Lastenheft - Inhalt und Aufbau

Im Projektmanagement ist das Lastenheft ein wesentlicher Baustein, um erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen. Diese Dokumentation dient als unverzichtbare Grundlage für die Planung, Durchführung und Abnahme von Projekten. In diesem Artikel werden Bedeutung und Zweck des Lastenhefts sowie seine Rolle bei der effizienten Gestaltung von Projekten näher beleuchtet.

Das Lastenheft ist die Beschreibung der zu erbringenden Leistungen durch den Auftraggeber an den Auftragnehmer. Das Lastenheft wird in der Startphase des Projektes benötigt. Es beschreibt die spezifischen Anforderungen des Auftraggebers zur Erreichung des Projektziels und dient damit u.a. der Einholung von Angeboten sowie als Orientierungshilfe und Planungssicherheit, da durch die genaue Beschreibung der Anforderungen die Bedingungen für das Projekt bekannt sind. Darüber hinaus kann es zur Risikominimierung beitragen, da durch die genaue Beschreibung Planungs- und Steuerungsfehler minimiert werden.
 
Auf der Grundlage des Lastenheftes kann der Auftragnehmer das Pflichtenheft erstellen. Dieses enthält alle Schritte, die zur Durchführung des Projekts notwendig sind. Es enthält Termine, Preise oder auch schon die komplette Projektplanung. Damit zeigt der Auftragnehmer dem Auftraggeber von Anfang an, welche Projektanforderungen realisierbar sind oder welche Alternativen es zu den Anforderungen geben könnte. Auf diese Weise treten beide Parteien in Kontakt, um das Projekt zu realisieren.

Das Lastenheft wird zu Beginn des Projekts erstellt und sollte umso umfangreicher und detaillierter sein, je größer das Projekt ist. Da jedes Projekt einen anderen Umfang und somit andere Anforderungen hat, ist der Umfang von Projekt zu Projekt unterschiedlich. Es gibt jedoch einige Punkte, die für alle Projekte gelten.
 
Die Einleitung sollte mit einer kurzen Zusammenfassung des Projekts, des Finanzrahmens und des geplanten Projektbeginns beginnen. Dazu gehört auch der IST-Zustand, also die Ausgangssituation. So weiß der Leser sofort, worum es geht, wie viel Zeit für die Erstellung des Pflichtenheftes, bzw. für das Projekt zur Verfügung steht und welche finanziellen Mittel zur Verfügung stehen.
 
Beispiel:
Stellen Sie sich vor, Sie wollen einen Stoff mit der Schere zuschneiden. Der Stoff ist aber sehr rutschig und verzieht sich immer wieder. Man kann also keine schöne, gerade Linie schneiden. Das ist der IST-Zustand. Sie wollen also etwas entwickeln, mit dem man den Stoff leichter schneiden kann, ohne dass er dabei verrutscht. Das Produkt soll in 6 Monaten auf den Markt kommen und hat ein Budget von 100.000 CHF.
 
Der nächste Punkt ist die Spezifikation der zu erbringenden Leistung, auch Zieldefinition genannt. Dazu gehören einerseits der Liefergegenstand und andererseits das Lieferobjekt. Der Liefergegenstand ist ein eindeutiges und überprüfbares Produkt, Ergebnis oder eine Dienstleistung, die am Ende einer Phase, eines Projekts oder eines Meilensteins zu erbringen ist. Anders ausgedrückt ist es das Ergebnis eines Prozesses oder Projekts, das durch ein Qualitätskriterium beschrieben wird. Die Qualitätskriterien stellen sicher, dass die Projektergebnisse den Kundenanforderungen entsprechen und müssen so präzise wie möglich formuliert werden, damit sie objektiv überprüfbar und messbar sind. Unter Projektergebnissen versteht man auch das Lieferobjekt.
 
Beispiel:
Ziel ist es, ein Produkt zu entwickeln, das wie eine Art Pizzaschneider funktioniert. Zu diesem Zweck werden verschiedene Qualitätskriterien festgelegt, z. B. dass das Material gerade geschnitten wird oder dass die Klinge eine bestimmte Anzahl von Schnitten aushält, bevor sie stumpf wird.
 
Als nächstes folgen die funktionalen Anforderungen an das Projekt, die eine detaillierte Formulierung des Zwecks, der Funktion oder des Verhaltens des Produkts beinhalten, je nachdem, worum es sich handelt. Hier wird definiert, wie sich das Produkt verhalten muss, um die Kundenwünsche zu erfüllen. Dies dient dem Team als Leitfaden für die Entwicklung, Veröffentlichung und Vermarktung des Produkts. 
 
Beispiel:
Die runde Klinge des Schneidewerkzeugs muss so verstaut werden, dass man sich nicht versehentlich schneidet. Also muss ein Mechanismus entwickelt werden, mit dem die Klinge manuell herausgezogen werden kann. Vielleicht ist dieser Mechanismus im Vergleich zur Konkurrenz sogar so gut entwickelt, dass sich das Produkt damit gut vermarkten lässt.
 
