Die größten Fehler, die neue Projektmanager machen, und wie man sie vermeidet

Jeder Projektmanager strebt einen erfolgreichen Projektabschluss an, d.h. er möchte die zuvor definierten Ziele erreichen. Ob dies gelingt, hängt von vielen Faktoren ab. Dazu gehören Ressourcen wie Personal und Material, aber auch die Fähigkeiten und das Engagement der Projektmanager selbst. Sie sind für die Planung, Koordination und Überwachung des Projekts verantwortlich, für manche Aufgaben allein, für viele andere mit Unterstützung ihres Teams. Um das Projekt zum Erfolg zu führen, sind fundierte Kenntnisse erforderlich. Doch gerade am Anfang der Karriere kann man bestenfalls auf theoretisches Wissen, nicht aber auf Erfahrung zurückgreifen. Da aber jeder einmal bei Null angefangen hat, sollte dies kein Hinderungsgrund sein, ein Projekt erfolgreich umzusetzen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Fehler auftreten können und wie Sie diese vermeiden können, um Ihr Projekt zum Erfolg zu führen.

Das Leistungsziel des Projektes muss klar, präzise und überprüfbar formuliert sein, um den angestrebten Zustand zu beschreiben, der durch das Projekt erreicht werden soll. Es dient als Leitlinie und gibt die Richtung vor, in die sich das Projekt entwickeln soll. Das Leistungsziel stellt das angestrebte Endergebnis dar.

Vor Projektbeginn ist es wichtig, die Ausgangssituation zu definieren. Dabei sollte analysiert werden, wie der Ist-Zustand ist, wie der Soll-Zustand sein soll und welche Ziele und Erwartungen damit verbunden sind. Außerdem müssen die Aufgaben identifiziert werden, die notwendig sind, um das angestrebte Ziel zu erreichen. Eine hilfreiche Methode zur Definition von Zielen ist die SMART-Formulierung, die sicherstellt, dass die Ziele spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sind. Es ist auch wichtig zu bestimmen, wann eine Aufgabe als abgeschlossen betrachtet werden kann, um ein erreichtes Ziel auch als solches wahrzunehmen.

Wenn das Projektziel nicht klar definiert ist und die Aufgaben zur Erreichung des Ziels nicht klar definiert sind, kann das magische Dreieck aus Zeit, Kosten und Leistung beeinträchtigt werden. Ohne definierte Aufgaben leidet die Qualität der Arbeit, während Zeit und Kosten ständig steigen, da die Dinge immer wieder neu angegangen werden müssen. Daher ist es wichtig, den Projektleistungsumfang nicht ständig auszuweiten, um unnötige Arbeit und steigende Kosten zu vermeiden. Als Projektleiter ist es wichtig, auch einmal "Nein" sagen zu können. Das schafft Klarheit und ermöglicht ein effizientes und effektives Arbeiten.

Kommunikation ist für das Erreichen des gemeinsamen Projektziels von großer Bedeutung und sie kann zwischen den Projektbeteiligten auf vielfältige Weise stattfinden. Jeder Projektbeteiligte benötigt Informationen, um seine Aufgaben erfolgreich erfüllen zu können. Da jedes Projekt einzigartig ist und unterschiedliche Akteure involviert sind, ist es Aufgabe des Projektmanagers, die individuellen Kommunikationsbedürfnisse der Beteiligten im Vorfeld abzuklären. Dabei kann Software eingesetzt werden, um den Informationsaustausch zu erleichtern und sicherzustellen, dass alle stets über den aktuellen Stand der Arbeiten informiert sind.

Darüber hinaus können regelmäßige Treffen genutzt werden, um den persönlichen Kontakt zu pflegen und alle Beteiligten auf den neuesten Stand zu bringen. Transparenz spielt eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass Informationen rechtzeitig bei den relevanten Personen ankommen. Gleichzeitig ist eine gute Kommunikation im Umgang mit den Stakeholdern von großer Bedeutung.

Stakeholder haben einen großen Einfluss auf das Projekt, da sie ein legitimes Interesse an dem Projekt haben oder einen Einfluss auf das Projekt haben, der positiv oder negativ sein kann. Um die Einstellung eines Stakeholders zu kennen und die Bedeutung seiner Interessen und Bedürfnisse einschätzen zu können, kann die Stakeholderanalyse eingesetzt werden. Sie ermöglicht es, die Stakeholder nach ihrer Bedeutung zu klassifizieren und mögliche Konflikte zu identifizieren. 

