Excel im Projektmanagement

Excel ist sicherlich jedem Projektmanager ein Begriff. Viele Aufgaben lassen sich mit diesem Multitalent unter den Tabellenkalkulationsprogrammen problemlos erledigen. Da das Softwarepaket von Microsoft auf fast jedem Arbeitsplatz vorinstalliert ist, empfiehlt es sich, Excel ein wenig zu kennen, denn das Programm kann einiges, vor allem wenn man es zu bedienen weiß. In der Open-Source-Gemeinde gibt es zu Excel einige sehr ähnliche Programme, die im Wesentlichen die gleichen Funktionen abdecken und mit Excel kompatibel sind. Damit sind die meisten Büroarbeitsplätze für Tabellenkalkulationen gut gerüstet.
Eine Person arbeitet an ihrem Laptop und hat Excel geöffnet.

Inhalt

Was kann Excel

Excel eignet sich hervorragend zum Erstellen von Listen und Berechnungen. Daten, Kosten, Materiallisten und sogar einfache Zeitpläne lassen sich leicht erstellen, sortieren und filtern.
Excel glänzt bei der Vorbereitung von Präsentationen, wenn es darum geht, die errechneten Zahlen in ansprechende Diagramme oder Übersichten zu verpacken. Ein Torten- oder Balkendiagramm sind auf Knopfdruck möglich und können in alle anderen MS-Programme exportiert werden. Viele Projektleiter greifen daher gerne auf Excel zurück, auch wenn es nur um die Visualisierung von Zahlen geht. Natürlich kann man mit Excel auch unendliche und unübersichtliche Datenmengen erfassen und damit sein Gegenüber erschlagen, wenn man es darauf anlegt.
Um sich im Zahlendschungel zurechtzufinden, braucht es oft ein wenig Routine im Umgang mit den verschiedenen Funktionen des Programms. Wer ein wenig Übung im Gruppieren, Filtern und Sortieren von Datensätzen hat, dem kann Excel in vielen Fällen gute Dienste leisten.
Excel kann auch als Taschenrechner verwendet werden. Komplizierte Prozentrechnungen und lange Tabellen mit Summen, Mittelwerten und vielen anderen Funktionen, die sich im Kopf nicht ausrechnen lassen, sind in Excel mit einem Klick abrufbar. Mit wenigen Spezialfunktionen lassen sich in wenigen Minuten sehr umfangreiche Formeln erstellen und fast schon höhere Mathematik anwenden. Wenn Sie das Ergebnis dann noch in einem hübschen Tortendiagramm präsentieren, sind Ihnen anerkennende Blicke sicher.

Excel ist keine Universallösung

Viele Projektmanager sind von den auf jeden Fall beachtlichen und hervorragenden Funktionen von Excel so begeistert, dass sie glauben, Excel sei eine Universallösung und mit dem richtigen Kniff ließe sich eigentlich alles mit Excel lösen. Wer aber tatsächlich sein gesamtes Projektmanagement nur in Excel aufbaut und durchführt, wird schnell merken, wo Excel an seine Grenzen stößt. Es ist ein tolles Programm, aber es ist für bestimmte Aufgaben gemacht - und für andere eben nicht.
Ein erster grober Projektplan lässt sich in Excel sehr gut in Tabellenform erstellen. Schwierig wird es aber, wenn sich der Projektplan ändert und auch noch verschiedene Bearbeiter Änderungen am ursprünglichen Dokument vornehmen.
In Excel ist es sehr schwierig, Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Daten zu berücksichtigen, da es dafür keine Funktion gibt. Das ist aber keine Schwäche von Excel. Es ist einfach etwas, wofür das Programm nie entwickelt wurde. Hinzu kommt, dass Excel für die Planung nach einiger Zeit auch unübersichtlich wird.

Software für Projektmanagement

Wer sich also bei der Projektplanung Unterstützung aus der Softwarewelt holen möchte und ein komplexes Projekt vor sich hat, das nicht nur aus ein paar Wochen Arbeit und einem Dutzend verschiedener Aufgaben besteht, der ist mit einer professionellen Projektmanagementsoftware gut beraten. Diese gibt es auch von Microsoft, denn MS Project bietet hier eine umfassende Lösung. Auch eine Software wie Primavera oder A-Plan ist sicherlich eine Bereicherung für den Computer eines Projektmanagers. Testen Sie am besten die kostenlosen Versionen der verschiedenen Programme und probieren Sie anhand eines Beispiels aus, welche Software zu Ihnen passt. Oder Sie entscheiden sich für eines der vielen Programme aus der Open-Source-Community. Hier sind zum Beispiel Asana, Smartsheet, Backlog, Liquidplanner, Scoro, Wrike und Jira Alternativen zu den etablierten Programmen. Diese und andere Programme wurden speziell für die Projektplanung oder Projektzusammenarbeit entwickelt und decken verschiedene Aspekte des Projektmanagements ab.
Es gibt Planungstools, die MS Project sehr ähnlich sind und andere innovative Lösungen, die andere Schwerpunkte setzen. Das Spektrum ist mittlerweile riesig und es kommt vor allem darauf an, worauf man besonderen Wert legt und welches Programm einem optisch und funktional zusagt. Viele machen ihre Ressourcenplanung, Kostenplanung und Zeitplanung im selben Programm, wobei alles miteinander vernetzt ist. Ein wichtiger Vorteil einer speziell für diesen Zweck entwickelten Projektmanagementsoftware ist, dass die meisten Programme so konzipiert sind, dass sie von mehreren Benutzern verwendet und aktualisiert werden können.

Abschließende Worte

Excel ist ein großartiges Programm, das zwar eine gewisse Einarbeitungszeit erfordert, aber mit etwas Übung sehr nützlich sein kann. Setzen Sie es gezielt ein, um Daten zu erfassen, zu vergleichen und auszutauschen. Verwenden Sie es für komplizierte Berechnungen und Vergleiche sowie zur Datenerfassung. Überlegen Sie sich aber gut, ob Excel wirklich Ihre Planungssoftware ersetzen kann. Angesichts der vielen guten Tools aus der Open Source Community ist das Argument, dass ein gutes PM-Tool teuer ist, kaum noch relevant. Es braucht nur ein Team, das bereit ist, sich auf ein neues Programm und dessen Anwendung einzulassen.

Excel im Projektmanagement - Das Logo der IAPM.
Autor: IAPM intern 
Schlagworte: Projektmanagement, Tipps, Projektmanagementsoftware

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