Aber auch nicht-funktionale Anforderungen müssen genannt werden. Dazu gehören Restriktionen, die während des Projekts berücksichtigt werden müssen, z. B. Budget, Zeit und Ressourcen. Zum Teil beeinflussen sich diese auch gegenseitig, denn wenn sich eine Ressource in Form eines Materials verzögert, verzögert sich auch die Herstellung des Produktes. Auch der Ressourcenverbrauch in Form von Materialien ist Teil der Leistungserstellung. 
 
Beispiel: 
Es kann festgelegt werden, dass der Griff des Schneidewerkzeugs aus Kunststoff und die Klinge aus Edelstahl sein soll. 
 
Neben all diesen Anforderungen, die sich auf das Produkt beziehen, gibt es auch Anforderungen, die die Zusammenarbeit zwischen den am Projekt beteiligten Parteien sicherstellen sollen.
Dazu gehören die Vertragsbedingungen, die Anforderungen an den Auftragnehmer und an das Projektmanagement des Auftragnehmers.
Zu den vertraglichen Bedingungen gehören z. B. Anforderungen an Gewährleistung, Vertragsaufhebung, Schadenersatz, Kündigung aus wichtigem Grund und Risikomanagement. Es muss nicht immer der schlimmste Fall eintreten, aber wenn eine Partei die definierten Leistungen nicht erfüllt, ist es wichtig, im Voraus gut definiert zu haben, was im schlimmsten Fall passieren würde und welche Ansprüche man hat.
Anforderungen an den Auftragnehmer können sein, dass man bestimmte Anforderungen an das Personal hat, z. B. dass es bestimmte Zertifizierungen in einer bestimmten Branche hat oder dass eine bestimme Vorgehensweise verwendet wird. Anforderungen an das Projektmanagement können beinhalten, wie das Projekt dokumentiert werden soll, dass die Kommunikation zwischen den Parteien auf eine bestimmte Art und Weise erfolgen soll, wer die Ansprechpartner und wer die Projektverantwortlichen sind.

Die Erstellung eines Lastenheftes ist sehr aufwendig, da die genaue Beschreibung der Anforderungen viel Zeit in Anspruch nimmt. Wenn die Anforderungen jedoch sehr detailliert sind, weiß jede Partei genau, was verlangt wird, und es kann sichergestellt werden, dass am Ende des Projekts ein Produkt oder eine Dienstleistung entsteht, mit der beide Parteien zufrieden sind. Außerdem wird viel Zeit gespart, die sonst für eventuelle Anpassungen aufgewendet werden müsste.
Um das Lastenheft zu erstellen, kann ein Brainstorming mit den wichtigsten Beteiligten durchgeführt werden. Dabei sammeln diese alle Anforderungen, die sie für das Projekt als wichtig erachten. Sobald alle Anforderungen gesammelt sind, müssen sie im Lastenheft zusammengefasst werden. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten: Zum einen gibt es Anbieter, die eine Vorlage zur Verfügung stellen, aber es kann auch sein, dass es im Unternehmen bereits eine Vorlage gibt. Falls noch keine vorhanden ist und man selbst eine erstellen möchte, sollten auf jeden Fall die wichtigsten Punkte aus dem Brainstorming herausgefiltert und aufgelistet werden, da diese als Grundlage für die Erstellung eines neuen Dokuments dienen können. Grafische Darstellungen und Tabellen können helfen, die Anforderungen zu veranschaulichen. Auf diese Weise besteht das Dokument nicht nur aus Fließtext, sondern wird aufgelockert.  
Es ist jedoch nicht nur wichtig, alle Anforderungen aufzulisten, sondern auch auf formale Anforderungen zu achten. Dazu gehören der Ersteller, der Ansprechpartner, das Datum, eine Änderungshistorie sowie ein Inhaltsverzeichnis. Ideal wäre es, wenn in dieser Datei zu jedem aufgeführten Punkt Platz für Notizen des Auftragnehmers, für das spätere Pflichtenheft, wäre. So hat man zu jedem Punkt sofort die Antwort des potenziellen Auftragnehmers.

Das Lastenheft ist ein wesentliches Projektdokument, das die Anforderungen, Ziele und Erwartungen an ein Produkt oder eine Dienstleistung festlegt. Es bildet die Grundlage für die gesamte Projektplanung und -durchführung, indem es klare Richtlinien für Design, Entwicklung und Ablauf festlegt. Ein gut ausgearbeitetes Lastenheft fördert die Kommunikation zwischen den Beteiligten, minimiert Missverständnisse, reduziert nachträgliche Änderungen und trägt damit wesentlich zum Erfolg eines Projektes bei.