strukturieren, dass alle Arbeitsschritte klar und logisch aufeinander aufbauen. Bei Bedarf können auch stundengenaue Arbeitspläne mit Pausen und Zeiten für E-Mails oder Telefonate erstellt werden, um ausreichend Zeit für konzentriertes Arbeiten zu gewährleisten. Unterbrechungen können dazu führen, dass der Mitarbeiter Zeit braucht, um wieder in den Arbeitsfluss zu finden. Daher ist es wichtig, Störfaktoren und Zeitfresser zu minimieren. Auch regelmäßige Pausen sind wichtig, um nach kurzer Zeit wieder konzentriert arbeiten zu können.

Die Zeit im Auge zu behalten und die richtigen Prioritäten zu setzen, kann eine Herausforderung sein. Neben dem Brainstorming gibt es weitere effektive Methoden zur Priorisierung von Aufgaben, wie die ABC-Analyse, die Eisenhower-Matrix und das Pareto-Prinzip. Weitere Informationen zu diesen Methoden finden Sie in ausführlichen Artikeln auf unserem Blog.
 
ABC-Analyse

Diese Analyse stammt ursprünglich aus der Betriebswirtschaft, wird aber im Projektmanagement eingesetzt, um die Bedeutung einzelner Faktoren für das Projekt zu ermitteln. Man will herausfinden, welche Aufgaben die größte Aufmerksamkeit erfordern, um zielgerichtet zu arbeiten. Dazu werden die Aufgaben in drei Klassen eingeteilt und entsprechend behandelt.
 
A: Sehr wichtig
B: Eher wichtig
C: Weniger wichtig
 
Eisenhower-Matrix

Diese nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannte Matrix ordnet die einzelnen Aufgaben einer To-Do-Liste nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Besonders hilfreich ist, dass dadurch Zeitfresser sichtbar gemacht werden, was vor allem für Menschen hilfreich ist, die sich gerne in diesen verzetteln.
 
Pareto-Prinzip

Diese geht davon aus, dass 80 % der Aufgaben in 20 % der Zeit erledigt werden können und die restlichen 20 % der Aufgaben 80 % der Zeit in Anspruch nehmen. So kann man sich, je nachdem, wie viel Zeit gerade zur Verfügung steht, auf die Aufgaben konzentrieren, die schnell erledigt werden können, oder auf die, die mehr Zeit in Anspruch nehmen, sodass am Ende 100 % erreicht werden.

Es gibt viele Gründe, warum das Zeitmanagement manchmal nicht gut funktioniert. Wenn ein Mitarbeiter damit zu kämpfen hat, sollte er nicht allein gelassen werden. Es gibt erprobte Methoden, die ihm helfen können, sich besser auf bestimmte Aufgaben zu konzentrieren und diese abzuschließen. Das Erkennen und Anerkennen von Fortschritten kann zusätzliche Motivation freisetzen. Vielleicht hat Ihr Mitarbeiter schon lange erkannt, dass seine Organisation verbesserungswürdig ist, wusste aber nicht, wie er vorgehen sollte. Kommunikation ist hier das A und O. Legen Sie Ihren Ärger beiseite und gehen Sie im Gespräch davon aus, dass der Mitarbeiter Unterstützung braucht. Bieten Sie ihm die Hilfe an, die er für einen erfolgreichen Start benötigt.