Stakeholdern mit großem Einfluss, aber negativer Einstellung sollte so weit wie möglich entgegengekommen werden. Ihre Interessen und Kritik sollten berücksichtigt und wenn möglich Kompromisse gefunden werden. Nicht immer kann etwas sofort umgesetzt werden, aber wenn es gut kommuniziert wird, können Konflikte vermieden werden. So kann einer negativen Einstellung, die sich in Form von Verzögerungen negativ auf das Projekt auswirken könnte, entgegengewirkt werden. Aber auch positiv eingestellte Stakeholder sollten nicht vernachlässigt werden. So wird Vertrauen zu ihnen aufgebaut und gleichzeitig sind sie zufrieden, da ihre Vorstellungen umgesetzt werden - so werden sie nicht ungewollt zu Stakeholdern mit negativem Einfluss.

Die rechtzeitige und angemessene Identifizierung von Risiken ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines Projekts und für ein effizientes Projektmanagement. Mögliche Risiken werden vor Projektbeginn identifiziert, analysiert und geeignete Maßnahmen zu deren Bewältigung festgelegt. Gegebenenfalls wird auch ein Notfallplan erstellt. Eine kontinuierliche Überwachung des Projekts und eine angemessene Kommunikation sind unerlässlich.

Ein fehlendes Risikomanagement führt dazu, dass im schlimmsten Fall notwendige Vorsorgemaßnahmen nicht getroffen werden. Dies kann dazu führen, dass das Projektziel nicht erreicht wird und das Projekt scheitert. Um dies zu vermeiden, ist Risikomanagement unerlässlich. Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten, wie z. B. Dokumente, die Konsultation von Experten oder die Durchführung eines Workshops können dabei helfen.

Vor allem bei komplexen Projekten, bei denen sich ständig neue Entwicklungen ergeben, ist das Risikomanagement von großer Bedeutung. So kann schnell auf den Notfallplan zurückgegriffen werden. Das hilft, das Budget besser im Auge zu behalten und die Nerven des Managements zu beruhigen.

Da sich die Risiken jedoch im Laufe des Projekts ändern können, ist es ratsam, den Prozess regelmäßig zu wiederholen.

Wenn sich ein Projektmanager immer wieder in die Aufgaben seiner Teammitglieder einmischt, detaillierte Anweisungen gibt und keine Freiheit lässt, Dinge auf eigene Weise zu lösen, handelt es sich um Mikromanagement. Insbesondere im Hinblick auf die Kreativität kann dieses Verhalten sehr einschränkend sein und das Projekt plötzlich zum Stillstand bringen. Mikromanagement vermittelt auch das Gefühl, dass der Projektmanager den Mitarbeitenden nicht vertraut und glaubt, dass Kontrolle zu besseren Ergebnissen führt. Oft wird damit jedoch genau das Gegenteil erreicht. Die Mitarbeitenden fühlen sich kontrolliert und verlieren im schlimmsten Fall die Motivation für ihre Arbeit.

Projektmanager, die sich so verhalten, sollten alternative Wege finden, um den Projektfortschritt zu überprüfen. Zum Beispiel könnten regelmäßige Meetings abgehalten werden, in denen alle wichtigen Aspekte besprochen werden. Hier haben alle Teammitglieder die Möglichkeit, über den Stand ihrer Aufgaben zu berichten, während der Projektleiter Verbesserungsvorschläge machen kann. Außerdem können die Teammitglieder bei diesen Treffen um Unterstützung bitten. Auf diese Weise behält der Projektmanager die Kontrolle über das Projekt, ohne die Teammitglieder zu sehr zu überwachen oder einzuschränken.

Bei der Projektüberwachung und -steuerung geht es in erster Linie darum, die Kontrolle über ein Projekt zu behalten. Zu diesem Zweck werden während der gesamten Projektlaufzeit Daten gesammelt, die Entscheidungen über Kosten und Termine ermöglichen. Geschieht dies nicht, kann es zu Abweichungen im Projekt kommen, wodurch Mängel zu spät erkannt werden können. Dies würde das Projekt unnötig verzögern und die Kosten in die Höhe treiben.

Der Projektmanager sollte daher stets den aktuellen Projektfortschritt im Auge behalten und bei Abweichungen vom Plan Gegenmaßnahmen einleiten. 

Dieser Punkt geht Hand in Hand mit dem Risikomanagement sowie dem Stakeholdermanagement und der Kommunikation im Projektteam. Denn diese Punkte spielen eine wichtige Rolle für die Überwachung und Steuerung und letztlich für den Erfolg des Projektes.

Es gibt viele Gründe, warum ein Projekt scheitern kann. Eine dieser Ursachen ist der Projektmanager selbst. Wie zuvor erwähnt, ist es die Aufgabe des Projektleiters, viele Aspekte zu überwachen und im Auge zu behalten. Es ist nicht immer möglich, dass alles reibungslos verläuft, und je nach Größe des Projektes ist Unterstützung erforderlich, da der Projektmanager nicht alles allein bewältigen kann. Dennoch ist es wichtig zu erkennen, dass viele Faktoren in einem Projekt eng miteinander verknüpft sind. Mit der Zeit sammelt man Erfahrungen, entwickelt Routinen und führt das Projekt schließlich zum Erfolg.