Ressourcenplanung: Mehr als nur Bauchgefühl

Im Projektmanagement ist die Planung der Ressourcen neben der Überwachung des Budgets und des Zeitplans eines der wichtigsten Elemente überhaupt. Mit einer guten Ressourcenplanung stehen und fallen Projekte. Wie in eigentlich allen Bereichen des Managements gibt es unterschiedliche Modelle und Methoden für die Planung von Ressourcen. Eine moderne Ressourcenplanung integriert verschiedene Arbeitsmodelle und Unternehmensbereiche. Mit diesem Thema befasst sich ein Artikel auf Ingenieur.de, der den Titel „Für erfolgreiche Projekt gilt: Ressourcenplanung statt Bauchgefühl“ trägt. Im Folgenden fassen wir diesen Artikel für Sie zusammen.

Die Ressourcenplanung der Zukunft soll es Ihnen ermöglichen, Ihr Team optimal einzusetzen, bessere Angebote zu erstellen und dadurch schließlich Projekte abzuliefern, die Profit abwerfen. Sicherlich sind Sie sich der Tatsache bewusst, dass in der Projektarbeit ein stetiger und herausfordernder Wettbewerb herrscht. Architekten, Ingenieure sowie Berater und Unternehmen müssen daher alles in Bewegung setzen, um wirtschaftlich zu arbeiten. Ressourcen strategisch einzusetzen ist dabei ein Kernstück. Das ist eines der entscheidenden Werkzeuge in der Planung und auch in der Durchführung von Projekten. Idealerweise können Sie auf Erfahrungswerte aus der Vergangenheit zurückgreifen und haben immer aktuelle und detaillierte Informationen zu den verschiedenen Abläufen im Unternehmen. An alle anderen Prozesse innerhalb der Firma angebunden zu sein, ist ebenso wichtig wie eine möglichst umfassende Transparenz.

Zu Beginn steht die Auswahl der Ressourcen. Sie müssen festlegen, was Sie an Ressourcen für jedes einzelne Projekt brauchen. Dabei ist es entscheidend, nicht nur die Durchführungsphase zu betrachten, sondern von Anfang an alle Projektphasen im Blick haben. Der Bedarf an Ressourcen schwankt schließlich über den Projektverlauf und hat Spitzen wie auch Flauten. Betrachten sie die Ressourcen und die freien Kapazitäten, damit eine realistische Planung entsteht. Dazu kommt, dass kein Projekt exakt so abläuft, wie es ursprünglich geplant war. Also muss Ihre Ressourcenplanung auf einen abgeänderten Projektverlauf reagieren können. Immer wenn sich Schwankungen und Veränderungen ergeben, wollen Sie schließlich, dass das Projekt nicht stillsteht – also müssen Sie ein Sicherheitsnetz in Ihre Ressourcenplanung einbauen. Dies betrifft sowohl die Einbindung von Mitarbeitenden wie auch von externen Fachleuten und nicht zuletzt auch das Bereitstellen von Material, Maschinen, Software und eben allem, was für den erfolgreichen Abschluss des Projektes erforderlich ist.

Um Ressourcenplanung professionell und allumfassend zu betreiben, kann man sich nicht auf ein einzelnes Projekt konzentrieren. Der Profi hat eine Lösung parat, die alle Projekte umfasst, und zwar sowohl für parallellaufende Projekte als auch für diejenigen, die sich überlappen oder aufeinander folgen. Früher waren Spreadsheets eine Methode, um die Planung der Ressourcen zu bewältigen. Je nach Komplexität und Anzahl der verschiedenen Projekte ist es mit einem Spreadsheet allerdings fast unmöglich, den Überblick zu behalten. Ein Ressourcenplan ist dann besonders effizient, wenn er mit den einzelnen Projektzeitplänen übereinandergelegt und abgestimmt werden kann. Die Datenmenge, die für diese Art von Aufgabe abgeglichen und analysiert werden muss, kann endlos erscheinen. Daher ist es kaum möglich, das ohne eine entsprechende Software zu machen.

Eine spezielle Software ist heute also für die Ressourcenplanung notwendig. Egal ob Sie ein komplexes Projekt planen, mehrere weniger umfangreiche oder vielleicht sogar zahlreiche komplexe Projekte unter einen Hut bringen müssen, die Ressourcenplanung ist ausschlaggebend. Diese kann Ihnen auch dabei helfen, die jeweiligen Projektpläne zu erstellen, denn nicht immer bestimmt der Zeitplan, welche Ressourcen vonnöten sind. Manchmal bestimmt auch die Verfügbarkeit von Ressourcen den Projektzeitplan oder beeinflusst ihn. Sie benötigen also eine Software, die es schafft, riesige Mengen von Daten zu organisieren und zu analysieren. Ertragsprognosen, Aufgabenplanung, Rechnungsstellung, Grundlagenanalysen und vieles mehr kann dank einer effizienten Lösung digital und schnell erfasst werden. Sie können sich dank einer leistungsstarken Softwarelösung auf die wesentlichen Aufgaben als Projektmanager konzentrieren und die Abwicklung von Projekten beschleunigen, was wiederum mehr Ressourcen freigibt und diese besser nutzt – denn Sie müssen Daten nicht manuell eingeben und verwalten. Nicht zuletzt haben all die Bemühungen auch den Effekt, dass die Kunden zufriedener sind, weil Projekte reibungsloser und schneller verlaufen. Außerdem verlieren Sie kaum noch Zeit mit der ermüdenden Suche nach Informationen. Vergleichen Sie die verschiedenen Softwarelösungen, denn es gibt einige gute Programme, die Ihnen bei der Ressourcenplanung helfen können. Teure und kostenlose, komplexe und sehr vereinfachte.

Transparenz in der Entscheidungsfindung ist einer der wichtigsten Faktoren der guten Projektarbeit. Die Ressourcenplanung bildet hierbei keine Ausnahme. Wenn Sie sich nicht nur auf Ihr Bauchgefühl verlassen, sondern alles auf der Basis zuverlässiger Daten planen, ist es ein Leichtes, transparent zu kommunizieren. Sie haben keine blinden Flecken und können alles, was Sie tun oder entschieden, begründen und belegen. Also tun Sie das ruhig. Transparenz schafft Akzeptanz und ist ein Garant für Erfolg. Transparenz ist nur gemeinsam mit Kommunikation möglich. Eine umfassende Kommunikation schließt auch das Reporting mit ein. Auch hier kann Software helfen. Ein Reporting sollte regelmäßig erfolgen und natürlich ist auch hier Transparenz absolute Grundlage. Liefern Sie einen Gesamtüberblick mit detaillierten Übersichten über Ressourcen, Kapazitäten und den Projektablauf. Dieses Reporting kann auch Ihnen dabei helfen, nichts aus den Augen zu verlieren und rückblickend den Überblick zu behalten.